Der folgende Artikel gibt einen Überblick über alle empfohlenen Schritte zur Konfiguration deines Leapsome-Kontos, bevor du Prozesse einrichtest und die Plattform in deinem Unternehmen einführst. Der Artikel beinhaltet Informationen über Zugriffs- und Sichtbarkeitsrechte, Admin-Einstellungen für jedes Modul, Best Practices und Anleitungen.
Inhalt:
Grundlegende Kontoeinstellungen
Module aktivieren / deaktivieren
Benutzerdefinierte Zugriffsrechte einrichten
Admin-Einstellungen für Reviews
Admin-Einstellungen für Ziele & OKRs
Admin-Einstellungen für Instant Feedback
Admin-Einstellungen für Umfragen
Grundlegende Kontoeinstellungen
Um die Basiseinstellungen zu finden, navigiere zu den 'Admin-Einstellungen ⚙️' in der unteren linken Ecke Deiner Startseite. Unter Admin-Einstellungen > Admin-Einstellungen findest du die Basis Einstellungen eures Leapsome Accounts. In den Basis Einstellungen hast du folgende Anpassungsmöglichkeiten:
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Bearbeite euren Kontonamen (Firmenname)
- Füge die Domain eures Unternehmens hinzu
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Füge eure Unternehmensvision hinzu (sie wird oben in eurem Zielbaum angezeigt)
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Füge eure Unternhemenssprache hinzu. Englisch ist hier als Standard voreingestellt. Diese Unternehmenssprache wird verwendet für:
- Öffentliche Benachrichtigungen zu Geburtstagen und Jubiläen in Slack oder MS Teams
- Einladungen zu Leapsome für neue Teammitglieder
- Die Plattformsprache für neu angelegte Accounts (kann von jedem Teammitglied in den Profileinstellungen angepasst werden)
- Füge die primäre Zeitzone eures Unternehmens ein, um sicherzustellen, dass Benachrichtigungen zur richtigen Zeit verschickt werden
Außerdem kannst du das Zeitformat an die 12-Stunden-Meridian-Notation (AM/PM) anpassen und Mitarbeitenden den Zugriff auf das Organigramm und ihre Kompetenzmodellen ermöglichen. Wenn ihr eine MS Teams oder Slack Integration installiert habt, könntet ihr zusätzlich entscheiden, ob Geburtstage und Arbeitsjubiläums in MS Teams und Slack gepushed und zelebriert werden.
Beispiel-Daten löschen
Wenn du dich zum ersten Mal in deinem Leapsome-Konto anmeldest, wirst du einige Beispiel-Daten, wie Feedback, Ziele und Mitarbeitende darin vorfinden. Anhand dieser Information kannst du lernen, wie die Plattform funktioniert.
Wenn du damit beginnst, Leapsome mit deinem eigentlichen Team zu nutzen, solltest du diese Daten löschen. Gehe dazu auf 'Admin-Einstellungen' > 'Admin Settings' > 'Basis Einstellungen', scrolle zum entsprechenden Bereich und klicke auf 'Dummy Daten löschen'.
Bitte beachte, dass das zusätzlich von dir zum Testen eingetragene Feedback, Lob, Reviews, Umfragen, Ziele nicht automatisch mit gelöscht wird.
Module aktivieren / deaktivieren
Leapsome bietet verschiedene Module an, darunter kontinuierliches Feedback zwischen Mitarbeitetenden, Ziel- und OKR-Tracking, 360°- und Performancebewertungen, Umfragen zu Teamengagement und Lernpfade. Für manche Unternehmen ist es einfacher, mit einem oder zwei Modulen zu beginnen und den Rest später zu aktivieren.
Du kannst dies für jedes Modul separat unter ‘Admin-Einstellungen ⚙️’ > ‘Admin-Settings’ > ‘Modul’ (zum Beispiel Reviews) → ‘Modul für alle Mitarbeitende aktivieren/deaktivieren’ aktivieren. Darüber hinaus kannst du die Zugriffsrechte für Module für einzelne Nutzer, Teams oder Standorte zuweisen oder einschränken. Module können später einfach wieder aktiviert werden, und es gehen keine Daten verloren, wenn du Module deaktivierst oder wieder aktivierst.
Wir bitten dich, alle Module zu deaktivieren, die nicht Teil deines Paketes sind.
Benutzerdefinierte Zugriffsrechte einrichten
Den Zugriff auf bestimmte Module einzuschränken oder zu gewähren kann in Leapsome problemlos durchgeführt werden:
- Gehe zunächst auf 'Admin Einstellungen ⚙️’ > ‘Admin-Settings' und in das jeweilige Modul.
- Wähle die Einstellung 'Aktiviert für ausgewählte Mitarbeitende'.
- Anschließend kannst du das Modul für einzelne Nutzer, Teams oder Standorte entweder 'aktivieren' oder 'deaktivieren'.
