Änderungen in einem aktiven Review Zyklus vornehmen

Bearbeiten oder Entfernen von Teilnehmenden 

Wechsel von Führungskräften

Teilnehmende hinzufügen

Akzeptierte Reviews erneut öffnen

Fragen & Skala

Individuelle Ziele aktualisieren 

Sichtbarkeit

Änderungen an einer aktiven Automatisierung durchführen

Bearbeiten oder Entfernen von Teilnehmenden

Du hast ein Review gestartet und festgestellt, dass Du noch Änderungen zu einem:r der Teilnehmer:innen vornehmen möchtest? Du musst die Peer Reviewer bearbeiten, die Führungskraft eines:r Teilnehmers:in ändern oder jemanden aus einem Review Prozess entfernen? Keine Sorge.

Als Owner des Reviews kannst Du einfach die Admin-Übersicht des Review-Prozesses aufrufen, auf das kleine Stiftsymbol neben dem Namen eines:r Teilnehmers:in klicken und die Einstellungen für diese:n Teilnehmer:in ändern. So kannst Du:

• Peer Reviewer hinzufügen oder entfernen.
• Direkt unterstellte Mitarbeitende als Reviewer hinzufügen oder entfernen.
• Die:den Manager:in ändern.
• Die:den Teilnehmer:in insgesamt entfernen.
• Die Rolle des Feedbackgebers ändern (z. B. vom Peer zur Führungskraft). 

Bitte beachte: Für jede:n Teilnehmer:in müssen alle Reviewer eindeutige Rollen haben (z. B. kann eine Person nicht zugleich Manager und Peer Reviewer sein).

Außerdem können keine Personen nachträglich entfernt werden, die bereits mit dem Review begonnen haben.

Änderungen hier beeinflussen nicht die Einstellungen in 'Nutzer & Teams'. 

Siehe Dir das nachfolgende Video an, wenn Du die Rolle eines Reviewers in einem bereits laufenden Review Zyklus ändern möchtest.

Wenn bei einem:r Mitarbeiter:in in einem bereits laufenden Review Zyklus sich die Person ändert, die der:dem Mitarbeiter/in als Führungskraft ein Feedback geben soll, erklärt das Video unten, wie die Manager-Rolle einem anderen Nutzer zugewiesen werden kann.

Es ist nicht möglich, Teilnehmende, die ihre Bewertung bereits begonnen haben, zu entfernen. Es gibt jedoch einige Änderungen, die über kleine Symbole, die neben jedem Namen erscheinen, vorgenommen werden können. Die möglichen Symbole, die Dir bei der Bearbeitung von Teilnehmenden begegnen können, sind:

• ein Schlosssymbol neben dem Namen bedeutet, dass die:der Teilnehmer:in die Bewertung bereits abgeschlossen hat (Du kannst die:den Teilnehmer:in nicht entfernen, aber die Bewertung durch einen Klick auf das Symbol entsperren, sodass die:der Teilnehmer :in sie erneut bearbeiten kann)
• Ein Mülleimersymbol neben dem Namen bedeutet, dass die:der Teilnehmer:in die Bewertung noch nicht begonnen hat (Du kannst die:den Teilnehmer:in entfernen und eine:einen anderen Teilnehmer:in auswählen)
• Siehst Du kein Symbol vor dem Namen, hat die:der Teilnehmer:in die Bewertung zwar begonnen, aber noch nicht abgeschlossen hat (Du kannst die:den Teilnehmer:in nicht entfernen)

Wechsel von Manager

Im Laufe eines Zyklus kann es zu einem Wechsel der Führungskraft oder Teamleiter:in kommen. Soll die:der vorherige Manager:in durch die:den neue:n Manager:in automatisch im laufenden Zyklus aktualisiert werden, navigiere bitte zum Dashboard Deines Review Zyklus ('Reviews' > 'Zyklen', wähle den entsprechenden 'Zyklus' aus und klicke auf 'Umfang').

Unter 'Managereinstellungen' kannst Du das Kästchen 'Wechselnde Manager automatisch während des Zyklus ersetzen', aktivieren, auch wenn der Zyklus bereits begonnen hat.

Bitte beachte: Diese Änderung wird nur dann berücksichtigt, wenn die:der ehemalige Manager:in noch nicht mit dem Ausfüllen der Beurteilung begonnen hat.

