Der folgende Artikel bietet einen Überblick über alle empfohlenen Schritte, um dein Leapsome-Account zu konfigurieren, bevor du deine Prozesse für Mitarbeitende einrichtest und die Plattform in deinem Unternehmen startest. Der Artikel enthält Informationen zu Berechtigungs- und Sichtbarkeitsrechten, Admin-Einstellungen für jedes Modul, Best Practices und Anleitungen.
Inhalt:
Allgemein
Grundeinstellungen des Accounts
Dummy-Daten entfernen
Aktivieren/deaktivieren Sie die Module, die Sie verwenden möchten
Berechtigungen und Zugriffsrechte einrichten
KI-Funktionen
Standorte
Dokumente
Genehmingungseinstellungen
Integrationen
Module
Admin-Einstellungen für Reviews
Admin-Einstellungen für Ziele und OKRs
Admin-Einstellungen für Instant Feedback
Admin-Einstellungen für Umfragen
Admin-Einstellungen für Lernen
Benachrichtigungs-Dashboard
Grundeinstellungen des Accounts
Um die Admin-Einstellungen zu finden, musst du in deinem Account unten links auf „Einstellungen“ navigieren. Dort findest du das Feld „Unternehmen“, das dich zu deinen „Grundeinstellungen“ führt. In den Grundeinstellungen des Accounts stehen dir folgende Anpassungsoptionen zur Verfügung:
- Den Namen deines Accounts (Unternehmensname) bearbeiten
- Die Domain deines Unternehmens hinzufügen
- Die Vision deines Unternehmens hinzufügen (sie wird oben in deinem Zielbaum angezeigt)
- Die Sprache deines Unternehmens wählen (Standard ist Englisch). Diese wird genutzt für:
- Feierlichkeiten innerhalb deiner Slack- oder MS-Teams-Integration
- Einladungen zu Leapsome für neue Mitarbeitende
- Die Plattformsprache für neu erstellte Accounts (kann von jedem Mitarbeitenden in den Profileinstellungen angepasst werden)
- Deine primäre Zeitzone wählen (wird für Feierlichkeiten verwendet)
- Das Logo deines Unternehmens hochladen (für die Navigationsleiste und E-Mail-Benachrichtigungen). Bitte beachten: Nutze ein Logo mit transparentem Hintergrund (eine PNG-Datei). Die Höhe sollte mindestens 25 px betragen, und das Bild sollte keinen internen Rand haben.
Wenn du möchtest, dass dein Logo oben links erscheint, kannst du es entweder selbst als Super-Admin oder Admin hochladen oder unseren Kundenservice kontaktieren, indem du unten links auf die blaue Schaltfläche klickst. Bitte lade ein farbiges Logo mit transparentem Hintergrund (z. B. PNG-Datei) hoch. Um das Logo deines Unternehmens hochzuladen, wähle entweder „Lade dein Unternehmenslogo für die Navigationsleiste hoch“ oder „Lade dein Unternehmenslogo für E-Mail-Benachrichtigungen hoch“, je nachdem, wo dein Logo erscheinen soll.
Die Höhe sollte mindestens 25 px betragen, und das Bild sollte keinen internen Rand haben. Dein Logo wird entsprechend in der Navigationsleiste oben links und in allen E-Mails, die von Leapsome gesendet werden, angezeigt.
Darüber hinaus kannst du dein Zeitformat auf die 12-Stunden-Meridian-Notation (AM/PM) einstellen und Nutzenden Zugriff auf das Organigramm und ihr Entwicklungs-Framework gewähren. Wenn du eine MS Teams- oder Slack-Integration eingerichtet hast, kannst du hier entscheiden, ob Geburtstage und Arbeitsjubiläen über Slack und MS Teams gefeiert werden sollen. Ebenso kannst du festlegen, ob Geburtstage der Mitarbeitenden im Profilbereich für andere sichtbar sein sollen.
