Beim Durchführen von Mitarbeiterumfragen ist es wichtig eine hohe Teilnahmequote anzustreben: Je mehr Mitarbeiter an der Umfrage teilnehmen, desto höher ist die Qualität der Ergebnisse, insbesondere wenn auch "Randgruppen" vertreten sind.
Veröffentlichungen von Teilnahmequoten halbjährliche Mitarbeiterbefragungen - beispielsweise von Lufthansa - verzeichnen einen Wert von 51 %. Eine Teilnahmequote von über 70 % gilt im Allgemeinen als eine sehr hohe Umfragebeteiligung - es sind aber auch höhere Teilnahmequote möglich.
Die Teilnahmequote kann grundsätzlich von unterschiedlichen externen Faktoren beeinflusst werden, wie bspw. die Jahreszeit (im Sommer niedriger als im Winter) oder das Umfragethema (eine Umfrage zur Arbeitssicherheit ergibt eine geringere Teilnahmequote als eine Umfragen zu Arbeitszeitmodellen). Daher kann kein zu erwartender Referenzwert angegeben werden. Im Allgemeinen können aber regelmäßigere Umfragen (wöchentlich oder monatlich) dazu beitragen, Schwankungen der Teilnahmequote im Laufe der Zeit auszugleichen.
Um repräsentative Ergebnisse zu erzielen, solltest Du die folgenden Tipps vor, während und nach der Umfrage beachten:
Vorbereiten der Umfrage
- Halte die Umfrage kurz und strukturiert: je kürzer die Umfrage, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie vollständig beantwortet wird. Vermeide häufige Themenwechsel und wählen die passende Häufigkeit der Umfrage.
- Wähle die richtigen Teilnehmer aus: Beziehe nur Teilnehmer ein, die von den Ergebnissen der Umfrage direkt betroffen sind oder die einen klaren Bezug zum Thema haben.
- Verwende klare und verständliche Fragen: Vermeide Abkürzungen und komplizierte Wörter. Verwende keine langatmige Erklärungen der Frage - je weniger die Mitarbeiter lesen müssen, desto höher ist die Antwortquote. Nutze die Best-Practice-Fragen von Leapsome.
- Teste die Umfrage: Lasse jemanden aus Deinem Team die Umfrage auf Verständlichkeit und Rechtschreibung überprüfen.
- Vermeide häufig wechselnde Frageformen und Antwortformate
- Vermeide Pflichtfragen: diese können die Abbrecherquote erhöhen.
Ankündigung der Umfrage
- Versende persönliche Einladungen: Mit Leapsome kannst Du einstellen wann eine Einladung versendet werden soll. Diese Einladung kann personalisiert werden.
- Mache auf die Umfrage aufmerksam, indem Du interne Kommunikationsmedien (z.B. Slack, Meetings, etc.) nutzt.
- Betone die Relevanz sowie Sinn und Zweck der Umfrage: Stelle sicher, dass die Mitarbeiter den Zweck der Umfrage kennen und verdeutliche, dass die Ergebnisse zu Veränderungen im Unternehmen führen werden.
- Stelle detaillierte Informationen zur Verfügung: Informiere Deine Mitarbeiter über alle wichtigen Details. Dies vermittelt das Gefühl, dass die Bemühungen der Mitarbeiter anerkannt und ihr Beitrag geschätzt wird - aber beschränken Dich auf das Wesentliche; zu viele Informationen können dazu führen, dass sich die Mitarbeiter überfordert fühlen.
- Halte die Teilnehmer in Meetings auf dem Laufenden: Betone weiterhin die hohe Relevanz der Umfrage. In manchen Fällen ist es sinnvoll, eine Informationsveranstaltung ("Kick-off-Meeting") abzuhalten, bei der die Mitarbeiter im Vorfeld Fragen stellen können.
- Versichere Anonymität: Dies ist ein wichtiger Punkt bei Mitarbeiterbefragungen. Weise explizit darauf hin, damit sich Deine Mitarbeiter sicher in ihrer Meinungsäußerung fühlen.
Während der Befragung
- Versende Erinnerungen: Je nachdem wie lang der Befragungszeitraum ist, lohnt es sich, nach der Hälfte und kurz vor Ende der Umfrage eine Erinnerung zu versenden. In Leapsome kannst Du die Anzahl der automatischen Erinnerungen definieren.
- Teilnahmequote im Auge behalten: damit Du oder Deine Manager die Teams gezielt motivieren können an der Umfrage teilzunehmen.
Nach der Umfrage/Präsentation der Umfrageergebnisse
- Auswertung: Analysiere die Ergebnisse Deiner Umfrage, sowohl das Gesamtergebnis als auch Ergebnisse aus bestimmten Mitarbeitergruppen. In Leapsome kannst Du z.B. nach Teams, der direkten Führungskraft oder bestimmten Leistungsgruppen filtern.
- Ergebnisse präsentieren: Informiere Deine Mitarbeiter über die Umfrageergebnisse und welche Maßnahmen ergriffen werden. Stelle sicher, dass Du die relevantesten Ergebnisse so schnell wie möglich nach Durchführung der Umfrage präsentierst.
- Beziehe Führungskräfte ein und lasse sie Verantwortung für die Maßnahmen übernehmen: Feiere gute Ergebnisse mit dem Team, arbeite an den verbesserungswürdigen
- Mache keine falschen Versprechungen: ansonsten leidet die Glaubwürdigkeit der Umfrage und die Mitarbeiter nehmen nicht an der nächsten Umfrage teil.