Die aufsteigenden Berichtslinien werden nicht automatisch aktualisiert. Um sicherzustellen, dass Mitarbeitende ihrer:ihrem neuer:neuem Manager:in und nicht der:dem ehemaligen :ehemaliger Manager:in Feedback geben, navigiere bitte zum entsprechenden Review Zyklus und suche nach dem Namen des:der Managers:Managerin. Klicke anschließend auf 'Bearbeiten' und aktualisiere die direkt unterstellten Personen für das Review. 

Teilmehmende hinzufügen

Du kannst auch neue Teilnehmende nachträglich hinzufügen - klicke einfach auf 'Teilnehmer hinzufügen' oben in der Liste. Es erscheint ein Popup-Fenster und Sie werden nach dem Namen des neuen Teilnehmers gefragt.

Akzeptierte Reviews erneut öffnen und änderbar machen

Manchmal kann ein Review bereits akzeptiert und unterzeichnet worden sein, obwohl noch Änderungen vorgenommen werden sollen. Um die Ergebnisse wieder änderbar zu machen, gehe auf 'Reviews' > 'Zyklen' > wähle den entsprechenden Zyklus aus > 'Ändern' unter dem Namen der:des Mitarbeitern:Mitarbeiters, deren:dessen Review wieder geöffnet werden soll > klicke auf das Schloss Symbol neben dem jeweiligen Namen. Das Review wird anschließen wieder als offenes To-Do für die entsprechende Person angezeigt.

Fragen & Skala

Du kannst in einem laufenden Zyklus keine Fragen hinzufügen / löschen oder die Standard-Skala bearbeiten. Du kannst allerdings noch anpassen, wer bestimmte Fragen beantworten soll, indem Du die verschiedenen Zielgruppen für jeden Abschnitt / jede Frage (Teilnehmende, Führungskräfte, Peers, direkte MA) auswählst.

Wenn Du allgemeine oder teamspezifische Kompetenzen über die Kompetenz-Matrix von Leapsome einbindest, kannst Du die Kompetenz-Zuordnungen noch auf Basis der aktuellen Teams und Rollen aktualisieren. Wenn Du auf diese Schaltfläche klickst, wird die Änderung sofort aktiv (ansonsten wird die Änderung erst im nächsten Zyklus berücksichtigt).

Des Weiteren werden Änderungen bezüglich der Option 'Score optional machen' und / oder der Einstellungen für die Kommentare sofort in laufenden Zyklen angezeigt.

Ziele aktualisieren 

Wenn Du individuelle Ziele in Deinem Review eingebunden hast, werden diese durch Leapsome fortlaufend aktualisiert, solange der Zyklus nicht geschlossen, und sowohl Selbsteinschätzung als auch Manager-Feedback noch nicht 'Finalisiert' sind.

Sollte eine Person in ihrem Review ein Ziel vermissen, prüfe zunächst ob es die in den Einstellungen des Zyklus definierten Kriterien (z.B. ein bestimmtes Tag) erfüllt. Wenn dem so ist, bitte Manager und den Teilnehmenden zu prüfen, ob sie ihr Review schon abgeschickt (finalisiert) haben, und falls dem so ist, dieses wieder in den Bearbeitungsmodus zu bringen. Die zusätzlichen Ziele sollten dann automatisch auftauchen. 

Sichtbarkeit 

Du kannst in einem laufenden Review Zyklus zudem im Menü im Punkt 'Sichtbarkeit' einstellen, wer was zu welchem Zeitpunkt sehen kann. Wir raten Dir allerdings alle Änderungen hier auch entsprechend an die Nutzer:innen zu kommunizieren. Du findest weitere Informationen zu Sichtbarkeitseinstellungen hier unter Punkt 4.

Änderungen an einer aktiven Automatisierung durchführen

Bei Änderungen an einer einmaligen Automatisierung wird die neue Regel neu ausgelöst, sobald die Änderung in Leapsome gespeichert wird. Die Nutzer:innen, die zuvor in der Regel enthalten waren, werden nicht erneut von der Automatisierung erfasst. 

Ebenso wird bei Änderungen an wiederkehrenden Automatisierungen die neue Regel neu ausgelöst, sobald die Änderung auf Leapsome gespeichert wird. Jeder, der die Bedingungen in einem bestimmten Zeitfenster erfüllt, wird einbezogen (Hinweis: Teilnehmende werden auf Basis der neuen Regel hinzugefügt, auch wenn sie kurz zuvor auf Basis einer anderen Regel einbezogen wurden).