- Nachdem du die benutzerdefinierten Zugriffsrechte eingerichtet hast, 'Speichere' diese.
KI Funktionen
Du kannst unter 'Admin-Einstellungen' > 'KI-Funktionen' verschiedenste KI Funktionalitäten in Reviews, Ziele, Umfrage und Instant Feedback aktivieren. Die KI in Reviews und Instant Feedback gibt euch Verbesserungsvorschläge für die Grammatik sowie die Formulierug vor, um das Feedback noch lernorientierter und konstruktiver zu formulieren.
In den Umfragen und Reviews könnt ihr außerdem eine KI aktivieren, die euch das gesammte Feedback eines Reviews oder einer Umfrage zusammenfasst und nächste Schritte vorschlägt. Die Zusammenfassung in Reviews kann von allen Mitarbeitenden genutzt werden, die Zusammenfassung in Umfragen ist nur für Umfrage-Admins zugänglich.
In den Zielen schlägt euch die AI Key Results und Initiativen für wirkungsvolle OKRs vor.
Admin-Einstellungen für Reviews
In den Admin-Einstellungen kannst du die Zugriffs- und Sichtbarkeitsrechte für Reviews anpassen. Du findest diese Einstellungen unter 'Admin-Einstellungen' > 'Reviews'.
Wenn Du das erste Kästchen ankreuzt, aktivierst du den kaskadierenden Zugriff von Führungskräften auf die Review Ergebnisse von indirekten Mitarbeitenden. Das bedeutet, dass die Führungskräfte ebenfalls Zugriff auf die Review Ergebnisse ihrer direkten und indirekten Mitarbeitenden haben. Diese Einstellung kaskadiert nach unten entlang der Organisationslinie. Ein CEO hätte also Zugriff auf alle Ziele und Reviews. Bitte beachte, dass sich die Aktivierung des kaskadierenden Zugriffs auf die Sichtbarkeit von Zielen und Umfrage Ergebnissen auswirkt (sofern du die Umfrageergebnisse für die Führungskräfte freigegeben hast).
Der zweite Punkt gibt dir die Möglichkeit, Admins Zugriff auf alle Review Ergebnisse zu gewähren, auch wenn sie den entsprechenden Review Zyklus nicht verwalten. Super Admins haben standardmäßig Zugriff auf alle Review Ergebnisse.
Wenn du den dritten Punkt aktivierst, ermöglichst du das Kalibrieren von Manager-Reviews. Admins und HRBPs können somit alle unsignierten Manager-Reviews kalibrieren, auf die sie Zugriff haben (außer ihren eigenen).
Außerdem kannst du den Zugang zu Review Analysen für Führungskräfte und Mitarbeitende einstellen. Hier kannst du definieren welche Ansichten in den Review Analysen eingesehen werden können.
Anpassen der Standardskala für Reviews
Unter 'Admin Einstellungen ⚙️’ > 'Reviews' kannst du eine Standardskala für alle neuen Review Vorlagen festlegen:
Admin-Einstellungen für Ziele & OKRs
Im Admin-Bereich kannst du die Zugriffs- und Sichtbarkeitsrechte für Ziele anpassen. Diese findest du unter 'Admin-Einstellungen' > 'Admin-Settings' > 'Ziele & OKRs'.
Wenn du das erste Kästchen anklickst, aktivierst du den kaskadierenden Zugriff auf Ziele. Das bedeutet, dass Führungskräfte Zugriff auf die individuellen Ziele ihrer direkten und indirekten Mitarbeitenden haben. Diese Zugriffsrechte werden in der gesamten Organisationslinie kaskadiert. Ein CEO hätte also Zugriff auf alle verwalteten Ziele. Bitte beachte, dass die Aktivierung des kaskadierenden Zugriffs auch Auswirkungen auf die Sichtbarkeit von Reviews und Umfrageergebnissen hat.
Wenn du das zweite Kästchen anklickst, können Admins auf alle Ziele zugreifen und diese bearbeiten, auch wenn sie nicht von ihnen verwaltet werden. Dies gilt nicht für private Ziele - diese können nur vom Eigentümer eingesehen und bearbeitet werden.
Das dritte Kästchen legt fest, ob Mitwirkende eines Ziels die Einstellungen dieses Ziel auch bearbeiten dürfen.
Im nächsten Abschnitt kannst du die Einstellungen für die Erstellung eines Ziels anpassen. Wenn du die erste Option deaktivierst, werden Führungskräfte aufgefordert, die individuellen Ziele ihrer direkten Mitarbeitenden zu genehmigen. Wenn du diese Option aktivierst, müssen Führungskräfte alle individuellen Ziele ihrer direkten Mitarbeitenden genehmigen.
Wenn du die zweite Option 'Team- und Unternehmensziele sowie den Zielbaum aktivieren (OKRs)' anklickst, kannst du (neben den individuellen Zielen) auch Team- und Unternehmensziele erstellen. Dies ermöglicht dir, mit OKRs zu arbeiten und die Ziele in einem Zielbaum abzubilden.
