Die Outlook Kalender Integration einrichten

Leapsome ermöglicht es Dir, Deine 1:1s oder Team Meetings automatisch zwischen Leapsome und Deinem Outlook Kalender zu synchronisieren. Änderungen in Outlook werden automatisch in Leapsome übernommen und umgekehrt.

Aktivierung der Integration

Wähle eine dieser drei Optionen, um die Synchronisierung mit Deinem Outlook Kalender zu aktivieren:

• Erstelle ein neues Meeting und klicke oben auf die Schaltfläche 'Mit Outlook-Kalender synchronisieren'.
• Öffne ein bestehendes Meeting, gehe zu den Meeting Einstellungen und klicke auf 'Mit Outlook-Kalender synchronisieren'.
• Gehe in deine Profil-Einstellungen und wähle dort 'Mit Outlook-Kalender synchronisieren'.

Du wirst dann auf eine Microsoft-Loginseite weitergeleitet und musst Leapsome dort Zugriffsrechte auf Deinen Kalender gewähren. Danach kannst du die Integration nutzen. 

Verknüpfung mit einem bestehenden Outlook Termin

Um einen bestehenden Outlook Termin mit einem neuen oder bestehenden Meeting in Leapsome zu verknüpfen, folge bitte diesen Schritten:

• Sobald die Ersteinrichtung abgeschlossen ist, siehst Du eine neue Schaltfläche mit dem Titel 'Link To Existing Outlook Calendar Event'.

Bitte beachten: Das Outlook Event steht ausschließlich dem Owner des Meetings in Outlook zur Auswahl in Leapsome zur Verfügung. 

• Wenn Du auf diese Schaltfläche klickst, wird eine Liste aller wiederkehrenden Termine angezeigt, die Du in Deinem Outlook Kalender hast. Du siehst ein Dropdown-Menü und kannst nach dem Titel des Ereignisses suchen.
• Wenn Du ein Ereignis auswählst, wird dessen Teilnehmerliste sofort in deinem Leapsome-Meeting angezeigt (sofern die Meeting-Teilnehmer über Leapsome Konten mit passenden E-Mail-Adressen verfügen).

In Zukunft werden alle Änderungen an Deinem Outlook-Kalender-Termin (z.B. Zeit, Titel, oder Teilnehmer) automatisch in Leapsome angezeigt - es kann etwa 10 Minuten dauern, bis eine Änderung in Leapsome angezeigt wird.

Erstellen eines neuen Outlook Kalender Termins von Leapsome aus

Du kannst auch einen neuen Outlook Termin erstellen, wenn Du ein neues Meeting in Leapsome einrichtest. Erstelle dazu ein neues Meeting in Leapsome und aktiviere das Kontrollkästchen 'Create Outlook Calendar Meeting'.

Die Verknüpfung eines Outlook Termins mit Leapsome aufheben

Um die Verknüpfung eines Termins aufzuheben, klicke bitte auf den entsprechenden Link in den Leapsome Meeting Einstellungen.

Änderungen an einem aktiven Meeting vornehmen

Wenn Du die Zeit eines Meetings anpassen möchtest, kannst du dies direkt im entsprechenden Outlook-Termin erledigen. Alle Änderungen werden binnen 20 Minuten auch in Leapsome angezeigt. Bitte beachte, dass Du diese Änderungen nicht in Leapsome vornehmen kannst. 

Wenn Du zusätzliche Teilnehmer zum Meeting hinzufügen möchtest, nimm diese Änderung ebenfalls direkt in Outlook vor. Wenn du die Teilnehmer lediglich in Leapsome hinzufügst, werden diese nicht auch automatisch zum Outlook-Termin eingeladen.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn ich ein einzelnes Meeting in Outlook lösche?

Deine Notizen und Gesprächspunkte in Leapsome bleiben erhalten - wir aktualisieren lediglich die Uhrzeit des Meetings auf den nächsten Termin in der Meeting-Kadenz.

Was passiert, wenn ich eine ganze Meeting-Serie im Outlook Kalender lösche?

Das entsprechende Meeting in Leapsome bleibt bestehen. Wenn Du auch das Leapsome Meeting löschen möchtest, folge bitte unserer Anleitung zum Löschen eines Leapsome Meetings.

