Lucca Integration

Über die Integration

Unsere Lucca Integration erlaubt es dir deine Nutzerbasis in Leapsome aktuell zu halten - ohne manuellen Aufwand!

Einmal aktiviert, wird die Integration automatisch:

• ein neues Leapsome Konto für neue und bestehende Mitarbeiter erstellen, die zu Lucca hinzugefügt wurden. Wir synchronisieren Name, Emailadresse, Abteilung, Geburtstag, Ein- und Austrittsdatum, Position, Geschlecht sowie Manager.

• Nutzer zu Leapsome einladen, sofern automatische Einladungen in den Integrationseinstellungen aktiviert wurden. Alternativ können ausstehende Einladungen auch manuell in der Nutzer & Teams Übersicht versandt werden.
• für jede in Lucca eingerichtete Abteilung neue Teams in Leapsome erstellen und Nutzer entsprechend zuweisen.
• Änderungen der zuvorgenannten Punkte innerhalb Lucca zu Leapsome übertragen- Veränderungen werden innerhalb 24 Stunden in Leapsome aktiv.

Gut zu wissen: Während die Integration aktiv ist überschreiben Änderungen in Lucca jegliche manuelle Anpassungen der synchronisierten Attribute innerhalb Leapsome, ausgenommen von Teams. Teams, die manuell in Leapsome hinzugefügt wurden, bleiben aktiv und werden durch die Integration nicht verändert. Ausschließlich Abteilungen, die Lucca erstellt wurden, synchronisieren den jeweils in Lucca aktuellen Wert als Team und überschreiben etwaige diesbezügliche manuelle Änderungen innerhalb Leapsome.

Aufsetzen der Integration

1. Lucca API-Schlüssel generieren

Um die Integration aufzusetzen, brauchst du einen Lucca API-Schlüssel. Wie du diesen in Lucca generieren kannst, liest du hier. Bitte beachte, dass du für diesen Schlüssel die Berechtigung "Coworkers > Manage users" to aktivierst.

2. Notiere eure Subdomain

Um die Integration aufzusetzen benötigst du eure Subdomain in Lucca. Diese findest du ganz einfach in der URL eurer Lucca Instanz: https://euresubdomain.ilucca.net/.

3. Setup in Leapsome abschließen

Für den letzten Schritt öffnest du unter Leapsome Admin-Einstellungen > Integrationen die Karte "Lucca" und wählst dort "Integration aktivieren". Hier sind nun der Lucca API-Schlüssel sowie die Subdomain aus den vorherhigen Schritten gefragt. Klicke abschließend "Speichern & Synchronisieren" und los geht's mit der ersten Sychnronisierung!

Bis alle Nutzerinformationen übertragen wurden, kann es einen Moment dauern. In der Zukunft werden die Daten einmal täglich aktualisiert, durch klicken auf "Speichern & Synchronisieren" kannst du aber jederzeit manuell eine Aktualisierung auslösen.

Weitere Anpassungen

• Wenn Du die Option 'Automatisch Einladungen zu Leapsome an alle synchronisierten Nutzer senden' aktivierst, erhält jeder Benutzer, der aus Lucca (neu) synchronisiert wird, automatisch eine Einladung zu Leapsome. Wenn Du die Option deaktivierst, werden die Mitarbeiterdaten synchronisiert, die Einladungen jedoch nicht automatisch versendet. Stattdessen kannst Du die Einladungen dann zu einem späteren Zeitpunkt manuell über 'Nutzer & Teams' senden.
• Wenn Du die Option 'Automatisch Accounts von Nutzern reaktivieren, die zuvor deaktiviert waren' aktivierst, wird Leapsome einen Nutzer automatisch reaktivieren, sobald der Status in Lucca für diesen Nutzer wieder auf 'aktiv' geändert wurde. Das ist z.B. für Fälle in denen Personen in Elternzeit gehen oder ein Sabbatical nehmen hilfreich.

Troubleshooting und häufig gestellte Fragen

Ich erhalte beim Einrichten der Integration eine Fehlermeldung.

Stelle zunächst in der Lucca Applikation unter "Cowokers: Manage Users' access" sicher, dass der Lucca API-Schlüssel die benötigten Zugriffsdaten für Leapsome hat.

Wenn das erledigt ist, stelle sicher, dass Du die Zugriffsdaten korrekt zu Leapsome übertragen hast. Schon ein versehentlich gesetztes Leerzeichen führt dazu, dass die Zugriffsdaten nicht wie gewünscht funktionieren. Sobald beides überprüft ist, starte in Leapsome einen neuen Anlauf für die Integration mit einem Klick auf 'Speichern & Synchronisieren'.

Die Integration hat für eine Person kein Nutzerprofil in Leapsome angelegt. 

Bitte stelle sicher, dass diese Person in Lucca ein Eintrittsdatum hinterlegt wurde. Ohne ein Eintrittsdatum wird in Leapsome kein Nutzerprofil angelegt.

Zusätzlich wird Leapsome immer dann kein neues Profil für eine Person anlegen, wenn dessen Email-Adresse schon von einem bestehenden Leapsome-Account verwendetwird. Um herauszufinden, ob dies der Fall ist, kannst Du dir unter 'Admin-Einstellungen' > 'Nutzer & Teams' > 'Aktionen' > 'Exportieren' einen vollständigen Nutzerexport herunterladen und nach der Email-Adresse suchen.  

Wie stelle ich sicher dass Personen, die in Auszeit sind oder entgültig das Unternehmen verlassen haben, keinen Zugang zu Leapsome haben?

Leapsome aktiviert standardmäßig nur diejenigen Nutzer, deren Eintrittsdatum erreicht wurde. Sobald das Austrittsdatum eines Nutzers verstreicht, wird dieser automatisch in Leapsome deaktiviert. 

Kann ich Nutzerprofile in Leapsome über die Lucca-Integration löschen?

Nein. Leapsome löscht keine Nutzerprofile automatisch. Stattdessen deaktiviert die Integraiton die Profile all jener Nutzer, die in Lucca nicht den Status 'Aktiv' haben. Wenn Du Nutzerprofile in Leapsome löschen möchtest, kannst Du dies manuell im Bereich 'Nutzer & Teams' erledigen.