Außerdem kannst du oben links dein Logo hochladen, entweder selbst als Super-Admin/Admin oder indem du dich an den Kundensupport wendest. Klicke dafür auf den blauen Widget-Button unten links. Bitte füge ein farbiges Logo mit transparentem Hintergrund hinzu (z. B. eine PNG-Datei). Um das Logo deines Unternehmens hochzuladen, wähle entweder „Lade das Unternehmenslogo für die Navigationsleiste hoch“ oder „Lade das Unternehmenslogo für E-Mail-Benachrichtigungen hoch“, je nachdem, wo das Logo erscheinen soll.
Die Höhe sollte mindestens 25 px betragen, und das Bild sollte keinen internen Rand verwenden. Dein Logo erscheint dann in der Navigationsleiste oben links und in allen von Leapsome gesendeten E-Mails.
Darüber hinaus kannst du die Zeitanzeige auf die 12-Stunden-Meridian-Notation (AM/PM) umstellen und Nutzenden Zugriff auf das Organigramm und das Kompetenzmodell gewähren. Wenn du eine MS Teams- oder Slack-Integration eingerichtet hast, kannst du hier entscheiden, ob Geburtstage und Arbeitsjubiläen über Slack und MS Teams gefeiert werden sollen und ob Geburtstage der Mitarbeitenden im Profil für andere sichtbar sein sollen.
Dummy-Daten entfernen
Wenn du dich zum ersten Mal in deinem Leapsome-Account anmeldest, findest du einige „Dummy“-Nutzende, Feedbacks, Ziele usw. – wir verwenden diese Daten, um zu veranschaulichen, wie die Plattform funktioniert.
Sobald du mit deinem tatsächlichen Team starten möchtest, kannst du diese Daten entfernen, um mit einer sauberen Grundlage zu beginnen. Gehe dazu auf „Einstellungen“ > „Unternehmenseinstellungen“ > „Grundeinstellungen“, scrolle nach unten zum Abschnitt Dummy-Daten und klicke auf die Schaltfläche „Initiale Account-Daten entfernen“. Daraufhin erscheint ein Pop-up:
Die Option wird nur bis zu vier Wochen nach Ablauf der Testphase angezeigt. Danach kontaktiere bitte unser Support-Team, falls du die Dummy-Daten entfernen möchtest.
Bitte beachten: Das Entfernen der initialen Kontodaten löscht alle Daten im Konto (außer nicht-Dummy-Nutzenden, das Kompetenzmodell und Teams). Daher gibt es ein zusätzliches Sicherheitsmerkmal (ein Pop-up fordert dich auf, “ALLE DATEN ENTFERNEN” einzugeben), und die Funktion kann nur bis zu vier Wochen nach Ablauf der Testphase aktiviert werden. Danach wende dich bitte an unser Support-Team für weitere Details. Eine mögliche Alternative wäre, die Dummy-Profile aus der Mitarbeitendenliste einzeln zu löschen.
Aktivieren/deaktivieren Sie die Module, die Sie verwenden möchten
Leapsome bietet viele Module an, darunter fortlaufendes Instant Feedback, Ziel- und OKR-Tracking, 360°- und Performance-Reviews, Engagement-Umfragen, Vergütung und Lernpfade. Für einige Unternehmen ist es einfacher, mit einem oder zwei Modulen zu starten und die restlichen später zu aktivieren.
Du kannst jedes Modul separat unter „Einstellungen“ > „Modul- & Feature-Einstellungen“ aktivieren. Wähle dafür das Modul aus, zum Beispiel Reviews → „Modul für alle Mitarbeitenden aktivieren/deaktivieren“. Außerdem kannst du Zugriffsrechte für alle Module einzelnen Nutzenden, Teams oder Standorten zuweisen oder einschränken. Module können später problemlos wieder aktiviert werden, und keine Daten gehen verloren, wenn Module deaktiviert oder erneut aktiviert werden.
Berechtigungen und Zugriffsrechte einrichten
Das Einschränken und Gewähren des Zugriffs auf spezifische Module kann in Leapsome leicht durchgeführt werden:
- Gehe zuerst zu 'Einstellungen' > 'Modul- & Funktions-Einstellungen' und wähle das spezifische Modul aus.
