Über die Integration
Unsere HiBob Integration ermöglicht es dir, deine Nutzerdaten in Leapsome immer auf dem neuesten Stand zu halten - vollkommen automatisch!
Einmal aktiviert, wird die Integration automatisch...
- einen neuen Leapsome Account für jeden neuen Mitarbeitenden erstellen, den du in HiBob hinzufügst.
- eine Einladung E-Mail zu Leapsome an neue Teammitglieder verschicken, falls du die Option 'Automatisch Einladungen zu Leapsome an alle synchronisierten Mitarbeitenden senden' aktiviert hast. Alternativ kannst du die Teammitglieder auch manuell einladen, indem du offene Einladungen von deiner 'Mitarbeitende & Teams' Seite versendest.
- Leapsome 'Teams' für jede 'Abteilung' erstellen, die du in HiBob angelegt hast. Mitglieder der Abteilung werden automatisch dem entsprechenden Team in Leapsome zugewiesen.
- Berichtslinien in Leapsome anlegen. Auf Basis der Daten in HiBob weist Leapsome automatisch Führungskräfte zu. Auf Wunsch können auch 'Second level manager' aus HiBob als zusätzliche Führungskräfte in Leapsome importiert werden.
- alle oben genannten Informationen basierend auf deinen Änderungen in HiBob aktualisieren. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen in Leapsome übernommen werden.
Welche Daten werden übertragen?
Durch die Integration werden verschiedenste Attribute von HiBob an deinen Leapsome Account übergeben. Bitte stelle sicher, dass Leapsome auf diese Attribute zugreifen kann, wenn du die Integration einrichtest.
Bitte beachte, dass solange die Integration aktiviert ist, alle manuell in Leapsome vorgenommenen Änderungen, außer der Teams, von der HiBob Integration überschrieben werden: Teams, die du manuell in Leapsome hinzufügst, werden nicht durch die Integration überschrieben. Teams, die aus HiBob importiert wurden, werden hingegen in Leapsome überschrieben, wenn sich die Teamzugehörigkeiten in HiBob ändern.
Folgende Attribute werden durch die Integration synchronisiert:
| HiBob Attribut | Leapsome Attribut | Standardmäßig zugewiesen? |
| Employee ID | External ID |
ja |
| First Name | Vorname | ja |
| Last Name | Nachname | ja |
| ja | ||
| Status | (Genutzt zur (De-) Aktivierung von Nutzern) | ja |
| Position | Jobtitel | ja |
| Reports to | Führungskraft | ja |
| Site | Ort/Büro | ja |
| Department | Abteilung (vor Juli 2024: Team) | ja |
|
Termination Date |
Austrittsdatum |
ja |
| Birthday | Geburtstag | ja |
| Legal Gender | Geschlecht | ja |
| Second Level Manager | Zusätzliche Führungskraft | nein, Einstellung in Leapsome |
Du kannst zusätzlich zu den oben aufgeführten Attributen auch weitere Daten aus HiBob mit Leapsome synchronisieren. Dieser Artikel zeigt dir, wie du hierfür vorgehen musst. Bitte beachte, dass aktuell Mitarbeitendendaten, die in Form einer Tabelle ('Employee tables') angelegt sind, nicht mit Leapsome synchronisiert werden können (z.B. Training Records).
Einrichten der Integration
Um die Integration einzurichten, benötigst du (Super-) Adminrechte in Leapsome, sowie Adminrechte in HiBob.
1. Erstelle einen HiBob 'Service User'
Die Verbindung zwischen HiBob und Leapsome wird mittels eines 'Service Users' hergestellt. Diesen kannst du in wenigen Schritten in HiBob erstellen. Weitere Details findest du in dieser Dokumentation von HiBob.
- In HiBob, navigiere zu Settings > Integrations und wähle Automation > Service User.
- Gib einen aussagekräftigten Namen, sowie Anzeigenamen ein, z.B. Leapsome Integration, und speichere.
- Kopiere die ID und den Token des Service users an einen sicheren Ort. Achtung: Der Token kann später nicht mehr in HiBob eingesehen werden.
- Klicke auf 'Done'.
2. Erstelle eine 'Permission Group' für den Service User
Standardmäßig haben Servcie User in HiBob keinerlei Zugriff auf die Daten eurer Mitarbeitenden. Diesen Datenzugriff musst du dem Service User einmalig mithilfe einer Permission Group gewähren. In diesem Artikel von HiBob erfährst du mehr zu dem Thema.
- Gehe zu 'Settings' > 'Permissions Group' in HiBob und klicke auf 'Create group'
- Gib der Gruppe einen aussagekräftigen Namen, z.B. 'Leapsome API'
- Füge den Service User, der für die Leapsome Integration genutzt werden soll, dieser Permission Group hinzu
- Klicke unter 'Group members' auf 'Select'
- Wähle dort 'Select specific employees' und wähle den gewünschten Service User aus
- Bestätige deine Änderungen mit Klick auf 'Create'
- Im nächsten Abschnitt legst du fest, auf welche Daten zugegriffen werden darf.
- Navigiere zu 'People's data' > 'People' und stelle sicher dass ein Haken bei den folgenden Abschnitten gesetzt ist:
- View about section
- View basic info section
- View employment section
- View home section
- View lifecycle section
- View personal section
- View user data section
- View work section
- View work contact section
- Im Abschnitt 'Access Rights' kannst du all die Teammitglieder auswählen, die ein Profil in Leapsome haben sollen. Standardmäßig ist hier 'All Employees' ausgewählt.
