Bearbeiten oder Entfernen von Teilnehmenden
Akzeptierte Reviews erneut öffnen
Individuelle Ziele aktualisieren
Änderungen an einer aktiven Automatisierung durchführen
Das Genehmigen von Peers als Admin
Bearbeiten oder Entfernen von Teilnehmenden
Du hast ein Review gestartet und festgestellt, dass du noch Änderungen zu einem Teammitglied vornehmen möchtest? Du musst die Peer Reviewer bearbeiten, die Führungskraft eines Teammitglieds ändern oder jemanden aus einem Review Prozess entfernen? Keine Sorge.
Wenn du für den Review-Zyklus verantwortlich bist, kannst du einfach die Admin-Übersicht des Review-Prozesses aufrufen, auf das kleine Stiftsymbol neben dem Namen eines Teammitglieds klicken und die Einstellungen für dieses Teammitglied ändern. So kannst du:
- Peer Reviewer hinzufügen oder entfernen.
- Direkt unterstellte Mitarbeitende als Reviewer hinzufügen oder entfernen.
- Die Führungskraft ändern.
- Teilnehmende insgesamt entfernen.
- Die Rolle der feedbackgebender Person ändern (z. B. vom Peer zur Führungskraft).
Bitte beachte: Für jede Zielperson müssen alle Feedbackgebende eindeutige Rollen haben (z. B. kann eine Person nicht zugleich als Führungskraft und Peer fungieren).
Außerdem können keine Personen nachträglich entfernt werden, die bereits mit dem Review begonnen haben. Änderungen hier beeinflussen nicht die Einstellungen in 'Dein Unternehmen' > 'Mitarbeitende & Teams'.
Es ist nicht möglich, Teilnehmende, die ihre Bewertung bereits begonnen haben, zu entfernen. Es gibt jedoch einige Änderungen, die über kleine Symbole, die neben jedem Namen erscheinen, vorgenommen werden können. Die möglichen Symbole, die dir bei der Bearbeitung von Teilnehmenden begegnen können, sind:
- ein Schlosssymbol neben dem Namen bedeutet, dass die Person die Bewertung bereits abgeschlossen hat (du kannst dieses Teammitglied nicht entfernen, aber die Bewertungen durch einen Klick auf das Symbol entsperren, sodass das Teammitglied sie erneut bearbeiten kann)
- Ein Mülleimersymbol neben dem Namen bedeutet, dass dieses Teammitglied die Bewertung noch nicht begonnen haben (du kannst dieses Teammitglied entfernen und eine andere feedbackgebende Person auswählen)
- Siehst du kein Symbol vor dem Namen, hat das Teammitglied die Bewertung zwar begonnen, aber noch nicht abgeschlossen hat (du kannst das Teammitglied nicht entfernen)
- Du hast auch die Möglichkeit, die Teilnehmende von einer Rolle in einem Zyklus in eine andere zu verschieben. Zum Beispiel hast du ursprünglich festgelegt, dass eine Mitarbeitende ein/eine Gleichgestellte/r ist, aber du hast dich dann entschieden, dass diese Person stattdessen eine/n zusätzliche/n Vorgesetzte/n sein sollte. Du kannst einfach auf "Zusätzliche/n Vorgesetzte/n erstellen" unter der/dem aktuellen Gleichgestellte/n klicken.
Wenn du jemals die ursprüngliche Teilnehmer-Auswahl für eine Überprüfung nachschlagen möchtest, kannst du dies tun, indem du zu Überprüfungen > Zyklen navigierst > auf den gewünschten Zyklus klickst und dann zum Tab 'Teilnehmer (ursprüngliche Auswahl)' des Zyklus wechselst. Bitte beachte: In diesem Tab können keine Änderungen vorgenommen werden - wenn du weitere Teilnehmende zu einem Zyklus hinzufügen möchtest, siehe den Abschnitt 'Teilnehmende hinzufügen' des Artikels.
Wechsel der Führungskraft
Im Laufe eines Zyklus kann es zu einem Wechsel der Führungskraft oder Teamleitung kommen. Soll die vorherige Führungskraft durch die neue automatisch im laufenden Zyklus aktualisiert werden, navigiere bitte zum Dashboard Deines Review Zyklus ('Reviews' > 'Zyklen', wähle den entsprechenden 'Zyklus' aus und klicke auf 'Umfang').
Unter 'Einstellungen für Führungskräfte' kannst Du das Kästchen 'Führungskräftewechsel während des Zyklus automatisch aktualisieren, aktivieren, auch wenn der Zyklus bereits begonnen hat.
Bitte beachte: Diese Änderung wird nur dann berücksichtigt, wenn die ehemalige Führungskraft noch nicht mit dem Ausfüllen der Beurteilung begonnen hat.
Die aufsteigenden Berichtslinien werden nicht automatisch aktualisiert. Um sicherzustellen, dass Mitarbeitende ihrer neue und nicht der ehemalige Führungskraft Feedback geben, navigiere bitte zum entsprechenden Review Zyklus und suche nach dem Namen der Führungskraft. Klicke anschließend auf 'Bearbeiten' und aktualisiere die direkt unterstellten Personen für das Review.
Manager teilen Ergebnisse
Wenn die Managerbewertung aktiviert ist, kannst du auch festlegen, ob die Führungskraft die Ergebnisse jederzeit teilen darf, sobald sie die Review abgeschlossen hat, oder ob du sie vorübergehend daran hindern möchtest, ihre Ergebnisse zu teilen. Diese Einstellung 'Führungskräfte können die Ergebnisse jederzeit teilen, sobald das Review abgeschlossen ist' findest du im Tab 'Sichtbarkeit' der Review. Deaktiviere dies, wenn du Kalibrierungen durchführen möchtest und kontrollieren willst, wann Führungskräfte ihre Bewertungen teilen können. Dies kann nach der Kalibrierung wieder aktiviert werden.