- Wähle die Einstellung 'Für ausgewählte Mitarbeitende aktivieren'.
- Du hast nun die Möglichkeit zu wählen, ob das Modul für Nutzende, direkte Berichtswege, Standorte, Teams oder eine personalisierbare Eigenschaft eingeschlossen oder ausgeschlossen werden soll. Wenn eine Person sowohl von einer Einschluss- als auch einer Ausschlussregel erfasst wird, hat die Ausschlussregel Vorrang.
- Nachdem du die personalisierbaren Zugriffsrechte eingerichtet hast, speichere bitte deine Änderungen, indem du auf 'Zugriff aktualisieren' klickst.
KI-Funktionen
Unter 'Einstellungen' > 'Dein Unternehmen' > 'KI-Funktionen' kannst du verschiedene KI-Funktionen in Reviews, Zielen, Umfragen und Instant Feedback aktivieren. Die KI in Reviews und Instant Feedback gibt Vorschläge zur Verbesserung von Grammatik und Formulierungen, um das Feedback lernorientierter und konstruktiver zu gestalten.
In den Umfragen und Reviews kannst du eine KI aktivieren, die das gesamte Feedback aus einer Review oder Umfrage zusammenfasst und Handlungsempfehlungen vorschlägt. Alle Mitarbeitenden können die Zusammenfassung in Reviews verwenden, während die Zusammenfassung in Umfragen nur für Admins der Umfrage verfügbar ist.
Im Ziele-Modul kann die KI wichtige Ergebnisse und Initiativen für effektive OKRs vorschlagen.
Standorte
'Arbeitsorte' ist ein zentralisierter Bereich, um die Arbeitsorte der Mitarbeitenden und alle zugehörigen Informationen zu verwalten. Hier kannst du Arbeitsorte für deine Mitarbeitenden erstellen, bearbeiten und löschen. Jeder Arbeitsort hat die folgenden Attribute: Name, Währung, Adresse, Postleitzahl, Stadt, Bundesland, Land und die Anzahl der zugewiesenen Mitarbeitenden.
Standardmäßig gibt es mindestens einen Arbeitsort mit dem Titel 'Primär'. Dies ist der Standard-Arbeitsort für alle Mitarbeitenden. Der 'Primär'-Arbeitsort verwendet die Informationen, die im Abschnitt 'Abrechnung und Rechnungen' verfügbar sind. Der 'Primär'-Arbeitsort kann nicht gelöscht, sondern nur bearbeitet werden. Wenn du den aktuellen primären Standort ändern möchtest, gehe wie folgt vor:
- Öffne den gewünschten Standort, indem du darauf klickst
- Klicke auf den Schalter mit dem Titel 'Primärer Arbeitsort'
- Klicke auf 'Senden'
Dokumente
Um die Dokumente Deines Unternehmens hochzuladen und zu organisieren, navigiere zu „Einstellungen“ > „Dokumente“ > „Öffentliche Dokumente“ > „Aktionen“ > „Dokument hochladen“.
Beim Hochladen neuer Dokumente kannst Du Details hinzufügen, wie den Namen des Dokuments, eine Beschreibung, die Auswahl einer Dokumentenkategorie und die Sichtbarkeit (Alle; Nur Admins; Bestimmte Mitarbeitende).
Dokumente können jederzeit aktualisiert oder gelöscht werden. Als Admin kannst Du den Dokumentenpool aktuell und relevant halten, indem Du einfach auf die drei vertikalen Punkte neben der Datei klickst und „Bearbeiten“ oder „Löschen“ auswählst. Weitere Informationen zur Funktion „Firmendokumente“ finden Sie hier.
