Vorbeugung und Zusammenführung doppelter Mitarbeitendenprofile

In einigen Fällen kann es vorkommen, dass eine Person zwei Profile in Leapsome hat. Dieser Artikel erklärt, wie dies geschehen kann, und gibt Anweisungen, wie doppelte Benutzerprofile zusammengeführt werden können, ohne dabei Daten zu verlieren.

Eindeutige Identifikatoren in Leapsome

In Leapsome gibt es drei Identifikatoren, die uns helfen zu verstehen, welche Daten zu welcher Person gehören. Der primäre Identifikator ist der Benutzername oder die E-Mail-Adresse einer Person. Zusätzlich verwendet Leapsome bei einer Änderung der E-Mail-Adresse die External ID, um Personen eindeutig zu identifizieren und somit E-Mail-Änderungen ohne die Erstellung von Duplikaten zu handhaben. Die externe ID ist im Nutzerdatenexport zu finden. Sie wird entweder manuell durch einen manuellen Nutzerdatenimport festgelegt oder bei Verwendung einer Integration automatisch durch diese gesetzt. Schließlich verwendet Leapsome intern die Leapsome User ID, um Daten innerhalb der Plattform mit einem Profil zu verknüpfen.

Gründe für doppelte Benutzerkonten

E-Mail-Änderungen ohne externe ID

Wenn eine E-Mail-Adresse geändert wird, ohne dass dem Priofil eine external ID zugeordnet ist, erkennt Leapsome nicht, dass die neue E-Mail-Adresse zu derselben Person gehört. Diese Diskrepanz kann zur Erstellung eines neuen Benutzerprofils mit der neuen E-Mail-Adresse führen, was doppelte Konten zur Folge hat. Um dies zu verhindern, stelle sicher, dass alle Nutzerprofile eine externe ID haben, bevor du E-Mail-Adressen über einen Nutzerdaten-Upload änderst. Wenn du eine HRIS-Integration verwendest, sollte die externe ID standardmäßig ausgefüllt sein.

E-Mail-Adresse und externe ID ändern sich gleichzeitig

Wenn sowohl die E-Mail-Adresse als auch die externe ID gleichzeitig geändert werden, kann Leapsome möglicherweise die neuen Informationen nicht mit dem bestehenden Benutzerprofil verknüpfen. Dies kann ebenfalls zur Erstellung eines doppelten Kontos führen. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, mindestens einen der Identifikatoren konsistent zu halten.

Nicht vermeidbare doppelte Benutzerkonten

Das wahrscheinlichste Szenario für doppelte Benutzerkonten ist, wenn Person mehr als ein Profil in einem integrierten HRIS hat. Dies könnte der Fall sein, wenn eine Person wieder eingestellt wird oder beispielsweise von einem Praktikum in eine Vollzeitstelle wechselt. In diesem Fall wird Leapsome beim Erstellen eines neuen Benutzerprofils einschließlich einer neuen externen ID und E-Mail in deinem HRIS dieses Konto nicht automatisch mit einem bestehenden verknüpfen können und ein doppeltes Benutzerkonto erstellen. In solchen Fällen kannst du jedoch manuell die beiden Konten zusammenführen, indem du den unten aufgeführten Schritten folgst.

Zusammenführen von doppelten Benutzerkonten

Zusammenführen doppelter Benutzerkonten

Wenn du zwei Benutzerkonten für dieselbe Person in Leapsome hast, aber nur eines davon behalten möchtest, kannst du die folgenden Schritte befolgen, um sicherzustellen, dass das Konto mit den wertvollen historischen Daten weiterhin genutzt wird.

1. Finde die beiden Konten in Leapsome: Beginne damit, die beiden Benutzerprofile zu lokalisieren, die zusammengeführt werden müssen. Dies kann durch Suchen der E-Mail-Adressen oder Benutzernamen der jeweiligen Profile geschehen.

2. Bestimme, welches Konto behalten werden soll: Identifiziere das Konto, das beibehalten werden soll. In der Regel ist dies das Konto mit der alten E-Mail-Adresse und bestehenden Daten wie Bewertungen oder Besprechungen. Um dies zu überprüfen, klicke einfach auf das Profil in der Mitarbeiterliste und überprüfe das Benutzerprofil.

3. Entferne das unerwünschte Profil: Lösche das doppelte Konto, das nicht behalten werden soll. Dieser Schritt ist entscheidend, da er die mit dem unerwünschten Profil verbundene E-Mail-Adresse freigibt, sodass sie neu zugewiesen werden kann. Hintergrund ist, dass in Leapsome jede E-Mail-Adresse nur einem einzigen Benutzerkonto zugeordnet werden kann. Überprüfe vor dem Löschen bitte, ob es keine Daten enthält, die zuerst exportiert werden müssen (z.B. Review-Daten).

4. Weise die E-Mail dem verbleibenden Profil zu: Aktualisiere das verbleibende Profil mit der E-Mail-Adresse des gelöschten Kontos. Wenn die Integration das nächste Mal läuft, wird sie das Profil synchronisieren und mit fehlenden Informationen aktualisieren, um die Datenkontinuität zu gewährleisten.

Zusammenführen von Benutzerkonten in großen Mengen

Falls du mehrere Konten auf einmal zusammenführen musst, kannst du dies auch in großen Mengen mittels eines Excel-Benutzerimports tun. Aufgrund des höheren Fehlerrisikos empfehlen wir, nur dann in großen Mengen zusammenzuführen, wenn manuelle Zusammenführungen unverhältnismäßig zeitaufwändig wären. Bevor du beginnst, stelle bitte sicher, dass alle Benutzerprofile eine externe ID haben, und identifiziere klar, welche Konten behalten und welche entfernt werden sollen.

Um Benutzerkonten in großen Mengen zusammenzuführen, kannst du statt des direkten Löschens der unerwünschten Profile die E-Mail-Adressen der unerwünschten Profile innerhalb der Uploaddatei ändern (z.B. durch Anhängen einer Zahl). Dadurch kannst du die von diesen Konten „blockierten“ E-Mail-Adressen den Konten zuweisen, die in Leapsome verbleiben sollen. Sobald dies erledigt ist, kannst du die aktualisierte Benutzerdatendatei hochladen, und die E-Mail-Änderungen werden verarbeitet. Anschließend kannst du die unerwünschten Benutzerprofile direkt aus der Mitarbeiterliste in Leapsome löschen.