Wie sieht das ideale 360° (Performance) Review aus?
Fragst du dich, wie du einen geeigneten Prozess für (Performance-) Reviews und Feedback in Deinem Unternehmen etablieren kannst? Wir haben alles, was wir darüber von Branchenexperten und unseren Kunden gelernt haben, in einem Modell für den idealen Review-Prozess zusammengefasst!
Um von effektivem und entwicklungsorientierten Feedback zu profitieren, empfehlen wir:
- Die Durchführung von halbjährlichen Reviews, die neben einer Selbsteinschätzung und einer Einschätzung der Führungskraft auch Peer-Reviews und Feedback von Mitarbeitenden an ihre Führungskräfte enthalten (360°-Perspektive).
- Feedback zu Kompetenzen und Entwicklungspotenzialen einzubeziehen, um eine ganzheitliche Evaluation dessen zu ermöglichen, was die Person bereits gut macht und verbessern sollte. Reviews sind am effektivsten, wenn sie Mitarbeitenden helfen, ihre Schwächen zu verstehen und zu verbessern.
- Evaluation von Zielen einzubeziehen, um die Leistung einer Person zusätzlich zu ihrem Potenzial und ihren Kompetenzen zu evaluieren.
Setup des 360° (Performance) Reviews in Leapsome
Dieser Anwendungsfall basiert auf dem Review Modul in Leapsome. Wenn Du neben Kompetenzen und Potenzialen auch eine leistungsbezogene Komponente in Form von Zielen in den Review einbeziehen möchtest, solltest Du auch das Ziel Modul aktivieren.
In diesem Artikel findest Du eine Beschreibung zum Setup einer Best-Practice Vorlage für den 360° (Performance) Review in Leapsome. Diese beruht auf Deiner Standard-Skala für Reviews und Deinen Unternehmens- und Teamkompetenzen sowie auf den im Ziel Modul festgelegten persönlichen Zielen (für die leistungsbezogene Komponente).
Eine neue Review Vorlage erstellen:
Name
Benenne die Vorlage (z.B. '360° (Performance) Review') und entscheide, ob andere Admins diese Vorlage bearbeiten sollen. Gebe Mitarbeitenden und Führungskräften keine Zugriffsrechte, da dies ein zentral gesteuerter Review Zyklus ist.
Umfang
Beziehe alle vier Perspektiven ein:
- Selbsteinschätzung
- Feedback von der direkten Führungskraft
- Feedback von den direkt unterstellten Mitarbeitenden
- Feedback von anderen Teammitgliedern ("Peers")
Aktiviere darunter die Einstellung, dass die Teilnehmenden ihre Peers nominieren und die Führungskräfte die Auswahl dann bestätigen. Auf diese Weise kann jede Feedback-Zielperson die Personen auswählen, deren Feedback am relevantesten ist, und den Führungskräften dennoch die Möglichkeit geben, diese Auswahl zu genehmigen oder zu ändern.
Wir empfehlen, mindestens 2 Peers und maximal 7 Peers zuzulassen.
Fragen
Binde allgemeine und team-spezifische Kompetenzen in den Fragebogen ein. Im Idealfall schätzen alle Feedback-Geber (d.h. die Teilnehmenden selbst, deren Führungskräfte und Peers sowie deren direkt unterstellten Mitarbeitende) jede Kompetenz ein. Kompetenzbezogene Fragen sollten am besten mit einem Skalenwert und einem optionalen Kommentar beantwortet werden. Du kannst den Skalenwert jedoch auch auf 'optional' setzen. In diesem Fall wird zusätzlich zu den Skalenpunkten eine N/A-Option angezeigt, die nützlich ist, wenn ein Feedback-Geber kein Feedback auf eine bestimmte Kompetenz geben kann.
Wenn Du eine Einschätzung der Leistung einbinden möchten, dann nehme auch aktive, persönliche Ziele in den Fragebogen auf.
Füge zusätzlich einige benutzerdefinierte Fragen hinzu, z.B.:
- Was sollte ich / die Person anfangen zu tun?
- Was sollte ich / die Person aufhören zu tun?
- Was sollte ich / die Person beibehalten?
- Was ist das wichtigste Entwicklungsziel, an dem ich / die Person arbeiten sollte?
- Welche Unterstützung benötige ich, um meine Entwicklungsziele zu erreichen? // Welche Unterstützung könnten Sie der Person anbieten, um sich in deren Rolle weiterzuentwickeln?
Weitere Inspirationen findest du in unseren Best Practice Fragen für 360° Assessments!
