Blueprint: Review Setup

Wie sieht der ideale 360° (Performance) Review aus?

Fragst Du Dich, wie Du einen geeigneten Prozess für (Performance-) Assessments und Feedback in Deinem Unternehmen etablieren kannst? Wir haben alles, was wir darüber von Branchenexperten und unseren Kunden gelernt haben, in einem Modell für den idealen Review-Prozess zusammengefasst!

Um von effektivem und entwicklungsorientierten Feedback zu profitieren, empfehlen wir:

• Die Durchführung von halbjährlichen Reviews, die neben einer Selbsteinschätzung und einer Einschätzung des Managers auch Peer-Feedback und Feedback von Mitarbeitern an ihre Manager enthalten (360°-Perspektive).
• Feedback zu Kompetenzen und Entwicklungspotenzialen einzubeziehen, um eine ganzheitliche Evaluation dessen zu ermöglichen, was die Person bereits gut macht und verbessern sollte. Reviews sind am effektivsten, wenn sie Mitarbeitern helfen, ihre Schwächen zu verstehen und zu verbessern.
• Evaluation von Zielen einzubeziehen, um die Leistung einer Person zusätzlich zu ihrem Potenzial und ihren Kompetenzen zu evaluieren.

Setup des 360° (Performance) Reviews in Leapsome

Dieser Anwendungsfall basiert auf dem Review Modul in Leapsome. Wenn Du neben Kompetenzen und Potenzialen auch eine leistungsbezogene Komponente in Form von Zielen in den Review einbeziehen möchtest, solltest Du auch das Ziel Modul aktivieren.

In diesem Artikel findest Du eine Beschreibung zum Setup einer Best-Practice Vorlage für den 360° (Performance) Review in Leapsome. Diese beruht auf Deiner Standard-Skala für Assessments und Deinen Unternehmens- und Teamkompetenzen sowie auf den im Ziel Modul festgelegten persönlichen Zielen (für die leistungsbezogene Komponente).

Eine neue Review Vorlage erstellen: 

Name

Benenne die Vorlage (z.B. '360° (Performance) Review') und entscheide, ob andere Admins diese Vorlage bearbeiten sollen. Gebe Mitarbeitern und Managern keine Zugriffsrechte, da dies ein zentral gesteuerter Review Zyklus ist.

Umfang

Beziehe alle vier Perspektiven ein: 

• Selbsteinschätzung
• Feedback vom direkten Manager
• Feedback von den direkt unterstellten Mitarbeitern
• Feedback von anderen Kollegen ("Peers")

Aktiviere darunter die Einstellung, dass die Teilnehmer ihre Kollegen nominieren und die Manager die Auswahl dann bestätigen. Auf diese Weise kann jeder Feedback-Empfänger die Personen auswählen, deren Feedback für ihn am relevantesten ist, und den Managern dennoch die Möglichkeit geben, diese Auswahl zu genehmigen oder zu ändern.

Wir empfehlen, mindestens 2 Peers und maximal 7 Peers zuzulassen.

Fragen

Binde allgemeine und team-spezifische Kompetenzen in den Fragebogen ein. Im Idealfall schätzen alle Feedback-Geber (d.h. die Teilnehmer selbst, deren Manager und Kollegen sowie deren direkt unterstellten Mitarbeiter) jede Kompetenz ein. Kompetenzbezogene Fragen sollten am besten mit einem Skalenwert und einem optionalen Kommentar beantwortet werden. Du kannst den Skalenwert jedoch auch auf 'optional' setzen. In diesem Fall wird zusätzlich zu den Skalenpunkten eine N/A-Option angezeigt, die nützlich ist, wenn ein Feedback-Geber kein Feedback auf eine bestimmte Kompetenz geben kann.

Wenn Du eine Einschätzung der Leistung einbinden möchten, dann nehme auch aktive, persönliche Ziele in den Fragebogen auf.

Füge zusätzlich einige benutzerdefinierte Fragen hinzu, z.B.:

• Was sollte ich / er / sie anfangen zu tun?
• Was sollte ich / er / sie aufhören zu tun?
• Was sollte ich / er / sie weiter beibehalten?
• Was ist das wichtigste Entwicklungsziel, an dem ich / er / sie arbeiten sollte?
• Welche Unterstützung benötige ich, um meine Entwicklungsziele zu erreichen? // Welche Unterstützung könnten Sie ihm / ihr anbieten, um sich in seiner / ihrer Rolle weiterzuentwickeln?

Weitere Inspirationen findest Du in unseren Best Practice Fragen für 360° Assessments!

