Email-Adressen bestehender Nutzer aktualisieren

Technischer Hintergrund

Gerade in stark wachsenden Unternehmen kann es vorkommen, dass sich die Email-Adressen des gesamten Teams ändern. Sei es eine neue Domain oder lediglich eine andere Struktur - Diese Änderungen müssen auch in Leapsome hinterlegt werden, damit das Team weiterhin Zugriff auf die Plattform hat. Leapsome bietet Dir drei Wege, um die Email-Adressen Deiner Nutzer zu aktualisieren: 

1. Automatische Aktualisierung durch eine unserer Integrationen (HRIS)

2. Manuelle Aktualisierung im Leapsome Nutzerprofil

3. Manuelle Aktualisierung mittels eines Excel-Uploads

In diesem Artikel zeigen wir Dir, welche dieser Alternativen Du auf Basis Deines aktuellen Leapsome Setups wählen solltest und beschreiben, wie Du für die Aktualisierung vorgehen musst.

Automatische Aktualisierung durch eine unserer Integrationen (HRIS)

Wenn Euer Leapsome-Account bereits mittels einer unserer Integrationen mit Eurem HRIS verknüpft ist, werden auch alle dort hinterlegten Email-Änderungen binnen 24 Stunden automatisch zu Leapsome übertragen. 

Bitte beachte: Da das HRIS immer als Quelle der Wahrheit behandelt wird, werden etwaige manuelle Änderungen, die Du direkt in Leapsome vornimmst, bei der nächsten Synchronisierung durch die Integration mit den Daten aus eurem HRIS überschrieben. 

Wenn Email Adressen durch eine HRIS Integration aktualisiert werden, benutzt Leapsome die 'External ID' um dafür zu sorgen, dass durch den Email-Wechsel keine duplizierten Nutzerprofile angelegt werden. Diese External ID ist in der Regel die Personalnummer bzw. eine andere, einzigartige ID, die automatisch von jedem HRIS an Leapsome übertragen wird.

Wenn Du Single-Sign On, aber keine HRIS Integration aktiviert hast, erhält Leapsome die 'External ID' von Deinem Single-Sign On Anbieter, sodass auch in dem Fall bei einer Änderung der Email-Adressen keine Duplikate entstehen sollten.  

Manuelle Aktualisierung im Leapsome Nutzerprofil

Wenn Dein Team relativ klein ist, und ihr keine Integration aufgesetzt habt, kannst Du die neuen Email-Adressen einfach direkt in den Nutzerprofilen in Leapsome hinterlegen.

Navigiere hierfür zu 'Admin-Einstellungen' > 'Nutzer & Teams' und klicke neben den Namen der einzelnen Personen auf 'Ändern'. Im sich daraufhin öffnenden Fenster kannst Du dann die aktuelle Email-Adresse durch die Neue ersetzen. Bestätige Deine Änderung mit einem Klick auf 'Speichern'. Wiederhole dieses Vorgehen für alle Nutzer.

Manuelle Aktualisierung mittels eines Excel-Uploads

Wenn ihr keine HRIS-Integration nutzt und Du die Email-Adressen für eine große Anzahl an Personen aktualisieren willst, kannst Du das mit einem Excel-Upload erledigen. Befolge dafür einfach die folgenden Schritte: 

1. Lade einen Export Deiner Nutzer aus Leapsome herunter

• Navigiere in Leapsome zu Admin-Einstellungen > 'Nutzer & Teams' und klicke dort auf 'Exportieren'. Du erhältst eine Excel-Datei, die alle aktuell in Leapsome angelegten Nutzer beinhaltet.

2. Aktualisiere die Email-Adressen direkt in der Excel Datei

• Öffne die Datei und kontrolliere, ob die erste Spalte 'Leapsome UserID' für jeden bestehenden Nutzer einen Wert beinhaltet. Diese ID benutzt Leapsome als 'Unique Identifier' für Deine Nutzer, während Du die Email-Adressen aktualisierst.
• Aktualisiere die Email-Adressen Deines Teams in der Spalte 'Email / Username (mandatory)'
• Lösche die Spalte 'Manager Email / Username (optional)' aus der Datei. Da dort noch Email Adressen im 'alten' Format hinterlegt sind, würde dies zu Problemen beim Upload führen.
• Stelle sicher, dass alle Zellen in der Datei als 'Text' formatiert sind, damit die Daten für Leapsome lesbar sind. Dies ist insbesondere für Datumsfelder wichtig.
• Speichere die Datei.

3. Lade die Datei in Leapsome hoch

• Navigiere in Leapsome in zu 'Admin-Einstellungen' > 'Nutzer & Teams' und klicke auf 'Hinzufügen' in der oberen rechten Ecke. 
• Wähle im Popup-Fenster die Option 'Aus Excel importieren' und klicke auf '... dann lade deine Datei hoch'. Wähle dann Deine Datei aus.
• Überprüfe, ob die Daten in der Vorschau korrekt aussehen.
• Wenn Deine Uploaddatei Nutzer beinhaltet, die noch kein Profil in Leapsome besitzen, werden diese neu angelegt. Für diese neuen Nutzer kannst Du auswählen, ob sie sofort per Email zu Leapsome eingeladen werden sollen oder ob Du sie später einladen willst. Alle bereits bestehenden Nutzer werden keine Benachrichtigung erhalten.
• Schließe den Upload mit einem Klick auf 'Nutzer erstellen' ab.

Das war's! Die neuen Email-Adressen Deiner Nutzer sind ab sofort in ihren Leapsome-Profilen hinterlegt.