Bitte beachte: Wenn dies in deiner Organisation eine unübliche Praxis ist und nur selten durchgeführt wird, könnten die Schritte in diesem Artikel besser zu deinen Bedürfnissen passen.
Möchtest Du Kunden oder externe Mitarbeiter (Berater, Freelancer) in einen 360° Review einbeziehen, kannst Du diese vorübergehend zu Leapsome einladen. Dafür ist es notwendig, zusätzliche, kostenpflichtige Lizenzen zu Deinem Konto hinzuzufügen. Diese Lizenzen kannst Du verwenden, um durch externen Kunden zu rotieren, d. h. Du würdest zusätzliche Lizenzen für das ganze Jahr oder den ganzen Monat im Voraus bezahlen, kannst aber die Lizenzen durch mehrere Kunden rotieren lassen. Nach dem Ende des Review-Zyklus solltest Du diese Nutzer deaktivieren, damit der Platz für den nächsten externen Mitarbeiter oder Kunden frei wird.
Beispiel:
Du planst den Review eines Projekts mit 10 externen Kunden. Dafür erstellst Du 10 zusätzliche Konten für diese Kunden und bezahlst sie im Voraus. Sobald der Review-Zyklus beendet ist, deaktivierst Du die 10 externen Mitarbeiter, sodass im nächsten Review-Zyklus 10 freie Plätze für neue Kunden zur Verfügung stehen. Sobald der nächste Zyklus beginnt, kannst Du 10 weitere externe Mitarbeiter einladen (für die Du bereits im Voraus gezahlt hast). Bitte beachte, es nicht möglich ist, die Anzahl der Lizenzen herunterzustufen.
Um externe Mitarbeiter einzuladen, hast Du zwei verschiedene Möglichkeiten:
Option 1: Externe Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse einladen:
Du kannst externe Nutzer ohne (Firmen-) E-Mail-Adresse einladen, indem Du einen Benutzernamen und ein Einmal-Passwort erstellst ('Nutzer & Teams' > 'Einmal-PW-Export'). Der Mitarbeiter meldet sich mit seinem Benutzernamen und Einmal-Passwort zum ersten Mal an und wird sofort aufgefordert, ein neues, privates Passwort zu erstellen. Bitte folge den Anweisungen des Kioskmodus, um externe Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse einzuladen.
Option 2: Externe Mitarbeiter mit einer E-Mail-Adresse einladen:
Um die Konten Deiner externen Mitarbeiter zu erstellen, kannst Du sie einfach über ihre E-Mail-Adresse hinzufügen. Öffne den Bereich 'Nutzer & Teams' unter Admin-Einstellungen und klicke auf 'Hinzufügen'. Gebe die E-Mail-Adressen ein und achte auf eine kommagetrennte Liste der E-Mails aller Benutzer (z. B. "user1@leapsome.com, user2@leapsome.com, ..."). Du kannst eine eigene Einladungsnachricht erstellen oder zunächst die Benutzer anlegen und später Einladungen versenden.
Wenn Du einen Massen-Upload über Excel durchführen möchtest, folge bitte den Anweisungen hier (unter Option 2).
Einstellen benutzerdefinierter Zugriffsrechte für Reviews:
Um externen Mitarbeitern oder Kunden nur Zugang zu Reviews zu gewähren, kannst Du ihnen benutzerdefinierte Zugriffsrechte für das Modul erteilen. Um dies einfach zu verwalten, kannst Du mit dem Namen 'Kunden' ein Team erstellen und dem gesamten Team benutzerdefinierte Zugriffsrechte nur für Reviews zuweisen.