Dateiformatierung für manuelle Nutzerdatenuploads und SFTP

Hinzufügen von Daten zu deiner Vorlage

Nutzerumfang: Wer muss in jedem Upload enthalten sein?

Attributumfang: Welche Nutzendendaten muss ich in die Datei aufnehmen?

Allgemeine Formatierungsanforderungen

Überprüfe deine Datei mittels der Upload-Vorschau

Fehlerbehebung und Häufig gestellte Fragen

Unser Datenimport bietet eine einfache Möglichkeit, Mitarbeitendenprofile in großen Mengen hinzuzufügen, zu aktualisieren und zu deaktivieren. Dafür kannst du entweder einen manuelle Datei-Upload verwenden oder diesen Prozess über SFTP automatisieren. Sowohl SFTP als auch der manuelle Import verwenden eine Vorlage, um die Daten deines Teams zu verarbeiten. In diesem Artikel wird erläutert, welche Daten du in die Datei aufnehmen solltest und wie du sie formatierst, um einen erfolgreichen Import sicherzustellen. Du kannst mehr über die Einrichtung der SFTP-Integration in diesem Artikel erfahren.

Zusammenfassung

• Verwende unsere Dateivorlage und ändere die Spaltennamen in der Kopfzeile nicht.
• Füge bei jedem upload alle aktiven und inaktiven Nutzenden in die Datei ein.
• "Status" und "Username/Email" sind Pflichtfelder.
• Halte dich strikt an die unten spezifizierte Datei- und Attributformatierung.
• Wenn keine Werte vorhanden sind, lasse die Felder leer, anstatt Platzhalter zu verwenden.
• Überprüfe die Datenvorschau in Leapsome, bevor du deinen Upload abschickst.

Hinzufügen von Daten zu deiner Vorlage

Um deine Nutzenden erfolgreich zu importieren, musst du unsere Vorlage verwenden. Du kannst eine Vorlage, die an deine Kontoeinstellungen angepasst ist, unter Dein Unternehmen > Mitarbeitende & Teams > Aktionen > Exportieren herunterladen. Die erste Zeile der Vorlage enthält die Spaltennamen, welche die verschiedenen Nutzendenattribute darstellen, die du in Leapsome aktualisieren kannst. Deine Vorlage ist einzigartig, da auch die personalisierbaren Attribute, die du möglicherweise in Leapsome erstellt hast, als Spalten in der Vorlage angezeigt werden. Die Zeilen darunter enthalten die aktuellen Daten in Leapsome für jedes Attribut für alle bereits zur Plattform hinzugefügten Nutzenden. So siehst du schnell, in welchem Format die Daten eingetragen werden müssen.

Nutzerumfang: Wer muss in jedem Upload enthalten sein?

Wir empfehlen, immer eine vollständige Liste der aktiven und deaktivierten Mitarbeitenden anzugeben, anstatt nur diejenigen, die kürzlich Änderungen erfahren haben.

• Eine Managerbeziehung wird nur erstellt, sowohl die Person, der der Manager zugewiesen wird, als auch der entsprechende Manager als einzelne Zeilen in derselben Datei angegeben sind.
• Füge auch deaktivierte Nutzende ein. Das Entfernen von Nutzenden aus der Datei deaktiviert sie nicht automatisch in Leapsome - hierfür musst du sie in der Datei auflisten, und ihren Status auf 'deactivated' setzen

Nutzererstellung, Einladung und Deaktivierung

Du kannst Nutzendenprofile einfach aktivieren und deaktivieren, indem du unseren Datenimport verwendest. Leapsome behandelt dies mithilfe des Attributs "Status“. Um Nutzende zu aktivieren, setze den Status der Nutzenden auf "active“. Um Nutzende zu deaktivieren, setze ihren Status auf "deactivated“.

Wenn du Nutzende zum ersten Mal hochlädst, stelle bitte sicher, dass der Status der Nutzenden auf "active“ gesetzt ist. Dieser Import wird dann nur die Profile für deine Kolleginnen und Kollegen erstellen. Erst wenn du ihre Einladung in Leapsome ausgelöst hast, können sie ihre Konten aktivieren und auf die Plattform zugreifen. Einladungen für Nutzende können manuell oder automatisch versendet werden. Du kannst hier mehr darüber erfahren.

Da Leapsome standardmäßig auf Basis des "Status" deaktiviert, stelle bitte sicher, dass deaktivierte Nutzende ebenfalls in deiner Datei enthalten sind. Alternativ kannst du Leapsome erlauben, Nutzende automatisch zu deaktivieren, sobald ihr Beendigungsdatum verstrichen ist. Du kannst diese Option unter Einstellungen > Unternehmenseinstellungen > Grundeinstellungen aktivieren.