Mit Leapsome kannst du außerdem private Fragen hinzufügen, auf die nur die Führungskräfte und die Admins zugreifen können. Verwende diese für Fragen zu Vergütungs- und Beförderungsentscheidungen.
Stelle sicher, dass der Fragebogen nicht zu lang ist! Alles in allem sollten Ihre Mitarbeitende nicht mehr als 15 bis maximal 20 Fragen beantworten müssen.
Sichtbarkeit
Die Sichtbarkeitseinstellungen in Ihrer Review Vorlage werden gemäß unseren Best Practices vorab ausgefüllt:
Wir würden es empfehlen, so viel wie möglich auf Transparenz zu bauen, wenn es um die Feedback-Kultur in Ihrem Unternehmen geht. So gewöhnen sich die Mitarbeitende daran, sich gegenseitig offenes und konstruktives Feedback zu geben. Durch nicht anonymes Feedback (wie in den oben dargestellten Einstellungen zu sehen) ist es möglich, die Feedbackgebenden im Nachhinein zu kontaktieren, wenn das gewünscht ist. Wenn du damit einverstanden bist, lasse die Einstellungen einfach unverändert.
Wenn du weniger Transparenz bevorzugst, kannst du Feedback von direkt unterstellten Mitarbeitenden und Peers anonymisieren, indem du für Admins, Führungskräfte und / oder Teilnehmende bei 'Name des Autors' 'Nein (anonym)' wählst.
Zeitplan
Als letzten Schritt kannst du nun den Zeitplan wählen. Ein typischer 360° (Performance) Review ist in ca. 4 Wochen abgeschlossen:
Aktiviere hinterher deine Vorlage.
Wenn die Zeit dafür gekommen ist, den ersten 360° (Performance) Review zu starten, verwende die Vorlage, um daraus einen Review Zyklus zu erstellen.
Wann im Jahr sollten die 360° (Performance) Reviews stattfinden?
Ein großer Teil unserer Kundschaft führt ihre 360° (Performance) Reviews im zweiten und vierten Quartal des Kalenderjahres durch und stellt sicher, dass alle Mitarbeitende im Unternehmen während dieser Zeit Feedback erhalten.
Manchmal ist das für manche Teams nicht machbar. In diesem Fall setze einfach einen zweiten Review Zyklus für diese Teams auf, z.B. im ersten Quartal des folgenden Jahres statt im vierten Quartal des letzten Jahres.
Oft sind Gehalts- und Beförderungsentscheidungen an den zweiten 360° (Performance) Review am Ende oder Anfang des Jahres geknüpft. Wir empfehlen, ein Kalibrierungsmeeting/-komitee abzuhalten, das durch die Daten und Analysen des 360° (Performance) Review gestützt ist, jedoch einen „menschlichen Check-in-Prozess“ beinhaltet. Durch die Kalibrierung des Feedbacks jeder Führungskraft über das gesamte Unternehmen hinweg mithilfe von der Review Analysen in Leapsome werden faire Vergütungsentscheidungen ermöglicht.
Wenn du dich weiterführend mit Best Practices zur Durchführung eines 360° (Performance) Review befassen möchtest, empfehlen wir dir dieses Handbuch zu lesen.
Automatisiertes Probezeitfeedback
Zusätzlich zu den halbjährlichen 360° (Performance) Reviews empfehlen wir dir, deine neuen Mitarbeitende während der Probezeit mit strukturiertem Feedback zu unterstützen. Lege einfach eine weitere Review Vorlage an und füge einige unserer Best Practice Fragen für Probezeitgespräche hinzu. Richte anschließend eine Automatisierung ein, die einen Feedback-Prozess für neue Mitarbeitende 2 oder 3 Monaten nach ihrem Startdatum erstellt.
Weiteres Feedback
Natürlich sollten Führungskräfte nicht nur während der Probezeit und im Rahmen der 360° (Performance) Reviews mit ihren Mitarbeitenden in Kontakt bleiben und ihnen Feedback geben. Aus diesem Grund ergänzen die Instant Feedback und Meetings Module in Leapsome die Review und Ziel Module. Zusätzlich zu den halbjährlichen 360° (Performance) Reviews sollten Führungskräfte idealerweise wöchentliche oder zweiwöchentliche 1:1-Meetings mit ihren Mitarbeitenden durchführen, die sich auf Zielfortschritt und Hürden, Coaching, Feedback und allgemeines Befinden konzentrieren.
Durch die Kombination von strukturiertem Feedback, Zielsetzung, Instant Feedback und Meetings sowie Umfragen und Lernen bietet Leapsome Ihnen alle Werkzeuge, um ein gut funktionierendes und effektives People Enablement-System in Ihrem Unternehmen zu etablieren.