Um das Unterschreiben von Bewertungen zu verhindern und die Kalibrierung weiterhin zu ermöglichen, lasse bitte auch das Kästchen 'Die Führungskraft und die Bewertenden müssen die Review nach dem Teilen unterschreiben, um sie dauerhaft zu sperren' im Tab 'Zeitleiste' der Review-Einstellungen deaktiviert. Dieses Kästchen kann nach Abschluss der Kalibrierung aktiviert werden, um Unterschriften zu ermöglichen, falls gewünscht.
Teilnehmende hinzufügen
Du kannst auch neue Teilnehmende nachträglich hinzufügen - klicke einfach auf 'Teilnehmende hinzufügen' oben in der Liste unter 'Aktionen'. Es erscheint ein Popup-Fenster und du wirst nach dem Namen der Person gefragt.
Akzeptierte Reviews erneut öffnen und änderbar machen
Manchmal kann ein Review bereits akzeptiert und unterzeichnet worden sein, obwohl noch Änderungen vorgenommen werden sollen. Um die Ergebnisse wieder änderbar zu machen, gehe auf 'Reviews' > 'Zyklen' > wähle den entsprechenden Zyklus aus > 'Ändern' unter dem Namen des Teammitglieds, dessen Review wieder geöffnet werden soll > klicke auf das Schloss Symbol neben dem jeweiligen Namen. Das Review wird anschließen wieder als offenes To-Do für die entsprechende Person angezeigt.
Fragen & Skala
Du kannst in einem laufenden Zyklus keine Fragen hinzufügen / löschen oder die Standard-Skala bearbeiten. Du kannst allerdings noch anpassen, wer bestimmte Fragen beantworten soll, indem du die verschiedenen Zielgruppen für jeden Abschnitt / jede Frage (Teilnehmende, Führungskräfte, Peers, direkte MA) auswählst.
Wenn du allgemeine oder teamspezifische Kompetenzen über die Kompetenz-Matrix von Leapsome einbindest, kannst du die Kompetenz-Zuordnungen noch auf Basis der aktuellen Teams und Rollen aktualisieren. Wenn du im 'Fragen' Reiter auf diese Schaltfläche klickst, wird die Änderung sofort aktiv (ansonsten wird die Änderung erst im nächsten Zyklus berücksichtigt).
Des Weiteren werden Änderungen bezüglich der Option 'Score optional machen' und / oder der Einstellungen für die Kommentare sofort in laufenden Zyklen angezeigt.
Ziele aktualisieren
Wenn du individuelle Ziele in deinem Review eingebunden hast, werden diese durch Leapsome fortlaufend aktualisiert, solange der Zyklus nicht geschlossen, und sowohl Selbsteinschätzung als auch Feedback der Führungskraft noch nicht 'Finalisiert' sind.
Sollte eine Person in ihrem Review ein Ziel vermissen, prüfe zunächst ob es die in den Einstellungen des Zyklus definierten Kriterien (z.B. ein bestimmtes Tag) erfüllt. Wenn dem so ist, bitte Führungskräfte und den Teilnehmenden zu prüfen, ob sie ihr Review schon abgeschickt (finalisiert) haben, und falls dem so ist, dieses wieder in den Bearbeitungsmodus zu bringen. Die zusätzlichen Ziele sollten dann automatisch auftauchen.
Sichtbarkeit
Du kannst in einem laufenden Review Zyklus zudem im Menü im Punkt 'Sichtbarkeit' einstellen, wer was zu welchem Zeitpunkt sehen kann. Wir raten Dir allerdings alle Änderungen hier auch entsprechend an die Teilnehmenden zu kommunizieren. Du findest weitere Informationen zu Sichtbarkeitseinstellungen hier unter Punkt 4.
Änderungen an einer aktiven Automatisierung durchführen
Bei Änderungen an einer einmaligen Automatisierung wird die neue Regel neu ausgelöst, sobald die Änderung in Leapsome gespeichert wird. Die Teilnehmenden, die zuvor in der Regel enthalten waren, werden nicht erneut von der Automatisierung erfasst.
Ebenso wird bei Änderungen an wiederkehrenden Automatisierungen die neue Regel neu ausgelöst, sobald die Änderung auf Leapsome gespeichert wird. Jeder, der die Bedingungen in einem bestimmten Zeitfenster erfüllt, wird einbezogen (Hinweis: Teilnehmende werden auf Basis der neuen Regel hinzugefügt, auch wenn sie kurz zuvor auf Basis einer anderen Regel einbezogen wurden).
Das Genehmigen von Peers als Admin
Es kann vorkommen, dass ein Admin Peers im Namen einer Führungskraft genehmigen muss (z. B. wenn eine Führungskraft abwesend ist oder im Urlaub). Um dies zu tun, können Admins im Reviews-Modul zu "Cycles" navigieren, den gewünschten Review-Zyklus auswählen, zu "Teilnehmende" scrollen, nach "Peers: Nominated but not approved" filtern, auf das Stift-Icon für die entsprechenden Mitarbeitenden klicken und anschließend auf "Änderungen speichern" klicken. Diese Aktion ermöglicht es, dass die nominierten Peers durch den Admin genehmigt werden und somit die Genehmigung durch die Führungskraft umgangen wird.