Was passiert, wenn ich ein Meeting in Leapsome deaktiviere oder lösche?

Der entsprechende Outlook Termin bleibt in Deinem Kalender erhalten. Wenn Du den Outlook Termin ebenfalls löschen möchtest, lösche den Termin direkt in Outlook.

Ich kann mein Meeting nicht unter den bestehenden Meetings finden.

Nur wiederkehrende und aktive Meetings werden in der Liste angezeigt. Vergewissere Dich, dass es sich bei dem Meeting um ein wiederkehrendes Meeting handelt, das nicht abgesagt wurde. Zusätzlich werden dir in Leapsome auch nur Meetings aus Outlook angezeigt, die Du selbst erstellt hast. Wenn jemand anders das Outlook-Meeting erstellt hat, muss diejenige Person auch das dazugehörige Leapsome Meeting erstellen.

Meine Outlook Meetings werden nicht mehr synchronisiert.

Dies kann passieren, wenn Du (oder der Ersteller des Meetings) sein Outlook-Passwort geändert hat. Um die Synchronisierung wieder zu aktivieren, gehe bitte zu deinen Profileinstellungen, klicke auf 'Verknüpfung mit Outlook Kalender aufheben' und aktiviere die Synchronisierung erneut, indem Du die oben genannten Schritte ausführst.

Ein neuer Meeting-Teilnehmer wird nicht in Leapsome angezeigt.

Damit Meeting Teilnehmer in Leapsome angezeigt werden, müssen sie ein aktives Leapsome Konto mit einer passenden E-Mail-Adresse haben.

Kann ich einen Videokonferenz Link (z.B. Zoom) in das Leapsome Meeting einfügen?

Videokonferenzen und die dazugehörigen Links sind immer an das Meeting in Outlook gebunden. Wenn Du an einer Videokonferenz teilnehmen möchtest, gehe in den Outlook Termin und wähle dich von dort aus ein. Eine Teilnahme direkt aus Leapsome ist nicht möglich.

Kann ich die Meeting-Benachrichtigungen konfigurieren?

Leapsome erinnert dich standardmäßig 2 Stunden vor Start eines Meetings daran, die Agenda anzuschauen und Gesprächspunkte hinzuzufügen. Auf welchem Kanal du diese Benachrichtigung erhältst kannst du in Deinen Profileinstellungen definieren. 

Benachrichtigungen, die du von Outlook erhältst, kannst du direkt im entsprechenden Termin in Outlook bearbeiten.

Warum erhalte ich keine Kalendereinladung in Outlook?

Werden für in Leapsome aufgesetzte Meetings keine Kalendereinladungen versandt, kann dies daran liegen dass der Leapsome Applikation nicht die notwendigen Rechte zugewiesen wurden (siehe unten). Verwendest du einen VPN blockiert Microsoft häufig die Integration, daher solltest du den VPN hierzu deaktivieren. Nutzt ihr Azure AD in einem on-premise Setup, kann Leapsome keine Kalendereinladungen via Outlook verschicken.

Kann ich als Admin die Outlook Integration stellvertretend für andere Personen einrichten?

Das ist nicht möglich, da jeder Nutzer, der Meetings zwischen Outlook und Leapsome synchronisieren möchte, Leapsome mit dem eigenen Microsoft-Konto Zugriff auf den Kalender geben muss. Beachte dass nur Personen, die Meetings selbst organisieren, die Integration einzurichten braucht.

Nutzer erhalten den Hinweis 'Need admin approval' von Microsoft, wenn sie die Integration aufzusetzen versuchen. Was kann ich tun?

In diesem Fall ist auf Azure AD-Seite eingestellt, das Nutzer ohne Admin-Status der Leapsome App nicht die Berechtigung zum Zugriff auf ihren Kalender erteilen dürfen. Wenn Du einstellen möchtest, dass Nutzer die Integration künftig ohne Genehmigung durch einen Admin aufsetzen können, folge den Schritten in dieser Anleitung von Microsoft.  

Welche Berechtigungen werden von Leapsome abgefragt?

Im Setup-Prozess geben Nutzer ihr Einverständnis zu folgenden Berechtigungsanfragen: