Review Vorlagen richtig nutzen

Standardisierte Prozesse zu etablieren ist so gut wie immer sinnvoll - Dadurch wird Zeit gespart, die wiederum in inhaltliche und strategische Themen investiert werden kann.

Wofür können Review Vorlagen verwendet werden?

Durch Review Vorlagen können mehrere Anwendungsfälle abgedeckt werden: 

• Die Administration von Performance Reviews kann an Führungskräfte delegiert werden, indem diesen eine standardisierte Vorlage zur Verfügung gestellt wird, mit der sie Reviews für das eigene Team durchführen können. 
• Falls der Wunsch besteht, können Vorlagen an Mitarbeitende zur Verfügung gestellt werden, damit diese selbständig eigene 360° Reviews aufsetzen können.
• Zudem besteht die Möglichkeit, automatisierte Reviews für die Probezeit der Mitarbeitenden im Unternehmen einzurichten. Diese basieren auf dem Eintrittsdatum des jeweiligen Teammitglieds und einer eigens dafür angelegten Vorlage. 
• Durch automatisierte Wiederholungen können wiederkehrende Unternehmens- und Teamweite Reviews konfiguriert werden.

Falls Du Empfehlungen oder Tipps brauchst, welche Art von Review Du durchführen solltest, orientiere dich gerne an unserem Best Practice Blueprint für Reviews.

Eine Review Vorlage erstellen 

Wähle im Review Modul die Option 'Vorlagen' aus und klicke dann auf 'Vorlage erstellen'. Der Prozess ist dem der Erstellung eines eigentlichen Reviews sehr ähnlich. Hier die wichtigsten Unterschiede: 

• Im ersten Schritt kannst Du auswählen, wer die Vorlage verwenden darf. Standardmäßig können andere Admins die Vorlage nutzen. Du kannst jedoch auch Führungskräfte oder Mitarbeiten-de hinzufügen. Führungskräfte können Reviews für ihr Team (oder andere Teams, denen sie angehören) erstellen, Mitarbeitende können Reviews nur für sich selbst erstellen. 
• Beim Anlegen der Vorlage wählest Du noch keine Teilnehmende aus. Diese werden erst definiert, wenn die Vorlage genutzt wird. 
• Anstelle eines fixen Zeitplans wird im nächsten Schritt definiert, wie lange der Prozess insgesamt dauern soll und wie lange die einzelnen Prozessschritte dauern sollen. Dafür wird einfach die Anzahl der Tage zwischen dem Kickoff des Prozesses und jedem weiteren Schritt definiert. Bei Erstellung eines Reviews wird daraus automatisch ein Zeitplan generiert (der noch angepasst werden kann).
• Sobald eine Vorlage 'aktiviert' wird, wird diese für die jeweiligen Nutzenden sichtbar (also für Admins sowie falls ausgewählt auch für Führungskräfte und/oder Mitarbeitende).

Nutzen einer aktiven Vorlage 

Sobald eine Vorlage aktiviert wurde, ist diese für Admins in der Rubrik 'Vorlagen' sichtbar. Falls die Vorlage auch für Führungskräfte und/oder Mitarbeitende freigegeben wurde, können diese ebenfalls unter 'Vorlagen' darauf zugreifen. Durch Klick auf 'Neuen Zyklus auf Basis dieser Vorlage starten' wird ein Review Prozess auf Basis der Vorlage erstellt. 

Was kann bei einer fertigen Vorlage angepasst werden?

• Admins können alle Vorlageeinstellungen ändern sowie Teilnehmende hinzufügen und den Zeitplan anpassen. Nur Fragen können nicht mehr angepasst werden!
• Führungskräfte können den Namen des Reviews und die Beschreibung aktualisieren, sowie Teilnehmende aus ihrem Team oder ihren Teams hinzufügen und den Zeitplan anpassen. 
• Mitarbeitende können den Namen des Reviews, die Beschreibung und den Zeitplan anpassen.

Wie wird eine Vorlage aktualisiert oder entfernt?

Eine Vorlage kann jederzeit aktualisiert werden. Diese Dinge sollten hierbei beachtet werden:

• Beinhaltet die Vorlage Allgemeine oder Team-spezifische Kompetenzen, werden in der Zukunft jegliche Änderungen in diesem Abschnitt automatisch für auf dieser Grundlage aufbauende Zyklen angewendet.
• Wird eine Vorlage gelöscht, betrifft dies nicht bestehende oder abgeschlossene Zyklen für die die entfernte Vorlage verwendet haben.
• Wird eine bestehende Frage in einer Vorlage geändert, überträgt sich diese Änderung auf alle abgeschlossenen / aktuellen Zyklen die diese Frage verwenden. 
• Wird eine neue Frage hinzugefügt oder eine Frage entfernt (oder die Reihenfolge geändert), betrifft dies nicht bestehende Zyklen.
  
• Änderungen von manuell erstellten Übersetzungen innerhalb einer Vorlage betreffen auch laufende Zyklen die diese Vorlage verwenden.
• Wird die Skala einer Frage geändert, werden Zyklus-übergreifende Analysen automatisch normalisiert.