Einen Vorschlag einreichen
Sobald ein Vergütungs-Zyklus von einem Leapsome Admin gestartet wurde, erhalten die jeweiligen Mitarbeitenden ihre To-Dos auf ihrem Home Dashboard sowie eine E-Mail-Benachrichtigung. Die Führungskraft, die standardmäßig als antragstellende Person zugewiesen ist, wird aufgefordert einen Vorschlag für den direkt unterstellten Mitarbeitenden zu erstellen.
Der Gehaltsvorschlag, kann entweder über das To-Do oder über die Übersicht im Vergütungs Modul eingereicht werden. Über das Dashboard 'Vorschläge' kann die Führungskraft die Aufgaben verwalten und bereits abgeschlossene Vergütungs-Zyklen einsehen.
Beim Öffnen der Aufgabe wird sofort eine Übersicht mit Details angezeigt, darunter der Name des Mitarbeitenden, der Name des Zyklus, der Status des Zyklus und ein Überblick über das Profil des Mitarbeitenden (d. h. das aktuelle Level, die Betriebszugehörigkeit, vergangene Zyklen, an denen er/sie beteiligt war, seine/ihre Ziele und evtl. von HR hinterlegte Gehaltsbänder).
Auch die angewandten Empfehlungsregeln sowie das vorgeschlagene Ergebnis können eingesehen werden. Die Führungskraft kann der Empfehlung zustimmen und den erhöhten Betrag eingeben oder sogar einen höheren Wert vorschlagen. Es kann außerdem ein Bonus und eine Beförderung (ja/nein) eingetragen werden. Zusätzlich dazu kann eine Notiz für alle Beteiligten (z.B. HR und Personen, die die Gehaltsanpassung genehmigen) hinterlassen werden, um zu erläutern, warum diese Entscheidung getroffen wurde; die Notizen werden in der Notizübersicht für diejenigen angezeigt, die sie einsehen können.
Mit einem Klick auf 'Vorschlagen' wird der Vorschlag abgeschlossen. Der Status des Zyklus wird auf 'Zur Genehmigung ausstehend' gesetzt, und der Genehmigende wird über eine offene Aufgabe auf seinem Home Dashboard benachrichtigt. Nach der Genehmigung kann die Führungskraft (sofern sie nicht einem anderen Mitarbeitenden zugewiesen ist) den endgültigen Vorschlag nach einer Diskussion und Vereinbarung mit dem Mitarbeitenden abzeichnen.
Bitte beachte: Erst wenn der Zyklus von einem Admin geschlossen wird, werden die Änderungen an den Gehalts- und Bonusinformationen in Leapsome vorgenommen.
Einen Vorschlag genehmigen
Als Genehmigende wirst du benachrichtigt, um Vorschläge im jeweiligen Zyklus zu genehmigen. Der Genehmigende kann auf das Dashboard zugreifen und Vorschläge entweder als Ganzes oder einzeln genehmigen. Die Genehmigenden können auch private oder öffentliche Notizen in den Vorschlag schreiben; öffentliche Notizen sind für alle Mitarbeiter sichtbar, die Zugriff auf den Vorschlag haben. Es ist ebenfalls möglich, eine Notiz an alle Nutzer zu senden, die Zugriff auf den Vorschlag haben, außer an den Antragsteller.
Pro Zyklus kann nur ein Genehmigender eingerichtet werden.
Sobald ein Vorschlag eingereicht wurde, erhält der zugewiesene Genehmigende eine Benachrichtigung, um den Vorschlag vor der endgültigen Freigabe zu überprüfen. Die Benachrichtigung erscheint auf dem Home Dashboard des Nutzers unter 'Neuigkeiten', kann aber auch im Abschnitt 'Aufgaben' aufgerufen werden.
Der Genehmigende kann den vorgeschlagenen Betrag und alle sichtbaren Notizen überprüfen, bevor der Vorschlag genehmigt wird. Dadurch wird der Vorschlag in die nächste Phase versetzt, wo er abgezeichnet werden kann.
Es ist auch möglich, über das Dashboard Vorschläge in großen Mengen zu genehmigen.
Einen Vorschlag abzeichnen
Der letzte Schritt in einem aktiven Vergütungs-Zyklus ist die Abzeichnung des Vorschlags. Sobald ein Vorschlag genehmigt wurde, erhält der ursprüngliche Antragsteller (der standardmäßig der Vorgesetzte ist, sofern er nicht in den Einstellungen auf einen anderen Mitarbeiter geändert wurde) eine weitere neue Aufgabe, um den Vorschlag mit dem Teilnehmer des Zyklus zu besprechen und ihm zuzustimmen. Wir empfehlen, dass diese Diskussion stattfindet, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter mit der Änderungen einverstanden ist, egal ob es sich um eine Gehaltserhöhung, einen Bonus oder eine Beförderung handelt. Der Vorgesetzte kann dann den Vorschlag abzeichnen und bei Bedarf Gesprächsnotizen hinzufügen.
Sobald ein Zyklus manuell abgeschlossen ist, sind alle abgezeichneten Vorschläge offiziell, und ihre relevanten Daten wie Level, Stellenbezeichnung, Gehalt und Bonus werden im Profil des Benutzers aktualisiert. Die Benutzerdaten können von einem Super Admin und einem Modul Admin als Excel Tabelle exportiert werden.