Genehmigungseinstellungen
In den Einstellungen unter „Automatisierungen“ > „Genehmigungs-Prozesse“ kannst du Genehmigungs-Prozesse für verschiedene Abläufe erstellen und verwalten, um eine ordnungsgemäße Prüfung und Autorisierung sicherzustellen. Du kannst Genehmigungs-Prozesse für folgende Abläufe erstellen:
- Erstellung individueller Ziele
- Änderungen an den Informationen von Mitarbeitenden
- Review durch die primäre Führungskraft
- Anmeldung zu Live-Trainings
- Vergütungs-Vorschläge
Klicke auf „Aktionen“ > „Neuer Genehmigungs-Prozess“, um zu beginnen. Beim Erstellen eines neuen Genehmigungs-Prozesses kannst du:
- Deinem Prozess einen Namen geben
- Bestimmen, für welchen Ablauf dieser Prozess gilt (z. B. Erstellung individueller Ziele)
- Festlegen, ob der Prozess für alle oder nur ausgewählte Mitarbeitende anwendbar ist
- Die Schritte für die Genehmigung auswählen. Zum Beispiel könnte der erste Schritt die Genehmigung durch die Führungskraft sein und der zweite Schritt durch die Führungskraft der Führungskraft.
Bitte beachten: Wenn mehrere Genehmigungs-Prozesse innerhalb eines Ablaufs für eine bestimmte Person gelten, wird die höchste Konfiguration in der Liste verwendet. Wenn du beispielsweise mehrere Genehmigungs-Prozesse für die Erstellung individueller Ziele eingerichtet hast und eine Person zu allen gehört, wird die höchste in der Liste angewendet. Bitte ziehe, um die Prioritäten der Genehmigungs-Prozesse zu ändern.
Wenn für Dein Unternehmen keine Genehmigungs-Prozesse eingerichtet wurden, werden alle Abläufe automatisch genehmigt.
Wenn du einen Genehmigungs-Prozess in den Admin-Einstellungen erstellst, kannst du die Einstellung „Implizite Genehmigung aktivieren“ aktivieren. Wenn diese aktiviert ist, werden alle Schritte im Genehmigungs-Prozess, die von der Person genehmigt werden können, die die Genehmigung beantragt, automatisch genehmigt. Zum Beispiel: Wenn die Erstellung eines Ziels eine Genehmigung durch die Führungskraft erfordert und die Führungskraft das Ziel im Namen ihrer direkten Mitarbeitenden erstellt, wird das Ziel automatisch genehmigt.
Wenn "gilt für Admins" aktiviert ist, müssen auch die Aktionen von Admins von einer relevanten Führungskraft, die in den Schritten angegeben ist (z. B. Führungskraft der Mitarbeitenden), genehmigt werden.
Admins können außerdem im Namen einer Führungskraft genehmigen, falls diese abwesend oder nicht in der Lage ist, die Aktion zu genehmigen.
Wenn ein Genehmigungs-Schritt abgelehnt wird, haben die Ablehnenden die Möglichkeit, einen Kommentar hinzuzufügen, der an die Person gesendet wird, die die Aktion zur Genehmigung eingereicht hat.
Bitte beachte: Wenn ein Genehmigungs-Prozess erstellt wird, sind Super-Admins ebenfalls involviert. Wenn jedoch keine relevanten Genehmigenden vorhanden sind (z. B. wenn die Admins selbst die einzigen Genehmigenden sind), wird die Änderung in diesem Fall automatisch genehmigt.
Admin-Einstellungen für Reviews
Der Admin-Bereich erlaubt es dir, Zugriffs- und Sichtbarkeitsrechte für Reviews anzupassen. Du findest diese Einstellungen unter „Einstellungen“ > „Mitarbeitende“ > „Zugriffskonfiguration“.
Du kannst die Sichtbarkeit von Daten indirekter Berichte durch die Einstellung für „Daten von indirekten Berichten einsehen“ granular festlegen. Das bedeutet, dass Führungskräfte Zugang zu den Review-Ergebnissen ihrer direkten und indirekten Berichte haben. Diese Zugriffsrechte erstrecken sich über die gesamte Berichtskette bis zur niedrigsten Ebene. Eine Geschäftsleitung hätte somit Zugang zu allen individuellen Zielen und Reviews. Bitte beachte, dass die Aktivierung des Zugriffs auf indirekte Berichte auch die Sichtbarkeit von Zielen und Umfrageergebnissen beeinflusst (sofern du die Umfrageergebnisse mit Führungskräften geteilt hast). Du kannst diese Sichtbarkeit allen, Führungskräften, Teamleitungen, HRBP, Admins, Super-Admins und anderen von dir erstellten Rollen gewähren.
