HiBob Integration

Über die Integration

Unsere HiBob Integration ermöglicht es Dir, Deine Nutzerdaten in Leapsome immer auf dem neuesten Stand zu halten - vollkommen automatisch!

Einmal aktiviert, wird die Integration automatisch...

• einen neuen Leapsome Account für jeden neuen Mitarbeiter erstellen, den Du in HiBob hinzufügst. 
• eine Einladungs E-Mail zu Leapsome an neue Nutzer verschicken, falls Du die Option 'Automatisch Einladungen zu Leapsome an alle synchronisierten Nutzer senden' aktiviert hast. Alternativ kannst Du die User auch manuell einladen, indem Du offene Einladungen von Deiner 'Users & Teams' Seite versendest.
• Leapsome 'Teams' für jede 'Abteilung' erstellen, die Du in HiBob angelegt hast. Mitglieder der Abteilung werden automatisch dem entsprechenden Team in Leapsome zugewiesen.
• Berichtslinien in Leapsome anlegen. Auf Basis der Daten in HiBob weist Leapsome automatisch Manager zu. Auf Wunsch können auch 'Second level manager' aus HiBob als zusätzliche Führungskräfte zu Leapsome importiert werden. 
• alle oben genannten Informationen basierend auf Deinen Änderungen in HiBob aktualisieren. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen in Leapsome übernommen werden.

Welche Daten werden übertragen?

Durch die Integration werden verschiedenste Mitarbeiterattribute von HiBob an Deinen Leapsome Account übergeben. Bitte stelle sicher, dass Leapsome auf diese Attribute zugreifen kann, wenn Du die Integration einrichtest.
Bitte beachte, dass solange die Integration aktiviert ist, alle manuell in Leapsome vorgenommenen Änderungen, außer der Teams, von der HiBob Integration überschrieben werden: Teams, die Du manuell in Leapsome hinzufügst, werden nicht durch die Integration überschrieben. Teams, die aus HiBob importiert wurden, werden hingegen in Leapsome überschrieben, wenn sich die Teamzugehörigkeiten in HiBob ändern.

Folgende Attribute werden durch die Integration synchronisiert:

HiBob Attribut	Leapsome Attribut	Standardmäßig zugewiesen?
Employee ID	External ID	ja
First Name	Vorname	ja
Last Name	Nachname	ja
Email	Email	ja
Status	(Genutzt zur (De-) Aktivierung von Nutzern)	ja
Position	Jobtitel	ja
Reports to	Manager	ja
Site	Ort/Büro	ja
Department	Team	ja
Second Level Manager	Zusätzliche Führungskraft	nein, Einstellung in Leapsome

Bitte beachte, dass abseits der oben aufgeführten Attribute, keine weiteren Daten aus HiBob zur Synchronisierung hinzugefügt werden können. Solltest du weitere Attribute in Leapsome mit Daten befüllen wollen, nutze dafür am Besten einen Excel-Upload. Diese Daten werden dann nicht von der HiBob-Integration überschrieben.

Einrichten der Integration

Um die Integration einzurichten, musst Du einen API-Key generieren, welcher Zugriff auf die folgenden Mitarbeiterattribute erhält:

• Mitarbeiter Status (eingeladen vs. nicht eingeladen)
• interner Mitarbeiter Status (aktiv vs. inaktiv)
• Persönliche Information (Name, E-Mail)
• Arbeitsbezogene Information (Abteilung, Manager)

API-Keys in HiBob sind an den Nutzer gebunden, der sie generiert hat. Wenn Du Leapsome keinen Zugriff auf umfassendere Nutzer-Daten gewähren möchtest, ist es möglicherweise sinnvoll, einen neuen Nutzer zu erstellen, der zum Verwalten des API-Zugriffs benutzt wird. Bitte beachte, dass wir aktuell keine 'Service User' unterstützen, weshalb Du ggf. einen weiteren 'normalen' Nutzer in HiBob anlegen müsstest. 

1. Gib dem Nutzer, der die Integration aufsetzt, die notwendigen Berechtigungen

• Gehe zu 'Settings' > 'Roles & Permissions' in HiBob und klicke auf 'Add another group'
  
  
• Gib der Gruppe einen aussagekräftigen Namen, z.B.'Leapsome API'
• Füge den Nutzer, der die Integration aufsetzt dieser Permission Group hinzu
  • Klicke unter 'Select who's in this group auf 'Select' 
  • Wähle dort 'Select specific employees' und wähle den gewünschten Nutzer aus  
  • Bestätige deine Änderungen mit Klick auf 'Apply'
    
• Stelle im 'Permissions' Abschnitt der Gruppe, im Tab 'Other employees' sicher, dass die folgenden Rechte aktiviert sind: 
  • People > About > View 
  • People > Basic info > View
    People > Employment > View
  • People > User Data > View 
  • People > Work > View 
  • People > Work Contact Details > View
    
    
• Im Abschnitt 'Applies to' kannst Du all die Nutzer auswählen, die ein Profil in Leapsome haben sollen. Standardmäßig ist hier 'All Employees' ausgewählt
  
  
  • Wenn alle Mitarbeiter in HiBob auch Zugang zu Leapsome bekommen sollen, lass diese Einstellung unverändert
  • Wenn Du bestimmte Personengruppen von der Synchronisierung mit Leapsome ausschließen möchtest (z.B. Externe bzw. Contractors), kannst Du in HiBob eine Regel aufsetzen, nach welcher dann nur Personen, die bestimmte Kriterien erfüllen, Zugriff zu Leapsome erhalten
    • Klicke dafür auf 'Select by condition' und definiere die besagte Regel
    • Wenn Du beispielsweise 'Contractors' ausschließen möchtest, könnte die Regel wie folgt aussehen: 
      
