Über die Integration
Aufsetzen der Integration
Häufig gestellte Fragen
Über die Integration
Unsere Integration mit Microsoft Teams erlaubt es dir, Benachrichtigungen, öffentlich geteiltes Lob, sowie Erinnerungen an Geburtstage und Arbeitsjubiläen aus Leapsome direkt in Microsoft Teams zu empfangen.
Private Benachrichtigungen
Unser Chatbot benachrichtigt Dich zu folgenden Themen direkt mittels einer Nachricht über Microsoft Teams:
- Lob (Praise): Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn Dich jemanden gelobt hat.
- Instant Feedback: Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn Dir jemand aus Deinem Kollegium direktes Feedback gegeben oder angefragt hat.
- Performance Reviews: Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn Du zu einem Review hinzugefügt wurdest und für Dich selbst, Deine direkt unterstellten Mitarbeiter, einen Peer oder Deinen Manager ein Assessment schreiben sollst.
- Bevorstehende Meetings: Du erhältst eine Benachrichtigung für bevorstehende Meetings ca. 2 Stunden vor Meeting-Beginn mit einer Vorschau zur Meeting Agenda und den Diskussionspunkten.
- Umfragen: Du erhältst eine Benachrichtigung und Erinnerungen, wenn Deine Teilnahme an einer Mitarbeiterbefragung erforderlich ist.
- Ziel-Zusammenfassung: Du erhältst eine Benachrichtigung über den Status und den Fortschritt Deiner aktiven Ziele und OKRs.
Öffentliche Benachrichtigungen in einem Kanal erhalten
Unser Connector postet öffentlich geteiltes Lob aus Leapsome automatisch innerhalb weniger Sekunden in einen öffentlichen Teams-Kanal eurer Wahl. So könnt ihr die Erfolge eures Teams auch außerhalb von Leapsome gebührend feiern!
Im gleichen Channel kann Leaspome auch Benachrichtigungen zu Arbeitsjubiläen und Geburtstagen posten. Diese Funktion kannst Du in Leapsome unter Einstellungen > Admin-Einstellungen unter 'Basis-Einstellungen' aktivieren. Die Benachrichtigungen werden dann automatisch auf Basis des Start- und Geburtsdatums, das im Nutzerprofil (Einstellungen > Nutzer & Teams) hinterlegt ist, verschickt.
Aufsetzen der Integration
Bevor Du loslegst
- Bitte stelle sicher, dass Deine Nutzer bereits 'Aktiv' in Leapsome sind, wenn Du mit der Einrichtung der Integration startest - ansonsten funktioniert die Synchronisation nicht.
- Stelle sicher, dass die E-Mail der Nutzer in Leapsome mit der E-Mail, die zu ihrem Microsoft-Konto gehört, übereinstimmt.
- Für das Setup musst Du sowohl Admin in Leapsome als auch 'Global Administrator' in Azure AD sein. Falls Dich jemand beim Setup unterstützt, kannst Du der Person für die Zeit der Einrichtungen in den Einstellungen unter 'Nutzer & Teams' Admin-Rechte zuweisen.
- Um Überraschungen zu vermeiden, empfehlen wir Dir, die Integration erst dann aufzusetzen, wenn die Nutzung von Leapsome in eurem Unternehmen angekündigt wurde. Ansonsten kann es sein, dass Mitarbeitende z.B. vom Chatbot, den Du hier für sie einrichtest, überrascht werden und nicht wissen, wozu dieser genutzt werden soll.
1. Aktiviere die Integration in Leapsome
Logge dich in Leapsome ein und navigiere über 'Admin-Einstellungen' > 'Integrationen' zum Reiter 'Microsoft Teams'. Klicke dort auf 'Leapsome App installieren'
2. Gewähre Leapsome Zugriff auf euren Microsoft Teams Account
Im nächsten Schritt wirst Du auf eine Microsoft-Loginseite weitergeleitet. Logge Dich dort mit Deinem Microsoft Konto, welches die Rolle 'Global Administrator' in Azure AD inne hat, ein. Bitte erteile daraufhin Leapsome die angeforderten Berechtigungen, um auf euren Microsoft Teams Account zugreifen zu können.
3. Schließe die Konfiguration in Leapsome ab
Im letzten Schritt wirst Du wieder zu Leabsome zurückgeleitet. Dort kannst Du nun aus einem Dropdown-Menü auswählen, für welches Team die Integration aufgesetzt werden soll und in welchen Kanal das öffentliche Lob gesposted werden soll. Wähle die entsprechenden Optionen aus und bestätige deine Eingaben mit einem Klick auf 'Team/Channel ändern'.
Leapsome beginnt nun damit, die Leapsome App für das ausgewählte Team zu installieren. Nach Abschluss sollten alle Nutzer eine kurze Willkommens-Nachricht vom Leapsome-Chatbot in Microsoft Teams erhalten. Bitte beachte, dass die erste Synchronisierung für den Rest deines Teams bis zu 2 Stunden in Anspruch nehmen kann.
Optional: Die Integration für ein privates Team aufsetzen
Standardmäßig zeigt Leapsome im Dropdown-Menü zur Auswahl des Teams lediglich öffentliche Teams an. Hintergrund dessen ist, dass die vollständige Liste aller privaten Teams, die es in eurer Organisation gibt, gegebenenfalls sensible Informationen beinhaltet, die nicht von allen Leapsome-Admins eingesehen werden sollten.
