Wie setze ich die ideale Mitarbeitendenumfrage auf?
Damit Du besonders effizient Mitarbeitendenumfrage in Deinem Unternehmen durchführen kannst, haben wir nachstehend einen Blueprint für das ideale Umfragen Set-up definiert:
- Die Umfrage sollte monatlich laufen und maximal 10 Fragen pro Runde enthalten, um eine hohe Teilnehmerquote zu gewährleisten.
- Falls Du mehrere Themen mit Deiner Umfrage abdecken möchtest und sie mindestens quartalsweise durchführen möchtest, dann ist es zu empfehlen den Fragenkatalog zu rotieren. Somit werden in jeder Runde andere Fragen gestellt.
- Jede Runde sollte mindestens eine offene Frage enthalten, sodass Teilnehmer generelles Feedback unabhängig von konkreten Fragen weitergeben können.
- Es empfiehlt sich eine anonyme Umfrage durchzuführen, bei der die Anonymitätsgrenze nicht unter drei gesetzt werden sollte.
Erstellen einer Mitarbeitendenumfrage in Leapsome
Beim Erstellen einer Mitarbeitendenumfrage empfehlen wir die folgenden Best Practices:
- Lege einen zweiten Admin für die Umfrage fest, sodass jemand Zugang hat, falls Du nicht verfügbar sein solltest. Bedenke dabei, dass diese Person vollen Zugang zu den Ergebnissen haben wird.
- Stelle den Fragebogen aus unseren Best Practice Fragen für Umfragen zusammen.
- Die erste Mitarbeitendenumfrage sollte länger sein und alle Themen abdecken, die relevant sind. Wir empfehlen ungefähr 30 Fragen zu verwenden.
- Füge am Ende der Umfrage offene Fragen, wie z.B. "Was läuft gut?" oder "Was können wir verbessern?"
- Wir empfehlen die Umfrage einmal in voller Länge durchzuführen, sodass Du für alle Fragen eine Bestandsaufnahme hast. Danach sollten Sie die Frequenz wie folgt einstellen:
So würde die Umfrage alle 4 Wochen versendet werden, jeweils für 7 Tage offen sein und nicht mehr als 10 Fragen (die erste Runde ausgenommen) enthalten. So kannst Du sicherstellen, dass die Teilnehmerquote nicht absinkt.
- Wähle im unter 'Teilnehmer' aus 'Umfrage an alle aktiven Mitarbeitende versenden', sodass eine unternehmensweite Umfrage erstellt wird. Die Standardeinstellung ist, dass die Umfrage anonym stattfindet.
- Nach der ersten Runde erhältst Du mit jeder neuen durchgeführten Runde die Trends und Scores für jede Kategorie.
- Identifiziere Verbesserungsbereiche und definiere Initiativen basierend auf den Umfrageergebnissen.
Wie viele Fragen sollte jede Umfrage enthalten?
Abhängig vom Rhythmus Deiner Umfrage, schlagen wir die folgende maximale Anzahl an Fragen vor:
- Wöchentlich: Maximal 5 Fragen
- Monatlich: Maximal 10 Fragen
- Quartalsweise: Maximal 20 Fragen
Wenn Du mehr darüber erfahren möchtest, wie viel Mehrwert engagierte Mitarbeitende für Dein Unternehmen haben, empfehlen wir Dir unseren Blog zum Thema "Measuring the ROI of Employee Engagement" (Englisch) zu lesen. Dort hast Du Zugriff auf einen ROI-Rechner, mit dem dem Du den ROI Deines Mitarbeitenden-Engagements messen kannst.
Weitere Best Practices für Umfragen findest Du in der folgenden Literatur:
- Engagement Survey eBook.
- "So führen Sie eine Mitarbeitendenumfrage durch",
- "How to Create an Employee Pulse Survey" und
- "How to Run a Diversity Survey for Your Company"
Lese mehr zur Analyse von Umfragen und Interpretation der Ergebnisse.
Wer sollte in der Lage sein, welche Umfrageergebnisse zu sehen?
Sobald die meisten Teile der Umfrage eingerichtet sind, ist der letzte Schritt vor dem Start die Festlegung der Sichtbarkeit. Der letzte Tab "Sichtbarkeit" ermöglicht es dir, zu definieren, welche Gruppen was sehen sollen.
Hier kannst du die Sichtbarkeit für mehrere Interessensgruppen mit unterschiedlichem Zugriff definieren. Die Standardgruppen sind Besitzer*innen und Super-Admins von Umfragen sowie Umfrageteilnehmende. Du kannst weitere Sichtbarkeitsgruppen erstellen und anpassen, wer zu ihnen gehört und welche Sichtbarkeit sie haben können.
Um eine neue Gruppe zu erstellen, klicke auf 'Neue Sichtbarkeitsgruppe'. In dem Pop-up, klicke auf 'Filter' und wähle aus, wer die Zielgruppe sein würde.
Du kannst dann das Kontrollkästchen 'Einstellungen aus dieser Sichtbarkeitsgruppe überschreiben andere übereinstimmende Sichtbarkeitsgruppen' auswählen. Bitte beachte: Diese Einstellung macht eine Gruppe "exklusiv" und ihre Sichtbarkeit hat Priorität über jede andere Gruppe, zu der dieselben Mitglieder gehören könnten. Wenn eine Mitarbeitende mehreren 'exklusiven' Gruppen entspricht, hat die zuletzt in der Liste stehende exklusive Gruppe Vorrang.
Unter 'Wessen Ergebnisse sichtbar sind', kannst du entscheiden, welche Art von Ergebnissen diese Gruppe einsehen darf. Die Optionen sind: 'Alle Mitarbeitenden-Ergebnisse', 'Spezifische Mitarbeitenden-Ergebnisse' oder 'Nur ihre eigenen Ergebnisse'.
Bitte beachte: Wenn du wählst, dass spezifische Mitarbeitenden-Ergebnisse sichtbar sein sollen, erscheint ein Kästchen 'Auch aktuelle demografische Daten für den Zugriff verwenden'. Standardmäßig wird der Zugriff basierend auf den demografischen Daten der Nutzenden zum Zeitpunkt der Beantwortung der Umfrage gewährt. Wenn du diese Option aktivierst, dann sehen die Gruppenmitglieder Ergebnisse aus sowohl historischen als auch aktuellen demografischen Nutzenden-Daten.
Zuletzt wähle, welche Art von Analyseansichten sichtbar sein sollen. Du kannst entweder die Option 'Alle Ansichten, Benchmarks und Filter' aktivieren; Alternativ deaktiviere den Schalter und passe an, welche Ansichten, welche demografischen Filter und welche Benchmark-Daten verfügbar sein sollen.
Die Wahl, Umfrageergebnisse für verschiedene Stakeholder sichtbar zu machen, hängt von den Bedürfnissen und Richtlinien deines Unternehmens ab. Die häufigsten Sichtbarkeitseinstellungen, die wir bei unseren Kunden bemerken, sind:
Für die Standard-Sichtbarkeit: 'Teams, denen die Gruppenmitglieder angehören' oder 'Teams, die von Gruppenmitgliedern geleitet werden'.
Diese Sichtbarkeitseinstellung fördert die Transparenz in deinen Teams und hilft deinen Mitarbeitenden zu sehen, welche Bedenken andere Teammitglieder äußern. Sie bietet auch Sichtbarkeit für alle aufgrund der geäußerten Bedenken erstellten Umfrageaktionspläne und lässt die Mitarbeitenden sich wertgeschätzt und gehört fühlen.