Review Vorlagen richtig nutzen

Standardisierte Prozesse zu etablieren ist so gut wie immer sinnvoll - Dadurch wird Zeit gespart, die wiederum in inhaltliche und strategische Themen investiert werden kann.

Wofür können Review Vorlagen verwendet werden?

Durch Review Vorlagen können mehrere Anwendungsfälle abgedeckt werden: 

• Die Administration von Performance Reviews kann an Führungskräfte delegiert werden, indem diesen eine standardisierte Vorlage zur Verfügung gestellt wird, mit der sie Reviews für das eigene Team durchführen können. 
• Falls der Wunsch besteht, können Vorlagen an Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden, damit diese selbständig eigene 360° Reviews aufsetzen können.
• Zudem besteht die Möglichkeit, automatisierte Reviews für die Probezeit der Mitarbeiter im Unternehmen einzurichten. Diese basieren auf dem Eintrittsdatum des jeweiligen Mitarbeiters und einer eigens dafür angelegten Vorlage. 

Eine Review Vorlage erstellen 

Wählen Sie im Review Modul die Option “Vorlagen” aus und klicken Sie dann auf „Neu“. Der Prozess ist dem der Erstellung eines eigentlichen Reviews sehr ähnlich. Hier die wichtigsten Unterschiede: 

• Im ersten Schritt können Sie auswählen, wer die Vorlage verwenden darf. Standardmäßig können andere Admins die Vorlage nutzen. Sie können jedoch auch Führungskräfte oder Mitarbeiter hinzufügen. Führungskräfte können Reviews für ihr Team (oder andere Teams, denen sie angehören) erstellen, Mitarbeiter können Reviews nur für sich selbst erstellen. 

• Beim Anlegen der Vorlage wählen Sie noch keine Teilnehmer aus. Diese werden erst definiert, wenn die Vorlage genutzt oder kopiert wird. 

• Anstelle eines fixen Zeitplans wird im nächsten Schritt definiert, wie lange der Prozess insgesamt dauern soll und wie lange die einzelnen Prozessschritte dauern sollen. Dafür wird einfach die Anzahl der Tage zwischen dem Kickoff des Prozesses und jedem weiteren Schritt definiert. Bei Erstellung eines Reviews wird daraus automatisch ein Zeitplan generiert (der noch angepasst werden kann).

• Sobald eine Vorlage „aktiviert“ wird, wird diese für die jeweiligen Nutzer sichtbar (also für Admins sowie falls ausgewählt auch für Führungskräfte und/oder Mitarbeiter).

Nutzen oder Kopieren einer aktiven Vorlage 

Sobald eine Vorlage aktiviert wurde, ist diese für Admins in der Rubrik “Vorlagen” sichtbar. Falls die Vorlage auch für Führungskräfte und/oder Mitarbeiter freigegeben wurde, können diese ebenfalls unter “Vorlagen” darauf zugreifen. Durch Klick auf „Nutzen“ wird ein Review Prozess auf Basis der Vorlage erstellt. 

Was kann bei einer fertigen Vorlage angepasst werden?

Um die Standardisierung beizubehalten, können beim Erstellen eines Reviews aus einer Vorlage nur wenige Änderungen vorgenommen werden. Neue Einstellungen bezüglich des Umfangs, der Sichtbarkeit sowie der einzelnen Fragen sind nicht möglich. 

• Admins sind in der Lage den Namen des Reviews und die Beschreibung zu aktualisieren. Außerdem kann der Eigentümer bzw. “Owner” geändert werden, Teilnehmer können bestimmt werden und der Zeitplan angepasst werden.

• Führungskräfte können den Namen des Reviews und die Beschreibung aktualisieren, sowie Teilnehmer aus ihrem Team oder ihren Teams hinzufügen und den Zeitplan anpassen. 

• Mitarbeiter können den Namen des Reviews, die Beschreibung und den Zeitplan anpassen.

Wie wird eine Vorlage aktualisiert?

Eine Vorlage kann jederzeit aktualisiert werden. Die Änderungen gelten ab dem Zeitpunkt der Aktualisierung für alle zukünftigen Kopien der Vorlage. Änderungen an den Unternehmens- oder Team-Kompetenzen werden automatisch in allen Vorlagen angepasst.