In einem Vergütungszyklus können den relevanten Personen verschiedene Rollen zugewiesen werden. Nachfolgend findest du eine Übersicht über die einzelnen Rollen und deren Hauptaufgaben innerhalb eines Vergütungszyklus:
Inhaber der Vorlage
Der Inhaber der Vergütungszyklus ist gleichzeitig der Ersteller dieser Vorlage. Bei der Erstellung einer neuen Vorlage kann in den Grundeinstellungen mehr als ein Inhaber ausgewählt werden. Der Vorlageneigentümer kann die Vorlage bearbeiten und ist der vordefinierte Eigentümer aller Zyklen, die unter Verwendung der Vorlage erstellt werden; dies kann jedoch später bei der Erstellung des Zyklus geändert werden. Der Vorlageneigentümer kann die Vorlagen, für die er der Eigentümer ist, bearbeiten und löschen.
Zyklus Eigentümer
Der Eigentümer des Zyklus kann bei der Erstellung eines neuen Vergütungszyklus unter Verwendung einer Vorlage zugewiesen werden. Wenn kein Zykluseigentümer zugewiesen wird, übernimmt der Vorlageneigentümer automatisch diese Rolle. Der Zykluseigentümer kann die Zyklen, deren Eigentümer er ist, anzeigen, bearbeiten und löschen, den Status der Zyklen manuell ändern, Teilnehmer hinzufügen oder entfernen und die als Genehmiger ausgewählte Person ändern.
Vorschlagender (standardmäßig Manager)
Standardmäßig erstellt der direkte Vorgesetzte eines Mitarbeiters den Vorschlag und übermittelt ihn an den ausgewählten Genehmiger. Ein Manager mit der Rolle des Antragstellers kann auf das Dashboard zugreifen, sich einen Überblick über die Empfehlungen verschaffen und Vorschläge für seine direkten Mitarbeiter einreichen. Ein Antragsteller wird auch aufgefordert, einen genehmigten Vorschlag für seine direkten Mitarbeiter nach einer Diskussion abzuzeichnen. Wenn die entsprechende Einstellung in den Admin Settings aktiviert ist, kann der Manager/Antragsteller einen Vorschlag auch wieder öffnen.
Genehmigender
Die als Genehmigender zugewiesene Person wird benachrichtigt, um Vorschläge im jeweiligen Zyklus zu genehmigen. Der/die Genehmigende kann auf das Dashboard zugreifen und Vorschläge entweder im Ganzen oder einzeln genehmigen. Die Genehmigenden können auch private oder öffentliche Notizen in den Vorschlag schreiben; öffentliche Notizen sind für alle involvierten Personen sichtbar, die Zugriff auf den Vorschlag haben. Es ist möglich, eine Notiz an alle Nutzer zu senden, die Zugriff auf den Vorschlag haben, außer an den Antragsteller.
Derzeit kann pro Zyklus ein Genehmigender hinzugefügt werden. In einigen Fällen kann ein Mitarbeiter sowohl Antragsteller in einem Zyklus als auch Genehmigender eines Zyklus sein. Der Super Admin, Modul Admin und Zykluseigentümer kann den Vorschlagenden eines Mitarbeiters in einem aktiven Zyklus manuell ändern, falls der direkte Manager (der standardmäßig als Vorschlagender zugewiesen ist) nicht verfügbar ist.