Du kannst Review Automatisierungen nutzen, damit auf Basis von spezifischen Regeln automatisch Review-Prozesse gestartet werden - der manuelle Aufwand entfällt. Anwendungsfälle sind zum Beispiel:
- Probezeitfeedback: Reviews, die automatisch erstellt werden, nachdem ein Mitarbeiter eine definierte Anzahl an Wochen im Unternehmen ist. Probezeitfeedback wird genutzt, um den Onboarding-Fortschritt des Mitarbeiters zu besprechen und Erwartungen für die nächsten Monate zu definieren.
- Dezentrales jährliches Review: Anstatt alle Mitarbeitenden gesammelt in einem Review einzuschätzen, kannst Du abhängig vom Startdatums eines Mitarbeiters in viertel-, halb- oder jährlichen Abständen automatisch Reviews erstellen lassen. Dadurch werden Reviews über das Jahr hinweg verteilt, wodurch für Führungskräfte eine ausgewogenere Aufgabenverteilung entsteht.
- Zentrales jährliches Review: Um zentral gesteuerte Reviews zu einem bestimmten Zeitpunkt im Jahr automatisch zu verschicken, kann eine wiederholende Automatisierung auf Basis eines fest definierten Startdatums erstellt werden (z.B. ein Performance Review am Ende des Jahres).
Eine neue Automatisierungsregel einrichten
Um eine neue Automatisierungsregel zu erstellen, musst Du zuvor eine Review Vorlage anlegen. Diese Vorlage enthält die Einstellungen, den Umfang und die Fragen des automatisierten Reviews. Nachdem Du die Vorlage erstellt hast, gehe zum Bereich 'Automatisierungen'.
Name
Hier kannst Du eine neue Regel erstellen, indem Du auf 'Automatisierung erstellen' klickst. Als Erstes wirst Du gebeten, der neuen Regel einen Namen zu geben.
Zeitliche Koordinierung
Anschließend kannst Du auswählen, wann Deine Automatisierung ausgeführt werden soll:
- Du kannst die Automatisierung einmalig für jeden Mitarbeiter einstellen, sodass sie nach einem definierten Zeitpunkt nach Eintrittsdatum des Mitarbeiters abläuft, beispielsweise für Probezeitfeedback.
- Du kannst jedoch auch eine sich wiederholende Automatisierung erstellen. Dadurch legst Du fest, wann nach Eintrittsdatum die Automatisierung zum ersten Mal ablaufen soll und zu welchem Zeitpunkt sie sich jeweils wiederholen soll. Im folgenden Beispiel, würde eine Person, die am 1. Januar den ersten Arbeitstag hat, in die Automatisierung am 1. Februar einbezogen werden. Anschließend würde alle drei Monate ein neuer Prozess für die Person gestartet werden.
- Wenn Du eine Automatisierung für gesamte Teams oder das gesamte Unternehmen erstellen möchtest, kannst Du diese auf Basis eines vordefinierten Datums festlegen. Im Beispiel unten werden die Mitarbeitenden dann erstmalig am 06. Dezember zum Review hinzugefügt und anschließend alle 52 Wochen.
Wer soll evaluiert werden
Im nächsten Schritt legst Du fest, für welche Mitarbeiter die Regel angewendet werden soll. Du kannst Automatisierungen entweder für jeden Mitarbeiter, oder basierend auf Teams, Standorten oder benutzerdefinierten Attributen erstellen. Auf Basis dieser Kriterien können bestimmte Mitarbeiter auch ausgeschlossen werden.
Vorlage
Abschließend wählst Du die Review Vorlage aus, die automatisiert werden soll. Jedes Mal, wenn ein neues Review durch die Automatisierung erstellt wird, wird dafür die aktuelle Version der Vorlage genutzt. So bist Du in der Lage zwischendurch Änderungen vorzunehmen.
Wichtige Hinweise zur zeitlichen Koordination
- Jede Automatisierung wird jeden Montagmorgen ausgeführt. Alle Mitarbeiter, die die Kriterien dieser Automatisierung in der vorherigen Wochen erfüllt haben, werden in das neue Review aufgenommen. Wenn eine Automatisierungsregel zum ersten Mal angewendet wird, werden alle Mitarbeiter einbezogen, die die Kriterien in den letzten 30 Tage erfüllt haben (basierend auf dem Start-/Einstellungsdatum).
- Wann immer ein neuer automatisierter Review-Zyklus gestartet wird, ist dieser bereit für den Kick-off. Der eigentliche Kick-off wird 7 Tage später ausgelöst, sodass Du genügend Zeit hast, um noch Änderung vorzunehmen. Natürlich kannst Du den Kick-off des neuen Reviews auch direkt (manuell) vornehmen, indem Du auf 'Fortfahren' klickst.
- Admins können eine Vorschau sehen, die anzeigt, welche Teilnehmer in den nächsten 6 Wochen in die Automatisierung aufgenommen werden. Die Vorschau wird beim Klicken auf die erstellte Automatisierung angezeigt.
- Um Reviews anzeigen zu lassen, die basierend auf einer Automatisierung erstellt wurden, können Admins in 'Reviews' aus dem Dropdown-Menü 'Aktiv, auf Basis von Automatisierungen' auswählen. In den Zyklen können dann alle automatisch erstellten Reviews dieser Automatisierung gefunden werden. Wenn eine Automatisierung gelöscht wird, werden die bereits erstellten Review-Zyklen nicht gelöscht. Diese müssen manuell in den Zyklen selber gelöscht werden.
Filtern nach automatisierten Reviews
Um als Super Admin automatisch erstellte Reviews von einer bestimmten Automatisierung zu finden, gehe zu 'Reviews' > 'Zyklen'> wähle 'Auf Basis einer bestimmten Automatisierung erstellt' aus. Du kannst dann die Automatisierung auswählen und alle Zyklen sehen, die automatisch erstellt wurden.
Start- / Einstellungsdatum für Mitarbeiter einstellen
Falls Du unsere Integrationen mit BambooHR oder Personio nutzt, wird das Einstellungsdatum des einzelnen Mitarbeiters automatisch importiert. Falls Du den Excel Import nutzt, achte bitte darauf, in der jeweiligen Spalte der Tabelle das Einstellungsdatum (korrekt formatiert) anzugeben. Du kannst das Einstellungsdatum auch manuell angeben, indem Du in der 'Nutzer & Teams' Liste auf 'Edit' unter dem Namen des entsprechenden Mitarbeiters klickst.
Entfernen von Mitarbeitern aus einer Automatisierung
Wenn ein bestimmter Mitarbeiter aus einer Automatisierung ausgeschlossen werden soll, kann dieser Mitarbeiter direkt aus dem erstellten Zyklus gelöscht werden. Wenn die Automatisierungsregel so eingestellt ist, dass für die Mitarbeiter wiederholt Review-Zyklen erstellt werden, dann wird der bestimmte Mitarbeiter im nachfolgenden Review-Zyklus inkludiert. Um einen Mitarbeiter vollständig aus einer Automatisierung zu entfernen, sollte dieser von der Automatisierung ausgeschlossen werden (Siehe Abschnitt: „Wer soll evaluiert werden").
Bitte beachte Folgendes: Wenn Du feststellen solltest, dass ein Nutzer in einem automatisierten Review-Zyklus fehlt, prüfe bitte, ob eine der folgenden Ursachen zutrifft:
- Das Startdatum des Nutzers wurde nicht definiert.
- Das Startdatum des Nutzers wurde geändert.
- Die Automatisierungsregeln wurden geändert.
- Die Regeln für die Aufnahme in die Automatisierung wurden geändert.
Änderungen an einer aktiven Automatisierungsregel
Wenn Änderungen an einer einmaligen Automatisierung vorgenommen werden, wird die neue Regel sofort nach dem Speichern auf Leapsome neu bewertet. Die Nutzenden, die zuvor in die Regel einbezogen waren, werden nicht erneut von der Automatisierung einbezogen.
Ähnlich verhält es sich, wenn Änderungen an einer wiederkehrenden Automatisierung vorgenommen werden. Die neue Regel wird sofort nach dem Speichern auf Leapsome neu bewertet. Jede Person, die die Bedingungen in einem gegebenen Zeitfenster erfüllt, wird einbezogen (Hinweis: Teilnehmende werden basierend auf der neuen Regel hinzugefügt, auch wenn sie kurz zuvor basierend auf einem anderen Regelwerk einbezogen wurden).
Änderungen an einer Vorlage vornehmen, die in einer Review-Automatisierung verwendet wird
Je nachdem, welche Art von Änderungen an einer Vorlage vorgenommen werden sollen, gibt es zwei Ansätze, wie diese umgesetzt werden können:
- Wenn die Änderung klein ist, wie zum Beispiel ein Rechtschreibfehler oder das Hinzufügen einer sehr kleinen Anzahl neuer Fragen - kannst du die bestehende Vorlage aktualisieren, die in einer Automatisierung verwendet wird.
- Wenn du größere Änderungen planst, wie zum Beispiel das Entfernen von Fragen oder das Umleiten des Ziels der Vorlage auf ein anderes Konzept, schlagen wir vor, eine völlig neue Vorlage zu erstellen.
Sobald du bereit bist, die Änderungen vorzunehmen, wird jeder Zeitpunkt zwischen Dienstag und Sonntag empfohlen, da unsere Automatisierung jeden Montag läuft.