Mit Leapsome kannst Du außerdem private Fragen hinzufügen, auf die nur der Manager und die Administratoren zugreifen können. Verwende diese für Fragen zu Vergütungs- und Beförderungsentscheidungen.

Stelle sicher, dass der Fragebogen nicht zu lang ist! Alles in allem sollten Ihre Mitarbeiter nicht mehr als 15 bis maximal 20 Fragen beantworten müssen.

Sichtbarkeit

Die Sichtbarkeitseinstellungen in Ihrer Review Vorlage werden gemäß unseren Best Practices vorab ausgefüllt: 

Wir würden es empfehlen, so viel wie möglich auf Transparenz zu bauen, wenn es um die Feedback-Kultur in Ihrem Unternehmen geht. So gewöhnen sich die Mitarbeiter daran, sich gegenseitig offenes und konstruktives Feedback zu geben. Durch nicht anonymes Feedback (wie in den oben dargestellten Einstellungen zu sehen) ist es möglich, den Feedback-Geber im Nachhinein zu kontaktieren, wenn das gewünscht ist. Wenn Du damit einverstanden bist, lasse die Einstellungen einfach unverändert.

Wenn Du weniger Transparenz bevorzugst, kannst Du Feedback von direkt unterstellten Mitarbeitern und Kollegen anonymisieren, indem Du für Admins, Manager und / oder Teilnehmer bei 'Name des Autors' 'Nein (anonym)' wählst.

Zeitplan

Als letzten Schritt kannst Du nun den Zeitplan wählen. Ein typischer 360° (Performance) Review ist in ca. 4 Wochen abgeschlossen:

Aktiviere hinterher Deine Vorlage.

Wenn die Zeit dafür gekommen ist, den ersten 360° (Performance) Review zu starten, verwende die Vorlage, um daraus einen Review Zyklus zu erstellen.

Wann im Jahr sollten die 360° (Performance) Reviews stattfinden?

Die meisten unserer Kunden führen ihre 360° (Performance) Reviews im zweiten und vierten Quartal des Kalenderjahres durch und stellen sicher, dass jeder im Unternehmen während dieser Zeit Feedback erhält.

Manchmal ist das für manche Teams nicht machbar. In diesem Fall setze einfach einen zweiten Review Zyklus für diese Teams auf, z.B. im ersten Quartal des folgenden Jahres statt im vierten Quartal des letzten Jahres.

Oft sind Gehalts- und Beförderungsentscheidungen an den zweiten 360° (Performance) Review am Ende oder Anfang des Jahres geknüpft. Wir empfehlen, ein Kalibrierungsmeeting/-komitee abzuhalten, das durch die Daten und Analysen des 360° (Performance) Review gestützt ist, jedoch einen „menschlichen Check-in-Prozess“ beinhaltet. Durch die Kalibrierung des Feedbacks jedes Managers über das gesamte Unternehmen hinweg mithilfe von der Review Analysen in Leapsome werden faire Vergütungsentscheidungen ermöglicht.

Wenn Du Dich weiterführend mit Best Practices zur Durchführung eines 360° (Performance) Review befassen möchtest, empfehlen wir Dir dieses Handbuch zu lesen.

Automatisiertes Probezeitfeedback

Zusätzlich zu den halbjährlichen 360° (Performance) Reviews empfehlen wir Dir, Deine neuen Mitarbeiter während der Probezeit mit strukturiertem Feedback zu unterstützen. Lege einfach eine weitere Review Vorlage an und füge einige unserer Best Practice Fragen für Probezeitgespräche hinzu. Richte anschließend eine Automatisierung ein, die einen Feedback-Prozess für neue Mitarbeiter 2 oder 3 Monaten nach ihrem Startdatum erstellt.

Weiteres Feedback

Natürlich sollten Manager nicht nur während der Probezeit und im Rahmen der 360° (Performance) Reviews mit ihren Mitarbeitern in Kontakt bleiben und ihnen Feedback geben. Aus diesem Grund ergänzen die Instant Feedback und Meetings Module in Leapsome die Review und Ziel Module. Zusätzlich zu den halbjährlichen 360° (Performance) Reviews sollten Manager idealerweise wöchentliche oder zweiwöchentliche 1:1-Meetings mit ihren Mitarbeitern durchführen, die sich auf Zielfortschritt und Hürden, Coaching, Feedback und allgemeines Befinden konzentrieren.

Durch die Kombination von strukturiertem Feedback, Zielsetzung, Instant Feedback und Meetings sowie Umfragen und Lernen bietet Leapsome Ihnen alle Werkzeuge, um ein gut funktionierendes und effektives People Enablement-System in Ihrem Unternehmen zu etablieren.