BambooHR Integration

Über die Integration

Welche Daten werden übertragen? 

Erweiterte Anpassung der Synchronisation

Troubleshooting und häufig gestellte Fragen

Über die Integration

Unsere BambooHR Integration ermöglicht es Dir, die Benutzer in Leapsome auf dem aktuellen Stand zu halten - und das völlig automatisch!

Einmal aktiviert führt die Integration folgende Schritte aus: 

• Sie erstellt ein Leapsome Konto für jeden neuen Mitarbeiter, den Du bei BambooHR hinzufügst. Die Plattform synchronisiert automatisch den Namen, die E-Mail-Adresse, die Position, die Abteilung und den Manager des Benutzers.
• Sie versendet eine Einladung zu Leapsome an diesen Benutzer, wenn die Option 'auto-invite' aktiviert ist. Alternativ kannst Du neue Benutzer auch manuell einladen, indem Du noch offene Einladungen auf der 'Nutzer & Teams' Seite erneut versendest.
• Sie erstellt für jede 'Abteilung', die Du in BambooHR erstellt hast, ein 'Team' in Leapsome. Mitarbeiter der Abteilung werden automatisch dem entsprechenden Team zugewiesen.
• Basierend auf den Rollen in BambooHR weist sie Managerberechtigungen in Leapsome zu. Dadurch musst Du die Berichtslinien nicht neu einrichten.
• Sie aktualisiert all diese Informationen basierend auf Deinen Änderungen in BambooHR. Teilweise kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen in Leapsome angezeigt werden.

Welche Daten werden übertragen? 

Durch die Integration werden verschiedenste Mitarbeiterattribute von BambooHR an Deinen Leapsome Account übergeben. Bitte beachte, dass solange die Integration aktiviert ist, alle manuell in Leapsome vorgenommenen Änderungen, außer der Teams, von der BambooHR Integration überschrieben werden: Teams, die Du manuell in Leapsome hinzufügst, werden nicht durch die Integration überschrieben. Teams, die aus BambooHR importiert wurden, werden hingegen in Leapsome überschrieben, wenn sich die Teamzugehörigkeiten in BambooHR ändern.

Die folgenden Attribute werden standardmäßig mit BambooHR synchronisiert:

BambooHR Attribut	Leapsome Attribut	Standardmäßig zugewiesen?
Mitarbeiter-Nr.	External ID	ja
Vorname / Rufname	Vorname	ja
Nachname	Nachname	ja
Email	Email	ja
Status	(Genutzt zur (De-) Aktivierung von Nutzern)	ja
Stellenbezeichnung	Jobtitel	ja
Supervisor ID	Manager	ja
Einstellungsdatum	Eintrittsdatum	ja
Datum der Änderung des Beschäftigungsstatus auf 'Beendet'	Austrittsdatum	ja
Standort	Ort / Büro	ja
Abteilung	Team	ja
Geschlecht	Geschlecht	ja
Geburtsdatum	Geburtsdatum	ja

Auch benutzerdefinierte Attribute können zwischen BambooHR und Leapsome synchronisiert werden. Dieser Artikel beschreibt die dafür notwendigen Schritte.

Die folgenden Attribute kannst Du, falls gewünscht, ebenfalls in die Synchronisierung aufnehmen: 

BambooHR Attribut	Leapsome Attribut (Empfehlung)	Standardmäßig zugewiesen?
Level (oder ähnlich)	Level	nein
Weitere benutzerdefinierte Attribute	Benutzerdefiniertes Attribut, Level oder Team	nein

Bitte beachte, dass es bis zu 24 Stunden dauern kann, bis Änderungen in BambooHR auch in Leapsome angezeigt werden.

Aufsetzen der Integration

Bevor Du loslegst

• Bitte stelle sicher, dass sowohl der 'Status' (aktiv) und die Email-Adresse zur Verfügung stehen. Andernfalls können die Mitarbeiter nicht in Leapsome synchronisiert werden.
• Bitte überprüfe, ob Du sowohl in Leapsome als auch in BambooHR über Admin-Rechte verfügst.