Falls Du die Integration für ein privates Team einrichten möchtest, bitte zunächst Deinen Super-Admin in Leapsome, die Option zum Anzeigen privater Teams in Leapsome zu aktivieren. Hierfür muss der Super-Admin lediglich einen Haken bei 'List private Microsoft Teams for regular Leapsome admins' setzen. Daraufhin kannst Du das Setup wie hier beschrieben fortsetzen.
Sobald die Integration erfolgreich aufgesetzt wurde, kann der Super-Admin den Haken wieder entfernen und somit die privaten Teams wieder verbergen.
Erweiterte Einstellungen: Benachrichtigungen zu Arbeitsjubiläen und Geburtstagen
Du hast die Möglichkeit einzustellen, dass Leapsome automatisch öffentliche Benachrichtigungen zu Arbeitsjubiläen und Geburtstagen im von Dir ausgewählten Channel in MS Teams postet. Um dies einzurichten, navigiere in Leapsome zu 'Admin-Einstellungen' > 'Basis Einstellungen' und setze einen Haken bei den entsprechenden Optionen.
Wenn du diese Funktionen aktivierst, kannst du eine dazugehörige Unternehmenssprache angeben, in welcher die Benachrichtigungen zu Geburtstagen und Arbeitsjubiläen verfasst werden. Indem Du eine Primäre Zeitzone angibst, kannst Du sicherstellen, dass die Benachrichtigungen zu Arbeitsjubiläen und Geburtstagen nicht außerhalb der Arbeitszeiten verschickt werden.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich die Integration mit einer Testgruppe testen?
Ja, das kannst Du. Stelle sicher, dass Du die Kriterien unter 'Bevor Du loslegst' erfüllst. Insbesondere müssen die Nutzer, mit denen Du die Integration testen willst, 'Aktiv' in Leapsome sein, damit sie richtig synchronisiert werden können. Dann kannst Du das Setup beispielsweise für ein testweise angelegtes Team vornehmen. Folge dafür den oben beschriebenen Schritten. Sobald der Test abgeschlossen ist kannst Du das Team löschen und das Setup dann für das 'echte' Team vornehmen.
Kann ich unseren Leapsome Account mit mehreren Teams in Microsoft Teams verknüpfen?
Nein, aktuell kannst Du Leapsome nur mit einem Team in Microsoft Teams verknüpfen.
Ich kann das gewünschte Team nicht aus dem Dropdown-Menü auswählen - was kann ich tun?
Vermutlich handelt es sich bei Deinem gesuchten Team um ein privates Team. Bitte befolge die Schritte in diesem Abschnitt, um die Integration für ein privates Team einzurichten.
Kann ich einstellen, welche Benachrichtigungen ich über Microsoft Teams erhalte?
Jeder Nutzer kann seine Präferenzen in Sachen Benachrichtigungen direkt in Leapsome einstellen. Klicke dazu auf deinen Namen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, klicke auf 'Profil-Einstellungen' und wähle im Bereich 'Benachrichtigungen', über welche Kanäle du am liebsten Benachrichtigt werden möchtest. So können Benachrichtigungen über Microsoft Teams beispielsweise als Standard gesetzt oder ganz ausgeschaltet werden.
Die Integration scheint nicht für alle Nutzer zu funktionieren. Woran kann das liegen?
- Bitte beachte, dass der Chatbot und die Registerkarte nur für Personen funktionieren, die Mitglied des entsprechenden Teams sind. Überprüfe ob alle gewünschten Personen Mitglied des Teams sind, in welchem Du die Leapsome App installiert hast.
- Stelle sicher, dass alle Nutzer 'aktiv' in Leapsome sind, sprich: sich bereits einmal in Leapsome angemeldet haben. Ansonsten kann ihr Microsoft-Account nicht mit dem entsprechenden Leapsome-Account synchronisiert werden uns sie können die Integration nicht nutzen.
- Stelle sicher, dass die Nutzer dieselbe Email-Adresse in Leapsome und Microsoft Teams verwenden. Ansonsten funktioniert die Synchronisierung nicht korrekt.
- Falls Du die Integration erst kürzlich abgeschlossen hast, kann es sein das die initiale Synchronisierung noch nicht abgeschlossen ist. Es kann 1-2 Stunden dauern, bis alle Nutzer erfolgreich synchronisiert wurden.
- In manchen Fällen kann es sein, dass die Installation unseres Chatbots für einzelne Nutzer nicht direkt beim ersten Mal erfolgreich funktioniert. In dem Falle reinstalliert sich der Chatbot automatisch erneut, sobald mehr als 2 Benachrichtigungen nicht über MS Teams zugestellt werden konnte. Wenn eure Nutzer also regelmäßig Benachrichtigungen von Leapsome erhalten, löst sich dieses Problem innerhalb weniger Tage von selbst
- Ob die Chatbot-Installation für einen Nutzer erfolgreich war erkennst du daran, dass dieser Nutzer eine 'Willkommensnachricht' von unserem Chatbot erhält
Werden mir Meetings aus Leapsome auch in meinem Kalender in Microsoft Teams angezeigt?
Ja. Sofern Du die aktuellste Version unserer Outlook integration verwendest und dein Outlook Kalender ebenfalls mit Microsoft Teams verbunden ist, werden deine Leapsome Meetings ebenfalls in Microsoft Teams angezeigt.
Kann ich Instant Feedback oder Lob direkt aus Microsoft Teams versenden?
Das ist nicht möglich. Öffne Leapsome, um Instant Feedback oder Lob zu versenden.