Wenn du einen Account deaktivieren möchtest, z.B. weil das Teammitglied das Unternehmen verlassen hat oder in Elternzeit geht, kannst du dies unter 'Mitarbeitende & Teams' tun. Klicke dazu einfach auf 'Ändern' neben dem Namen des Teammitglieds und wähle im daraufhin erscheinenden Fenster die Option 'Account deaktivieren'.
Verwendest du eine unserer Integrationen mit einem HR-Informationssystem, werden alle Accounts automatisch in Leapsome deaktiviert, wenn du sie im Stammdaten führenden System löschst. Du findest eine Liste aller deaktivierten Accounts, wenn du in der 'Mitarbeitende & Teams' Liste nach 'Status' > 'Deaktiviert' filterst. Deaktivierte Accounts erhalten keine weiteren Benachrichtigungen. Alle Daten, wie Feedback oder Reviews, sind weiterhin verfügbar.
Möchtest du einen Account reaktivieren, filter einfach nach 'Status' > 'Deaktiviert', klicke auf 'Ändern' neben dem Namen des Teammitglieds und wähle im daraufhin erscheinenden Fenster die Option 'Account reaktivieren'. Das Teammitglied erhält keine Benachrichtigung, wenn der Account reaktiviert wird.
Nutzt du eine Integration mit einem HRIS, wird das neue Eintritts- und Austrittsdatum eines Teammitglieds (sowie weitere synchronisierte Account-Daten) automatisch vom HRIS zu Leapsome übertragen. Gegebenenfalls kann es einen Moment dauern, bis diese Synchronisierung stattgefunden hat und die Accounts auch in Leapsome reaktiviert wurden. Um diesen Schritt manuell anzustoßen, navigiere in Leapsome auf Integrationen > Integrationen > HRIS Integrationen und klicke auf "Speichern & Synchronisieren".
Sind im HRIS-System keine Felddaten vorhanden, behält Leapsome entweder die alten Daten für dieses Feld oder lässt das Feld leer. Wurden die HRIS-Felddaten aktualisiert, überschreiben die neuen Eingabedaten nach erneuter Synchronisierung automatisch die alten Daten in Leapsome.
Wurde der deaktivierte Account manuell oder durch Excel Import zu Leapsome hinzugefügt, muss das Profil manuell reaktiviert und das neue Start- und Enddatum aktualisiert werden. Dies ist über das deaktivierte Account in der 'Mitarbeitende & Teams' Liste möglich.
Wichtige Informationen bei Reaktivierung:
Wird im HRIS ein neues Account für ein zurückkehrendes Teammitglied (z.B. eine Person die erst ein Praktikum gemacht hat und jetzt in eine Vollzeitstelle wechselt) erstellt und hierbei die selbe E-Mail, die für sein ursprüngliches Konto verwendet wurde, hinterlegt, muss möglicherweise der alte Account in Leapsome gelöscht werden, um eine Duplizierung zu vermeiden.
Werden bestimmte Attribute eines Teammitglieds im HRIS vollständig entfernt und nicht durch neue Werte ersetzt, werden diese möglicherweise nicht in zugehörigen Leapsome Profil angezeigt. Stattdessen behält das Profil in Leapsome die zuletzt eingegebenen Daten für diese Felder bei. Dies gilt nicht für Änderungen, bei denen ein neuer Wert den Alten ersetzt, diese werden durch die jeweilige Synchronisation aktualisiert.
Wenn du einen Account dauerhaft löschen möchtest, filter in 'Mitarbeitende & Teams' nach 'Status' > 'Deaktiviert', klicke dann auf 'Ändern' unterhalb des Accounts den du löschen möchtest und dann auf 'Account dauerhaft löschen'. Bitte beachte, dass dies nicht rückgängig gemacht werden kann! Alle Daten des Accounts werden anonymisiert.
Account-Daten nach Deaktivierung:
Die Daten von deaktivierten Accounts bleiben im System erhalten, werden aber anonymisiert.
Bei nicht-anonymen Umfragen verbleibt der Datenpunkt als einzelnes Teammitglied in der Auswertung, wird aber anonymisiert. Ebenso werden bei Reviews alle Bewertungen, an denen das Teammitglied beteiligt war, ausgeblendet. Bei allen Reviews, an denen das Teammitglied als Führungskraft, Peer oder direkt untergestelltes Teammitglied hat, wird sein Feedback als "Deaktivierter Account" (Peer/Führungskraft/direkt untergestelltes Teammitglied) angezeigt, um den Kontext der jeweiligen Bewertung zu wahren. Sobald der Account reaktiviert wird, werden alle Daten wieder sichtbar und zeigen gegebenenfalls den Namen des Teammitglieds an.
Löschen von Account-Daten (GDPR-Konformität):
Du hast folgende Möglichkeiten, um gelöschte Account-Daten von der Plattform zu entfernen:
- Du kannst den Account des Teammitglieds löschen. Dadurch werden alle Account-Daten gelöscht. Bei Inhalten, die von dem gelöschten Teammitglied erstellt wurden, führt die Löschung dazu, dass die Person als anonymisierter/gelöschter Account angezeigt wird.
- Du kannst Inhalte innerhalb der Plattform löschen (soweit möglich und basierend auf deinen eigenen Bedingungen und rechtlichen Anforderungen): Ziele und Bewertungen des gelöschten Teammitglieds können manuell gelöscht werden. Andere private oder anonyme Inhalte, wie z.B. Umfragen, können jedoch nicht entfernt werden, da die Inhalte bei der Übermittlung anonymisiert wurden.
- Nur für Unternehmenskundschaft: Wende dich an Leapsome Support oder an deinen Customer Success Manager, um eine vordefinierte Datenlöschungsrichtlinie einzurichten. Mit dieser Konfiguration werden bestimmte Informationen über einen gelöschten Account von der Plattform entfernt (Beispiel: Feedback / eine Bewertung, die dem gelöschten Teammitglied von jemandem gegeben wurde).