- Wenn alle Mitarbeitenden in HiBob auch Zugang zu Leapsome bekommen sollen, lass diese Einstellung unverändert
- Wenn du bestimmte Personengruppen von der Synchronisierung mit Leapsome ausschließen möchtest (z.B. Externe bzw. Contractors), kannst du in HiBob eine Regel aufsetzen, nach welcher dann nur Personen, die bestimmte Kriterien erfüllen, Zugriff zu Leapsome erhalten
- Klicke dafür auf 'Select people by condition' und definiere die besagte Regel
- Wenn du beispielsweise 'Contractors' ausschließen möchtest, könnte die Regel wie folgt aussehen:
- Bestätige deine Auswahl durch Klick auf 'Apply'
- Du kannst überprüfen, wer von der Regel erfasst wird, indem du auf die kleine Vorschau klickst:
- Bestätige deine Gruppeneinstellungen, indem du auf 'Save' und danach auf 'Apply' klickst
3. Schließe die Einrichtung in Leapsome ab
Gehe in Leapsome zu den Admin-Einstellungen > Integrationen und klicke auf 'HiBob'. Setze einen Haken bei 'Integration aktivieren', füge die ID sowie den Token deines Service Users in die entsprechenden Felder ein und klicke auf 'Speichern & Synchronisieren'.
Die erste Synchronisierung hat nun begonnen. Sobald diese abgeschlossen ist, kannst du alle neu hinzugefügten Teammitglieder unter 'Admin-Einstellungen' > 'Mitarbeitende & Teams' finden. Die Synchronisierung findet von nun an täglich statt. Bei Bedarf kannst du auch eine zusätzliche Synchronisierung anstoßen, indem du auf 'Speichern & Synchronisieren' klickst.
Erweiterte Einstellungen
- Wenn du die Option '' aktivierst, erhält jeder Account, der (neu) von HiBob synchronisiert wird, automatisch eine Einladung, sich bei Leapsome zu registrieren. Wenn du diese Option deaktivierst, werden die Accountdaten synchronisiert, die neuen Teammitglieder erhalten jedoch nicht automatisch auch eine Einladung. Du kannst die Einladung dann manuell über die 'Mitarbeitende & Teams' Liste senden.
- Wenn du die Option 'Automatisch Accounts von Mitarbeitenden reaktivieren, die zuvor deaktiviert waren' aktivierst, wird Leapsome einen Account automatisch reaktivieren, sobald der Status in HiBob für diesen Account wieder auf 'aktiv' geändert wurde. Dies ist besonders praktisch, wenn z.B. jemand aus der Elternzeit wiederkommt.
- Wenn du die Einstellung 'Synchronisierung zusätzlicher Führungskräfte' aktivierst, wird Leapsome automatisch die 'Second level manager' der Teammitglieder aus HiBob importieren und in Leapsome als 'Zusätzliche Führungskraft' anzeigen. Dieser Artikel zeigt dir, welche Berechtigungen zusätzliche Führungskräfte in Leapsome haben.
Troubleshooting und häufig gestellte Fragen
Ich erhalte beim erstmaligen Einrichten der Integration eine Fehlermeldung.
Stelle zunächst sicher, dass du in der 'Permission group' für Leapsome in HiBob für alle benötigten Accountdaten die Option 'Read' freigegeben hast. Ansonsten kann die Integration nicht korrekt funktionieren.
Wenn das erledigt ist, stelle sicher, dass du die Zugriffsdaten deines Service Users korrekt zu Leapsome übertragen hast. Schon ein versehentlich gesetztes Leerzeichen führt dazu, dass die Zugriffsdaten nicht wie gewünscht funktionieren. Sobald beides überprüft ist, starte in Leapsome einen neuen Anlauf für die Integration mit einem Klick auf 'Speichern & Synchronisieren'.
Die Integration hat für eine Person kein Account-Profil in Leapsome angelegt.
Bitte stelle sicher, dass diese Person in HiBob den Status 'Aktiv' hat. Bei jedem anderen Status legt Leapsome kein Profil an.
Sofern die Person in HiBob 'Aktiv' ist, überprüfe bitte in den Einstellungen der 'Permission Group' in HiBob, ob du ein Kriterium definiert hast, welches z.B. auch die betreffende Person von der Integration ausschließen würde.
Zusätzlich wird Leapsome immer dann kein neues Profil für eine Person anlegen, wenn deren Email-Adresse schon von einem bestehenden Leapsome-Account verwendet wird. Um herauszufinden, ob dies der Fall ist, kannst du dir unter 'Admin-Einstellungen' > 'Mitarbeitende & Teams' > 'Aktionen' > 'Exportieren' einen vollständigen Account Export herunterladen und nach der Email-Adresse suchen.
Wie kann ich sicherstellen, dass alle Personen, die z.B. in Elternzeit sind oder das Unternehmen ganz verlassen, keinen Zugriff auf Leapsome haben?
Da Leapsome nur Teammitglieder, die in HiBob als 'Aktiv' gelistet werden, auch in Leapsome aktiviert, werden alle Accounts, deren Status davon abweicht, automatisch in Leapsome deaktiviert. Somit brauchst Du diese Teammitglieder nicht manuell deaktivieren.
Kann ich Profile in Leapsome auch über die HiBob-Integration löschen?
Nein. Leapsome löscht keine Profile automatisch über die Integration. Stattdessen werden die Profile all jener Nutzer deaktiviert, die in HiBob nicht den Status 'Aktiv' haben. Wenn du Profile in Leapsome löschen möchtest, kannst du dies manuell im Bereich 'Mitarbeitende & Teams' erledigen.