Einrichtung der Integration

Du kannst die BambooHR Integration in zwei einfachen Schritten einrichten:

• Besuche die Einstellungen in Leapsome, navigiere zu 'Integrationen' und gehe zum Abschnitt 'HRIS-Integrationen' und wähle dort den Reiter 'BambooHR'
• Setze einen Haken bei 'Integration aktivieren' und trage im Feld 'Bamboo HR Subdomain' die den ersten Teil der URL ein, die Dir angezeigt wird, wenn Du BambooHR nutzt (lautet eure URL also yourcompany.bamboohr.com trägst Du in das Feld 'yourcompany' ein)
• Klicke auf 'Speichern & Synchronisieren' 
• Ggf. wirst Du nun noch einmal zu BambooHR weitergeleitet, wo Du Dich einmal anmelden musst. Sobald das erldigt ist, startet die Synchronisierung mit Leapsome automatisch. 🎉
  
  

Optionale Einstellungen

• Wenn Du die Option 'Automatically send Leapsome invites to new employees' aktivierst, erhält jeder Benutzer, der aus BambooHR (neu) synchronisiert wird, automatisch eine Einladung zu Leapsome. Wenn Du die Option deaktivierst, werden die Mitarbeiterdaten synchronisiert, die Einladungen jedoch nicht automatisch versendet. Im Anschluss kannst Du die Einladungen dann manuell über 'Nutzer & Teams' senden.
• Wenn Du die Option 'Automatisch Accounts von Nutzern reaktivieren, die zuvor deaktiviert waren' aktivierst, wird Leapsome einen Nutzer automatisch reaktivieren, sobald der Status in BambooHR für diesen Nutzer wieder auf 'aktiv' geändert wurde. Das kann z.B. hilfreich sein, wenn Personen in Elternzeit gehen und deshalb nur zeitweise nicht aktiv sind.

Erweiterte Anpassung der Synchronisation

Benutzerdefinierte Attribute synchronisieren

Sobald Du die Integration mit BambooHR erfolgreich eingerichtet und eine erste Synchronisation abgeschlossen hast, kannst Du auch Benutzerdefinierte Attribute (wie z.B. Beschäftigungsart, Kostenstelle, Ausbildung, Subunternehmen, ...) mit Daten aus BambooHR Synchonisieren. Dieser Artikel zeigt Dir, welche Schritte hierfür notwendig sind.

Bestimmte Nutzer von der Synchronisierung ausschließen

Es ist zusätzlich möglich, nur einen Teil der Nutzerbasis in BambooHR mit Leapsome zu synchronisieren. Das ermöglicht es Dir, Personen basierend auf einem bestimmten Attribut, von der Synchronisierung auszuschließen (z.B. bestimmte Länder oder Unternehmensbereiche).

Bevor Du mit dem Einrichten dieser Funktion beginnst, stelle bitte sicher, dass Du zuvor alle obigen Schritte befolgt und erfolgreich eine Synchronisierung mit BambooHR aufgesetzt hast. Solltest Du benutzerdefinierte Attribute aus BambooHR zum Ausschluss bestimmter Personengruppen nutzen wollen, lege hierfür zunächst ebenfalls eine Synchronisierung an. Hier findest du die Anleitung dafür. 

Gehe nun wie folgt vor, um die Attribute für den Ausschluss von Nutzern aus der Synchronisation festzulegen:

• Gehe in den Einstellungen zu Integrationen in Leapsome und navigiere im Bereich 'HRIS' zum Reiter 'BambooHR'
• Öffne das Attribut-Mapping (Pop-Up)
• Suche in der Liste nach dem Attribut, anhand dessen Nutzer von der Synchronisation ausgeschlossen werden sollen (z.B. 'Employment type')
• Gib nun den Wert des Attributs ein, der zum Ausschluss führen soll (z.B. 'external') - Beachte: Gib hier den Namen des Wertes genau so ein, wie er in BambooHR hinterlegt ist.
• Bestätige Deinen Eintrag, indem Du Enter drückst
• Wiederhole dieses Vorgehen, falls gewünscht, für alle weiteren Attribute, anhand derer Nutzer von der Synchonisation ausgeschlossen werden sollen
• Speichere Deine Einstellungen
  
