Massenimport von Account-Daten

Wenn du eure Account-Daten verändern oder ergänzen möchtest, kannst du dies manuell oder über einen Datenimport in Excel vornehmen. Auch wenn ihr eure Teammitglieder über eine HRIS-Integration synchronisiert, besteht die Möglichkeit, (benutzerdefinierte) Attribute, die nicht in der API eurer Integration enthalten sind, zu ergänzen. Dies kannst du über einen Excel-Import vornehmen. Das Verändern und Bearbeiten von Account-Daten über Microsoft Excel (xlsx) ist eine sinnvolle und zeitsparende Option.

Dieser Artikel ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung eines Massenimports eurer Account-Daten:

Schritt 1: Erstellen der Excel-Datei

Schritt 2: Aktualisieren der Account-Daten in Excel

Schritt 3: Hochladen der Excel-Datei 

1. Erstellen der Excel-Datei

Um die Excel-Datei zu erstellen, navigiere in die 'Mitarbeitende & Teams'-Liste und klicke auf 'Aktionen'> 'Account hinzufügen'.

In dem sich nun öffnenden Fenster wähle die Option 'Aus Excel importieren' und lade die Excel-Vorlage herunter, indem du auf den grauen Button 'Lade deine Vorlage herunter und fülle sie aus ...' klickst.

2. Aktualisieren und Verändern der Account-Daten in Excel

Es ist wichtig, dass du dich beim Aktualisieren der Excel-Vorlage an das gegebene Spaltenformat hältst und keine Spalten entfernst oder vertauschst. Du hast nun die Möglichkeit, die Daten der Mitarbeitenden in der Datei zu ändern, zu aktualisieren und zu ergänzen. Beachte, dass alle Attribute (Führungskraft, Geschlecht, Titel, etc.) durch den Datenimport überschrieben werden, mit Ausnahme der Teams. Neue Teams im Excel Import werden zu den bestehenden Teams in Leapsome ergänzt und können durch den Datenimport nicht gelöscht werden. Die E-Mail-Adresse dient als eindeutiger Identifikator und ist deshalb beim Datenimport immer erforderlich. Wenn eine Spalte leer bleibt (z.B. die Spalte für die Email der Führungskraft) so bleiben die bestehenden Daten in Leapsome erhalten und werden nicht gelöscht. 

Bitte beachte, dass wenn Du einem Teammitglied eine Führungskraft oder zusätzliche Vorgesetzte zuweisen möchtest, diese Führungskraft auch als Zeile in dieser Upload-Datei aufgeführt werden muss. Andernfalls können die Änderungen nicht ordnungsgemäß übernommen werden. Aus diesem Grund empfehlen wir, dass du bei jedem Upload zunächst einen Export der bestehenden Accounts herunterlädtst, und darin deine Änderungen vornimmst, anstatt eine neue Datei, die nur die zu Ändernden Accounts beinhaltet, hochzuladen. 

Solltest du den Wert aus einer Zelle ganz löschen wollen, so reicht es nicht aus, einfach den Inhalt aus der Zelle zu löschen. Trage stattdessen bei Zellen, deren Inhalt du ersatzlos löschen möchtest _reset ein. Bitte beachte, dass diese Reset-Funktion nicht für benutzerdefinierte "Eigenen Attribute" unterstützt wird. 

Bitte beachte: Alle Zellen müssen als Text formatiert sein, nicht Datum oder 'Standard'! Damit beugst du vor, dass Excel z.B. Datumswerte beim Speichern eigenmächtig umformatiert, wodurch es zu falschen Uploads kommen kann. 

3. Hochladen der Excel-Datei 

Wenn Du die Account-Daten in Excel aktualisiert hast, verwende die fertige Excel-Tabelle und lade sie an gleicher Stelle in Leapsome unter 'Mitarbeitende & Teams' wieder hoch (Admin-Einstellungen > 'Mitarbeitende & Teams', Aktionen >'Account hinzufügen').

Standardmäßig fügt der Import ausschließlich für einen Nutzer neu zutreffende Teams hinzu, bereits in Leapsome zugewiesene Teams, welche nicht weiter in der Importdatei aufgeführt sind, werden nicht entfernt. Sollen fortlaufend ausschließlich die in der Datei aufgeführten Teams für die Nutzer zutreffen, kann vor dem Import die Option Einstellungsoption "Overwrite team assignment" (Teamzuweisung überschreiben) ausgewählt werden.

Hierbei gelten die folgenden Ausnahmen:

• Von Leapsome erstellte Auto-teams (Manager (auto), Non-Manager (auto)) werden nicht entfernt.
• Ist das Teams Attribut für einen Nutzer leer, werden die bestehenden Teams nicht entfernt.

Nach dem Hochladen der Excel-Tabelle werden alle Änderungen automatisch für die Mitarbeitenden übernommen.