    • Bestätige deine Auswahl durch Klick auf 'Apply'
    • Du kannst überprüfen, wer von der Regel erfasst wird, indem Du auf die kleine Vorschau klickst:
      
• Bestätige deine Gruppeneinstellungen, indem Du auf 'Save changes' klickst 

2. Generiere den API Key in HiBob

• Logge dich als der neue Nutzer in HiBob ein 
• Klicke in der oberen rechten Ecke auf den Namen des Nutzers und wähle API access aus
• Wähle Approved scope: Full employee read
• Kopiere den Token
  

3. Schließe das Setup in Leapsome ab

Gehe nach Generierung Deines API-Keys zu den Admin-Einstellungen > Integrationen in Leapsome, navigiere zum Reiter 'HiBob'. Setze einen Haken bei 'Integration aktivieren', füge Deinen API-Key in das entsprechende Feld ein und klicke auf 'Sepichern & Synchronisieren'.

Die erste Synchronisierung hat nun begonnen. Sobald diese abgeschlossen ist, kannst Du alle neu hinzugefügten Nutzer unter 'Admin-Einstellungen' > 'Nutzer & Teams' finden. Die Synchronisierung findet von nun an täglich statt. Bei Bedarf kannst Du auch eine zusätzliche Synchronisierung anstoßen, indem Du auf 'Speichern & Synchronisieren' klickst.

Erweiterte Einstellungen

• Wenn Du die Option 'Automatisch Einladungen zu Leapsome an alle synchronisierten Nutzer senden' aktivierst, erhält jeder Nutzer, der (neu) von HiBob synchronisiert wird, automatisch eine Einladung, sich bei Leapsome zu registrieren. Wenn Du diese Option deaktivierst, werden die Mitarbeiterdaten synchronisiert, die neuen Mitarbeiter erhalten jedoch nicht automatisch auch eine Einladung. Du kannst die Einladung dann manuell über die 'User und Teams' Liste senden.
• Wenn Du die Option 'Automatisch Accounts von Nutzern reaktivieren, die zuvor deaktiviert waren' aktivierst, wird Leapsome einen Nutzer automatisch reaktivieren, sobald der Status in HiBob für diesen Nutzer wieder auf 'aktiv' geändert wurde. Dies ist besonders praktisch, wenn z.B. jemand aus der Elternzeit wiederkommt. 
• Wenn Du die Einstellung 'Synchronisierung zusätzlicher Manager' aktivierst, wird Leapsome automatisch die 'Second level manager' der Nutzer aus HiBob importieren und in Leapsome als 'Zusätzliche Führungskraft' anzeigen. Dieser Artikel zeigt dir, welche Berechtigungen zusätzliche Führungskräfte in Leapsome haben.

Troubleshooting und häufig gestellte Fragen

Ich erhalte beim erstmaligen Einrichten der Integration eine Fehlermeldung.

Stelle zunächst sicher, dass Du in der 'Permission group' für Leapsome in HiBob für alle benötigten Mitarbeitersdaten die Option 'Read' freigegeben hast. Ansonsten kann die Integration nicht korrekt funktionieren. Stelle bitte auch sicher, dass die Box 'Full employee read' beim Erstellen des Tokens in HiBob angewählt ist.

Wenn das erledigt ist, stelle sicher, dass Du die Zugriffsdaten korrekt zu Leapsome übertragen hast. Schon ein versehentlich gesetztes Leerzeichen führt dazu, dass die Zugriffsdaten nicht wie gewünscht funktionieren. Sobald beides überprüft ist, starte in Leapsome einen neuen Anlauf für die Integration mit einem Klick auf 'Speichern & Synchronisieren'.

Die Integration hat für eine Person kein Nutzerprofil in Leapsome angelegt. 

Bitte stelle sicher, dass diese Person in HiBob den Status 'Aktiv' hat. Bei jedem anderen Status legt Leapsome kein Profil an. 

Sofern die Person in HiBob 'Aktiv' ist, überprüfe bitte in den Einstellungen der 'Permission Group' in HiBob, ob Du ein Kriterium definert hast, welches z.B. auch die betreffende Person von der Integration ausschließen würde. 

Zusätzlich wird Leapsome immer dann kein neues Profil für eine Person anlegen, wenn dessen Email-Adresse schon von einem bestehenden Leapsome-Account verwendet wird. Um herauszufinden, ob dies der Fall ist, kannst Du dir unter 'Admin-Einstellungen' > 'Nutzer & Teams' > 'Aktionen' > 'Exportieren' einen vollständigen Nutzerexport herunterladen und nach der Email-Adresse suchen.  

Wie kann ich sicherstellen, dass alle Personen, die z.B. in Elternzeit sind oder das Unternehmen ganz verlassen, keinen Zugriff auf Leapsome haben?

Da Leapsome nur Nutzer, die in HiBib als 'Aktiv' gelistet werden, auch in Leapsome aktiviert, werden alle Nutzer, deren Status davon abweicht, automatisch in Leapsome deaktiviert. Somit brauchst Du diese Nutzer nicht manuell zu deaktivieren. 

Kann ich Nutzerprofile in Leapsome auch über die HiBob-Integration löschen?

Nein. Leapsome löscht keine Nutzerprofile automatisch. Stattdessen deaktiviert sie die Profile all jener Nutzer, die in HiBob nicht den Status 'Aktiv' haben. Wenn Du Nutzerprofile in Leapsome löschen möchtest, kannst Du dies manuell im Bereich 'Nutzer & Teams' erledigen