  

Bitte beachte, dass durch das Definieren einer solchen 'Ausschlussregel' keine Nutzeraccounts automatisch durch Leapsome deaktiviert werden. Stattdessen, stellt diese Regel sicher, dass für die betreffenden 'ausgeschlossenen' Nutzer die Verbindung zu BambooHR getrennt wird, sodass du sie dann manuell deaktivieren kannst, ohne zu fürchten, dass sie durch die Integration wieder aktiviert werden. Für alle 'neuen' Nutzer, für die die Ausschlussregel greift, wird erst gar kein Leapsome-Account angelegt. 

Troubleshooting und häufig gestellte Fragen

Ich erhalte die Fehlermeldung 'We recently had trouble synchronizing your employee directory. Please double-check your credentials'.

Wenn Du gerade dabei bist, die Integration erstmalig aufzusetzen, stelle bitte sicher, dass Du nur Eure BambooHR Subdomain (und nicht die gesamte URL) in das Textfeld in Leapsome einträgst (z.B. 'meinunternehmen' statt 'meinunternehmen.bamboohr.com'). Ansonsten kann Leapsome keine Verbindung zu Eurem BambooHR Account herstellen. 

Wenn Du das überprüft hast, kann es sein, dass Du Dich lediglich erneut authentifizieren musst. Um das zu erledigen, klicke einfach auf 'Speichern & Synchronisieren'. Du wirst daraufhin ggf. gebeten, Dich in BambooHR einzuloggen. Danach sollte die Synchronisierung starten. Bitte beachte, dass es je nach Größe Deines Unternehmens bis zu mehreren Stunden dauern kann, bis die erste Synchronisierung vollständig abgeschlossen wurde. 

Der Manager wird in Leapsome falsch angezeigt.

In BambooHR hast Du die Möglichkeit, in zukunft anstehende Managerwechsel bereits vorher zu terminieren, und Manager als Vertretung zu hinterlegen, wenn z.B. der eigentliche Manager in Elternzeit geht. Aufgrund der Datenarchitektur in BambooHR kann Leapsome nur die Manager-Information lesen, die am weitesten in der Zukunft liegt. 

Im Fall des bereits vorterminierten Managerwechsels würde Leapsome den geplanten Manager bereits dann als 'Primären Manager' in Leapsome anzeigen, wenn Du den Wechsel in BambooHR terminiert hast. Im Fall einer Vertretung würde der vertretende Manager nicht in Leapsome angezeigt werden, wenn schon ein Datum für die Rückkehr des eigentlichen Managers in BambooHR festgelegt ist. 

In diesen Fällen empfehlen wir, den jeweils 'übergangenen' Manager in Leapsome als zusätzlichen Manager zu hinterlegen, um sicherzustellen, dass alle Manager Zugriff auf die Daten ihres Teams haben. Dieser Artikel zeigt Dir, wie Du einen zusätzlichen Manager definierst.

Mein benutzerdefiniertes Attribut aus BambooHR wird nicht in Nutzerprofilen angezeigt. 

Stelle bitte sicher, dass Du für dein benutzerdefiniertes Attribut aus BambooHR in Leapsome auch ein Ziel-Attribut definiert hast. Nur so weiß Leapsome, an welcher Stelle die neue Information aus BambooHR in Leapsome angezeigt werden soll.

Um dies einzurichten, navigiere zu 'Admin-Einstellungen' > 'Integrationen' und klicke im BambooHR Tab auf den Button 'Benutzerdefinierte Attribute Synchronisieren'. Alle für Leapsome lesbaren Attribute erscheinen auf der linken Seite. Für alle benutzerdefinierten Attribute aus BambooHR kannst Du dann auf der rechten Seite ein Ziel-Attribut auswählen. Das kann ein Team, Level oder benutzerdefiniertes Leapsome-Attribut sein. Wenn dein Ziel-Attribut ein benutzerdefiniertes Attribut in Leapsome sein soll, lege dieses bitte zunächst unter 'Admin-Einstellungen' > 'Nutzer & Teams' > 'Aktionen' > 'Attribute verwalten' an. Erst sobald das erledigt ist, kannst Du dieses Attribut auf der rechten Seite der Ansicht 'Benutzerdefinierte Attribute Synchronisieren' auswählen. Wähle dein Ziel-Attribut aus, und spreichere Deine Einstellungen. Sobald die nächste Synchronisierung mit BambooHR abgeschlossen ist, sollte Leapsome das neue Attribut in jedem Nutzerprofil mit Daten befüllen. 