Mit dem dritten Punkt legst du fest, ob alle Nutzer in der Lage sein sollen, Ziele für ihre Teams zu erstellen, oder ob nur Admins und Teamleads dazu in der Lage sein sollen.
Mit dem nächsten Punkt legst du fest, ob Ziel-Tags bei dem Erstellen von Zielen obligatorisch sind. Ziel-Tags sind hilfreich, um eine Liste nach bestimmten Zielen zu filtern und eine spezifische Auswahl an Informationen zu erhalten. Du kannst die Ziel-Tags unten auf der Seite erstellen oder ändern.
Eine weitere Anpassungsmöglichkeit ist die Option das Verbergen von Initiativen für Ziele. Dies bedeutet, dass Nutzer nur Key Results, aber keine Initiativen zu ihrem Ziel hinzufügen können. Bitte beachte, dass Initiativen keinen Einfluss auf den Fortschritt des Ziels haben.
Das letzte Feld ermöglicht es dir, Kompetenzen mit (Entwicklungs-)Zielen zu verknüpfen. Wenn diese Option deaktiviert ist, kannst du ein Entwicklungsziel mit einer bestimmten Fähigkeit verknüpfen.
Im letzten Abschnitt geht es um die Sichtbarkeit von Zielen. Alle Ziele können standardmäßig öffentlich gemacht werden, was sinnvoll ist, wenn du nur mit OKRs arbeitest. Du kannst die Option auch deaktivieren, wenn du z. B. nicht mit einzelnen OKRs, sondern nur mit Entwicklungszielen arbeitest.
Du kannst außerdem in den Admin Einstellungen Ziele über eine Excel Datei importieren. Hier erfährst du mehr dazu.
Admin-Einstellungen für Instant Feedback
Unter 'Admin-Einstellungen ⚙️' > 'Instant Feedback' kannst du entscheiden, welche Funktionen du für das Modul aktivieren möchtest: die Lob Funktion, die Instant Feedback Funktion, ob Mitarbeitende anonyme Vorschläge schicken können und das Q&A Board.
Als Nächstes kannst du entscheiden, ob Mitarbeitende Feedback und Lob privat mit der Zielperson teilen können und ob das geteilte Feedback für die Führungskraft und die Admins sichtbar sein soll. Mit dem letzen Punkt kannst du festlegen, ob du das Teilen von Lob öffentlich machen möchtest.
Im letzten Abschnitt kannst du die Sichtbarkeit der Instant Feedback Statistiken anpassen. Du kannst entweder die Statistiken dem gesamten Unternehmen, den Teams, oder den Teammitgliedern freigeben.
Admin-Einstellungen für Umfragen
Wenn du in deinem Unternehmen zahlreiche Umfragen versendest und erstellst, möchtest du vielleicht Tags verwenden, um eine bestimmte Umfrage in Zukunft leichter zu finden. Admins können Umfrage-Tags erstellen, indem sie zu ‘Admin-Einstellungen ⚙️’ > 'Admin-Settings' > 'Umfragen' > 'Umfrage-Tags' navigieren.
Admins können diese Tags beim Erstellen von Umfragen im Abschnitt 'Name' hinzufügen. Durch das Hinzufügen von Markierungen wird für jede Markierung ein separater Abschnitt in der 'Umfragen' erstellt. Nicht-Admins sehen diese Abschnitte nicht.
Du kannst in der Konfiguration Umfrage Benchmarks definieren, die in euren Umfrageergebnissen als Vergleichswert angezeigt werden sollen. Hier hast du die Option eine Industrie, ein Vergleichsland, sowie eine Unternehmensgröße auszuwählen.
Admin-Einstellungen für Lernen
Unter 'Admin-Einstellungen ⚙️' > 'Lernen' kannst du entscheiden, ob Führungskräften Zugang zu den Lernfortschritten ihrer direkt unterstellten Mitarbeitenden gewährt werden soll. Wenn du die Option aktivierst, können Führungskräfte jederzeit in den Analysen des Lernmoduls den Fortschritt der Lernpfade ihrer Teammitglieder einsehen.
Außerdem hast du die Möglichkeit Tags für das Lern Modul zu erstellen. Dies ermöglicht es dir die einzelnen Lernpfade in verschiedene Kategorien zu sortieren und organisieren.
Benachrichtigungen
Das Dashboard für Benachrichtigungen in den Admin-Einstellungen ermöglicht es (Super-) Admins, einen Überblick über alle Benachrichtigungen zu erhalten, die an alle Nutzer versandt wurden. Admins können bei Bedarf auch Benachrichtigungen erneut versenden. Mehr über Benachrichtigungen in Leapsome findest du hier.
Integrationen
Du kannst Leapsome ganz einfach mit den Tools deiner Wahl integrieren:
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