Ebenso kannst du bestimmten Rollen Zugang zu „alle Review-Ergebnisse einsehen“ ermöglichen, auch wenn sie nicht direkt in die Zyklen involviert sind.
Durch Aktivieren der dritten Einstellung ermöglichst du Review-Kalibrierung. Admins und HRBPs können alle nicht signierten Manager-Reviews kalibrieren, auf die sie Zugriff haben (ausgenommen ihre eigenen). Die letzte Einstellung erlaubt es indirekten Führungskräften, nicht signierte Manager-Reviews zu kalibrieren. Wenn diese Option deaktiviert ist, kann nur die direkte Führungskraft Manager-Reviews kalibrieren.
Im nächsten Abschnitt kannst du den Zugriff auf verschiedene Ansichten wie Heatmap, Streudiagramm und Zeitachse der Review-Analysen für Führungskräfte und Mitarbeitende definieren.
Aktualisieren der Standardskala für Bewertungen
Unter 'Einstellungen' > 'Modul- und Feature-Einstellungen' > 'Reviews' > 'Standardbewertungsskala für Reviews' kannst du eine Standardskala für alle Review-Vorlagen festlegen. Die Beschreibung, wie du die Standardskala aktualisierst, findest du hier.
Admin-Einstellungen für Ziele und OKR
Der Admin-Bereich ermöglicht es dir, Zugriffs- und Sichtbarkeitsrechte für Ziele anzupassen. Du findest diese Einstellungen unter „Einstellungen“ > „Mitarbeitende“ > „Zugriffskonfiguration“ > „Ziele“.
Weitere Informationen zu den detaillierten Einstellungen findest du hier.
Erweiterte Erstellungs- und Bearbeitungseinstellungen
Indem du die erste Option „Zielbeitragende können Zieleinstellungen bearbeiten“ aktivierst, erlaubst du allen Zielbeitragenden, die Einstellungen der Ziele zu bearbeiten.
Durch das Aktivieren der zweiten Option „Normale Nutzende können Ziele für ihre Teams erstellen und aktualisieren“, können deine Mitarbeitenden Team- und Unternehmensziele erstellen (zusätzlich zu individuellen Zielen). Diese Funktion ist ansonsten nur Admins und Teamleitungen vorbehalten.
Die nächste Option „Ziel-Tags bei der Zielerstellung obligatorisch machen“ ermöglicht es dir, Ziel-Tags bei der Zielerstellung verpflichtend zu machen. Ziel-Tags sind hilfreich, um Ziellisten zu filtern, sodass eine spezifischere Auswahl an Informationen angezeigt wird. Du kannst Ziel-Tags erstellen oder bearbeiten am Ende der Seite.
Eine weitere Option ist die Möglichkeit, Initiativen für Ziele auszublenden. Das bedeutet, dass Nutzende nur Key Results, aber keine Initiativen zu ihrem Ziel hinzufügen können. Bitte beachte, dass Initiativen keinen Einfluss auf den Fortschritt des Ziels haben.
Die nächste Option erlaubt dir, Kompetenzen mit (Entwicklungs-)Zielen zu verknüpfen. Wenn diese Option deaktiviert ist, kannst du ein Entwicklungsziel nicht mit einer spezifischen Kompetenz verknüpfen.
Der letzte Abschnitt betrifft die Sichtbarkeit von Zielen. Du kannst festlegen, dass alle Ziele standardmäßig öffentlich sind, was sinnvoll ist, wenn du nur mit OKRs arbeitest. Du kannst auch die Option entfernen, individuelle Ziele öffentlich zu machen, zum Beispiel, wenn du nicht mit individuellen OKRs, sondern nur mit Entwicklungszielen arbeitest. Jedes Ziel kann weiterhin vom Erstellenden in ein privates Ziel geändert werden.