Die Integration hat für eine Person kein Nutzerprofil in Leapsome angelegt. 

Bitte stelle sicher, dass diese Person in BambooHR den Status 'Aktiv' hat. Bei jedem anderen Status legt Leapsome kein Profil an. 

Sofern die Person in BambooHR 'Aktiv' ist, überprüfe bitte, ob Du in den Integrationseinstellungen für BambooHR in Leapsome unter 'Benutzerdefinierte Attribute Synchronisieren' ein Kriterium definert hast, welches z.B. auch die betreffende Person von der Integration ausschließen würde. 

Zusätzlich wird Leapsome immer dann kein neues Profil für eine Person anlegen, wenn dessen Email-Adresse schon von einem bestehenden Leapsome-Account verwendet wird. Um herauszufinden, ob dies der Fall ist, kannst Du dir unter 'Admin-Einstellungen' > 'Nutzer & Teams' > 'Aktionen' > 'Exportieren' einen vollständigen Nutzerexport herunterladen und nach der Email-Adresse suchen.  

Ich habe einen Nutzer in BambooHR deaktiviert, aber er wird mir weiterhin als aktiv in Leapsome angezeigt. Woran kann das liegen?

In dem Fall habt ihr vermutlich eine Gruppe von Nutzern von der Integration ausgeschlossen, und der betreffende Nutzer ist Teil dieser Gruppe. Dadurch werden betreffende Nutzer nicht durch die Integration deaktiviert. Gehe zu 'Admin-Einstellungen' > 'Integrationen' > 'Benutzerdefinierte Attribute synchronisieren', um zu überprüfen, welche Personengruppen aktuell von der Integration ausgeschlossen sind. Du kannst den Nutzer dann einmalig unter 'Admin-Einstellungen' > 'Nutzer & Teams' manuell deaktivieren.

Kann ich die Profilfotos meines Teams aus BambooHR mit Leapsome synchronisieren?

Das ist leider nicht möglich. Jeder Nutzer kann sein eigenes Foto in den Profil-Einstellungen in Leapsome hochladen.

Wie kann ich sicherstellen, dass alle Personen, die z.B. in Elternzeit sind oder das Unternehmen ganz verlassen, keinen Zugriff auf Leapsome haben?

Da Leapsome nur Nutzer, die in BambooHR als 'Aktiv' gelistet werden, auch in Leapsome aktiviert, werden alle Nutzer, deren Status aufgrund von Elternzeit oder Kündigung in BambooHR nicht mehr 'Aktiv' ist, automatisch in Leapsome deaktiviert. Somit brauchst Du diese Nutzer nicht manuell zu deaktivieren. 

In unserem BambooHR-Account sind auch Externe gelistet. Wie kann ich sicherstellen, dass diese keinen Zugriff zu Leapsome erhalten?

Du kannst Personengruppen wie z.B. 'Externe' von der Synchronisierung ausschließen. Befolge dafür einfach die Schritte im Abschnitt 'Bestimmte Nutzer von der Synchronisierung ausschließen'. Hierzu eignet sich beispielsweise das BambooHR Attribut 'Employee Type'. 

Bitte beachte, dass sobald Du dies aufgesetzt hast, für Externe nur die Verbidung zwischen Leapsome und BambooHR getrennt wird. Wenn Du bestehende Profile Externer in Leapsome deaktivieren oder löschen möchtest, musst Du dies einmalig manuell erledigen. Für alle Externen, die neu in eurem BambooHR Account hinzugefügt werden, wird kein Profil in Leapsome erstellt.