Über die Integration
Mit unserer Workday Integration kannst du deine Personaldaten aus Workday automatisch mit Leapsome synchronisieren. Neue Teammitglieder werden automatisch in Leapsome hinzugefügt, und wieder deaktiviert, sobald sie das Unternehmen verlassen.
Aufsetzen der Integration
Befolge bitte die folgenden Schritte, um die Workday Integration in Leapsome aufzusetzen:
- Erstelle einen Integration System User (ISU) in Workday mit einem entsprechenden Accountnamen und Passwort. Bitte stelle sicher, dass dieses Passwort kein Ablaufdatum hat. Dies kannst Du über den 'Maintain Password Rules' Task in Workday erledigen.
- Erstelle einen Custom Report in Workday, der die folgenden Attribute beinhaltet. Achte bitte darauf, dass die Property Names exakt der folgenden Tabelle entsprechen (inkl. Groß- und Kleinschreibung) - ansonsten kann Leapsome die Daten nicht verarbeiten.
Property Name Beschreibung/Mögliche Werte employeeID Workday ID des Teammitglieds primaryWorkEmail Email Adresse, z.B. 'pippilangstrumpf@example.com' firstName Vorname, z.B. 'Pippir' lastName Nachname, z.B. 'Langstrumpf' businessTitle Jobbezeichnung, z.B. 'Senior Account Executive' activeStatus '1' für aktive Teammitglieder, '0' für deaktivierte/gekündigte Teammitglieder managerID Workday ID der Führungskraft des Teammitglieds hireDate Einstellungsdatum, z.B. '2022-10-01' terminationDate Kündigungsdatum, z.B. '2023-01-01' dateOfBirth Geburtsdatum, z.B. '1985-10-01' gender 'Male', 'Female' oder 'Not declared' location Standort, z.B. 'New York' department Abteilung, z.B. 'Marketing'
Der Report sollte sowohl aktive als auch inaktive (gekündigte) Mitarbeitende beinhalten. Nur so erkennt Leapsome, welche Account-Profile deaktiviert werden sollen, wenn eine Person das Unternehmen verlässt. Wir werden automatisch einen Report im JSON Format abfragen. Du kannst festlegen, gekündigte Personen immer dann aus den Personaldaten (payload) zu entfernen, wenn sie ein bestimmtes Kriterium erreicht haben (sodass sie z.B. nur 14 Tage nach Austrittsdatum im Report gelistet werden). Dies kann in den Filterkriterien des Custom Report eingerichtet werden.
Stelle sicher, dass dein ISU mittels einer offenen Schnittstelle auf den Report zugreifen kann (mache den ISU zum Owner des Reports) und notiere die URL des Reports.
- Aktiviere die Integration in Leapsome, indem du die URL zum Custom Report, sowie Accountnamen und Passwort eures ISU in die entsprechenden Felder einträgst. Bestätige deine Angaben, indem du auf 'Speichern & Synchronisieren' klickst.
Optionale Einstellungen
- Wenn du die Option 'Automatisch Einladungen zu Leapsome an alle synchronisierten Mitarbeitenden senden' aktivierst, erhält jeder Account, der aus Workday (neu) synchronisiert wird, automatisch eine Einladung zu Leapsome. Wenn du die Option deaktivierst, werden die Personaldaten synchronisiert, die Einladungen jedoch nicht automatisch versendet. Stattdessen kannst du die Einladungen dann zu einem späteren Zeitpunkt manuell über 'Mitarbeitende & Teams' senden.
- Wenn du die Option 'Accounts von Mitarbeitenden, die zuvor deaktiviert waren, automatisch reaktivieren' aktivierst, wird Leapsome einen Account automatisch reaktivieren, sobald der Status in Workday für diesen Account wieder auf 'aktiv' geändert wurde. Das ist z.B. für Fälle, in denen Personen in Elternzeit gehen oder ein Sabbatical nehmen, hilfreich.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich mittels der Integration auch Daten aus Leapsome löschen (z.B. indem ich für bestimmte Felder die Daten aus meinem Workday Report lösche)?
Nein. Wenn sich der Inhalt eines Felds (z.B. das 'Department') im Report ändert, wird diese Änderung mit der nächsten Synchronisierung auch in Leapsome angezeigt. Wenn ein Feld in deinem Report jedoch leer ist, wird es bei der Synchronisierung übersprungen, und der zuletzt in Leapsome angezeigte Wert bleibt bestehen.
Kann ich weitere Attribute aus Workday mit Leapsome synchronisieren, die nicht in der Tabelle oben gelistet sind?
Ja. Bitte wende dich dafür an den Leapsome Support. Nenne uns dabei den Namen des Workday Attributs, das du mit in die Synchronisierung aufnehmen möchtest, sowie den Namen des Leapsome Attributs (Level, Team oder Benutzerdefiniertes Attribut), unter welchem der Wert angezeigt werden soll. Falls der Zielwert ein definiertes Attribut in Leapsome ist, nenne uns bitte auch die ID des Attributs. Diese findest du, wenn du das Attribut unter 'Mitarbeitende & Teams' bearbeitest.
Wie häufig werden die Daten aktualisiert?
Die Daten werden alle 24 Stunden aktualisiert. Du kannst aber jederzeit auch eine manuelle Synchronisierung starten, indem du in Leapsome unter Admin-Einstellungen > Integrationen > Workday auf 'Speichern & Synchronisieren' klickst.
Kann ich bestimmte Personen von der Integration ausschließen?
Ja. Wenn du nicht möchtest, dass alle Personen, die in Workday angelegt sind, auch mit Leapsome synchronisiert werden sollen, musst du lediglich dafür sorgen, dass diese Personen nicht in deinem Custom Report gelistet werden.
Die Attribute, die in Workday angezeigt werden, entsprechen nicht exakt den Bezeichnungen, die in der obigen Tabelle gelistet sind. Was kann ich tun?
Damit die Integration problemlos funktioniert, ist es wichtig, dass die Attribute in eurem Custom Report genauso benannt werden wie in der Tabelle gelistet. Du kannst die Bezeichnung der Attribute direkt im Custom Report angleichen.