Falls euer HRIS nicht bereits durch eine unserer vielen Integrationen unterstützt wird, besteht die Möglichkeit, euer HRIS mittels unserer SCIM API anzubinden. Dadurch werden bestehende Mitarbeitende von eurem HRIS an Leapsome übermittelt, und Änderungen an Userdaten fortan automatisch aktualisiert.
Funktionen
Sobald ihr euer HRIS über die SCIM API an Leapsome angebunden habt, stehen euch folgende Funktionen zur Verfügung:
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Neue User in Leapsome anlegen
Alle neuen, aktiven Teammitglieder werden in Leapsome als User angelegt. -
Betsehende User in Leapsome aktualisieren
Sobald sich änderungen in den Daten eurer Mitarbeitenden ergeben (z.B. Team- oder Führungskraftwechsel), werden diese automatisch auch in Leapsome erfasst -
De- und Reaktivierung von Teammitgliedern
Leapsome deaktiviert automatisch alle User, die in eurem HRIS nich mehr 'aktiv' sind und reaktiviert diejenigen, die z.B. nach einer Elternzeit wieder aktiv werden, wenn sie in der Zwischenzeit deaktiviert wurden -
Teams erstellen
Leapsome erstellt auf Basis des von euch hinterlegten Mappings, sowie etwaiger 'Gruppen'-Mitgliedschaften neue Teams -
User Teams zuweisen
Leapsome weist automatisch alle User den entsrechenden Teams, denen sie angehören, zu - und entfernt die Zuweisung im Fall eines Teamwechsels wieder -
Weitere Attribute zuweisen und aktualisieren
Ihr könnt eine Bandbreite an Attributen, wie z.B. Level, Geschlecht, Einstellungsdatum oder Geburtstage automatisch an Leapsome senden. Dadurch stehen euch erweiterte Möglichkeiten im Bereich Datensegmentiereung, Sichtbarkeitseinstellungen oder Zugriffsreche offen.
Welche Attribute können synchroniesiert werden?
Während du die Verbindung zu Leapsome einrichtest, kannst du wählen, welche Attribute an Leapsome gesendet werden sollen. Die folgende Liste gibt dir eine Zusammenfassung der Attribute, welche über die SCIM API angebunden werden können. Für weitere Details zu den Attributen und zur technischen Umsetung, schaue bitte in diese Übersicht an Attributen unserer SCIM API oder direkt in die API Dokumentation.
Folgende Attribute können über die SCIM API aktualisiert werden:
- Vorname
- Nachname
- Position/Rolle
- Abteilung
- Führungskraft
- Zusätliche Führungskräfte
- Level
- Division
- Cost Center
- Standort
- Geschlecht
- Startdatum
- Enddatum
- Geburtstag
- Foto
- Benutzerdefinierte Attribute
Zusätzlich erstellt Leapsome ein 'Generic Team' für jede 'Gruppe', die von eurem HRIS gesendet wird.
Einrichtung
Generiere den SCIM API Token
Um unsere SCIM API zu nutzen, musst du zunächst einen SCIM API Token in Leapsome erstellen. Navigiere hierfür zu Admin-Einstellungen > Integrationen > SCIM (Azure AD, Okta, ...).
Klicke dort auf "SCIM Authentifizierungstoken" und kopiere den neu generierten Token. Wenn du mehr als einen Token hinzufügen möchtest, klicke einfach auf 'Speichern & Synchronisieren'.
SCIM API Dokumentation
Du kannst mit deinem Leapsome-Account auf unsere SCIM API Dokumentation zugreifen. Gehe hierfür wieder in die Integrationseinstellungen, und klicke auf 'API Dokumentation'.
Wichtige Hinweise
Bitte beachte, dass wir für die erstmalige Synchronisierung empfehlen, direkt zwei volle Syncs durchzuführen. Der erste Sync erstellt dabei die Teammitglieder in Leapsome, und der zweite weist diesen ihre Führungskräfte zu und erstellt so die Berichtslinien. Du kannst jederzeit zusätzliche Synchronisierungen starten, indem du in den Integrationseinstellungen in Leapsome auf 'Speichern & Synchronisieren' klickst.
Bitte beachte, dass wir für unsere Content API seperate API Token vergeben. DIe Content API kann dazu genutzt werden, Daten aus Leapsome (z.B. zu Reviews oder Zielen) automatisch an externe Systeme zu senden. Hier findest du weitere Informationen zu unserer Content API.
Häufig gestellte Fragen
Ich stoße auf einen Authentifizierungsfehler - wie kann das behoben werden?
Authentifizierungsprobleme entstehen in der Regel durch einen falschen API-Token. Stelle sicher, dass du den SCIM-API-Token über Einstellungen > Integrationen > HRIS-Integrationen > SCIM (Azure AD, Okta, ...) generiert hast. Um sicherzustellen, dass du keine unerwünschten Zeichen zum Token hinzugefügt hast, kopiere und füge den Token sorgfältig ein, wenn du versuchst, dich zu authentifizieren.
Der Token, den du unter Einstellungen > Integrationen > API-Zugriff findest, erlaubt dir nur die Nutzung unserer Content-API. Stelle also sicher, dass du diesen Token nicht verwendest, wenn du auf unsere SCIM-API zugreifen möchtest.
Werden bei einer Änderung der E-Mail-Adresse Duplikate erstellt?
Wenn sich die E-Mail-Adresse einer Person ändert, wird dies in Leapsome ohne Probleme gehandhabt, sofern du eine 'externalID' für diese Person angibst. Falls die E-Mail-Adresse einer Person geändert wird, wird die 'externalID' als unique identifier verwendet, sodass Leapsome die Änderung problemlos verarbeiten kann. Als 'externalID' eignen sich beispielsweise die Personalnummer einer Person oder eine andere eindeutige ID, die in deinem HRIS verfügbar ist. Weitere Informationen zu automatischen Aktualisierungen von E-Mail-Adressen findest du hier.