Administratoreinstellungen für Instant Feedback
Unter 'Einstellungen' > 'Mitarbeitende' > 'Zugriffs-Konfiguration' > 'Instant Feedback' kannst du entscheiden, welche Funktionen du für das Modul aktivieren möchtest: die Praise-Funktion und die Instant Feedback-Funktion oder nur eine davon.
Du kannst dann entscheiden, ob Mitarbeitende Feedback mit folgender Sichtbarkeit senden können:
- Nur für Empfänger*innen sichtbar
- Für Empfänger*innen und die Führungskraft sichtbar
- Nur für die Führungskraft sichtbar
- Öffentlich (nur Lob)
Du kannst auch die Sichtbarkeit der Instant Feedback-Analysen anpassen. Dabei kannst du granular festlegen, wer Zugriff auf alle Analysen oder nur die Analysen ihres eigenen Teams hat. Weitere Informationen zu den granularen Einstellungen findest du hier.
Admin-Einstellungen für Umfragen
Wenn du viele Umfragen in deinem Unternehmen verschickst und erstellst, möchtest du möglicherweise Tags verwenden, um in Zukunft eine spezifische Umfrage leichter zu finden. Admins können Umfrage-Tags erstellen, indem sie zu „Einstellungen“ > „Modul- & Funktions-Einstellungen“ > „Umfragen“ > „Umfrage-Tags“ navigieren.
Survey-Verantwortliche oder Admins können während der Umfrageeinrichtung im Abschnitt „Grundlagen“, in dem der Titel, die Beschreibung und die Verantwortlichen der Umfrage definiert werden, Tags hinzufügen.
Das Hinzufügen von Tags ermöglicht es dir, Umfragen nach ihren Tags zu filtern, um eine bessere Organisation und Suche deiner Umfragen zu gewährleisten.
Anpassen von Umfrage-Benchmarks
Im Umfrage-Setup kannst du auch spezifische Benchmarks definieren, die auf deine Branche, dein Land und die Größe deines Unternehmens zugeschnitten sind. Wähle einfach eine Branche, ein Land und eine Unternehmensgröße im Dropdown-Menü aus.
Admin-Einstellungen für Lernen
Unter „Einstellungen“ > „Mitarbeitende“ > „Zugriffskonfiguration“ > „Learning“ kannst du granular festlegen, wer Zugriff auf Lernpfade und Nutzende, Lernelemente und Pfade, Nutzende, Pfade, Quiz- und Live-Training-Analysen sowie auf die Leapsome Academy und Analysen hat.
Unter „Einstellungen“ > „Modul- und Funktionseinstellungen“ > „Learning“ hast du die Möglichkeit, Tags für das Lernmodul zu erstellen. Dadurch kannst du die einzelnen Lernpfade in verschiedene Kategorien sortieren und organisieren.
Benachrichtigungs-Dashboard
Das Benachrichtigungs-Dashboard unter 'Einstellungen' > 'Automatisierungen' > 'Benachrichtigungen' ermöglicht es (Super)-Admins, alle Benachrichtigungen, die an alle Nutzenden gesendet wurden, zu überblicken. Admins können Benachrichtigungen bei Bedarf auch erneut senden. Du kannst mehr über Benachrichtigungen in Leapsome erfahren.
Integrationen
Leapsome lässt sich leicht mit deinen bevorzugten Tools unter 'Einstellungen' > 'Integrationen und Importe' integrieren:
- Importiere Mitarbeitendendaten aus deinem HRIS
- Oder lade deine Teammitglieder mithilfe einer der verfügbaren ATS-Integrationen hoch
- Logge dich ganz einfach über Single Sign-On (SSO) ein
- Verbessere deine Kommunikation mit Slack oder Microsoft Teams
- JIRA-Integration
- API-Zugriff für Inhalte