Attributumfang: Welche Nutzendendaten muss ich in die Datei aufnehmen?

Abgesehen von einigen verpflichtenden Attributen kannst du entscheiden, welche Attribute und Werte du mithilfe des Datei-Uploads mit Daten füllen möchtest. Abhängig von den Funktionen, die du in Leapsome verwenden möchtest, empfehlen wir, bestimmte nicht verpflichtende Attribute zu den Profilen deiner Nutzenden hinzuzufügen. Diese Tabelle gibt dir einen Überblick darüber, welche Attribute über Excel-Upload/SFTP importiert werden können und wofür die Daten in Leapsome verwendet werden können.

Umgang mit den Spaltennamen

Leapsome verwendet die Spaltennamen der Vorlage, um die Nutzendendaten den richtigen Feldern in Leapsome zuzuordnen - Probleme mit der Kopfzeile können daher zu fehlerhaften Uploads führen oder dazu, dass der Import insgesamt fehlschlägt.

• Ändere nicht die Schreibweise der Spaltennamen.
• Entferne keine Spaltennamen aus deiner Vorlage - lasse einfach unerwünschte Spalten leer, anstatt die gesamte Spalte zu löschen.
• Verwende bitte keine Platzhalter wie "N/A“, "kA" oder "-“, wenn du keinen Wert eingeben möchtest, da diese in Leapsome angezeigt werden oder während des Uploads Probleme verursachen können. Lass in de Fall das Feld einfach leer

Verplflichtende Attribute

Leapsome erfordert, dass die Felder 'E-Mail / Benutzername' und 'Status' ausgefüllt sind, damit der Upload oder Import erfolgreich ist.

• 'E-Mail / Benutzername' ist der primäre Unique Identifier "External ID" ist der Backup-Identifier, der verwendet wird, um E-Mail-Änderungen zu verarbeiten.
• 'Status' wird für die automatisierte (De-)Aktivierung von Nutzenden verwendet. Stelle sicher, dass jede Person, die Zugriff zu Leapsome haben soll, als "active" aufgeführt wird

Attribute, die eindeutige Werte erfordern

Einige Attribute erfordern eindeutige Werte, damit der Import ohne Probleme erfolgreich ist. Wenn diese Werte nicht eindeutig sind, funktioniert der Upload nicht oder kann zu unerwünschten Ergebnissen wie doppelten Nutzendenprofilen führen.

• E-Mail und External ID müssen eindeutig sein.
• Wenn du die External ID nicht ausfüllen möchtest, lasse sie einfach leer. Füge keine Platzhalter wie "N/A“ oder "-“ hinzu, da diese pro Nutzenden nicht eindeutig sind.
• Um bestehende Nutzende abzugleichen, verwendet Leapsome drei verschiedene Attribute als unique Identifier: Leapsome ID, Externe ID und E-Mail. Wenn der Upload Daten für alle drei Attribute enthält, hat die Leapsome ID Vorrang, gefolgt von der E-Mail und External ID

Daten entfernen mithilfe eines Imports

• Standardmäßig führt das Entfernen von Daten aus deiner Datei nicht dazu, dass die entsprechenden Informationen aus Leapsome entfernt werden.
• Für Datenfelder, die nur einen einzelnen Wert enthalten, wie "Standort“, wird der Wert in deiner Datei ersetzt und der alte Wert automatisch entfernt und der neue Wert dem Profil des Nutzenden in Leapsome hinzugefügt.
• Das Feld ‘Teams’ kann standardmäßig mehr als einen Wert enthalten. Mithilfe des Uploads fügt Leapsome standardmäßig nur zusätzliche Teams zur vorherigen Auswahl hinzu und entfernt keine Teams. Du hast die Option, alle Teams automatisch durch die Daten aus dem neuesten Import/Upload zu ersetzen. Bei manuellen Uploads wird diese Option beim Hochladen angezeigt. Für SFTP-Imports findest du diese Option in den SFTP-Einstellungen in Leapsome.
• Wenn du Werte für deine Nutzenden entfernen möchtest, ohne einen Ersatz hinzuzufügen, kannst du dies tun, indem du den Wert mit _reset ersetzt, um alle Informationen zu löschen, die Leapsome derzeit in diesem Feld speichert. Bitte beachte, dass dies derzeit nicht für eigene, benutzerdefinierte Attribute funktioniert.

Allgemeine Formatierungsanforderungen

Datenformatierung

Wenn du deine Datei erstellst, stelle bitte sicher, dass du dich an unser erforderliches Feldformat hältst, wie in den Kopfzeilen angegeben, um sicherzustellen, dass alle Daten erfolgreich importiert werden.

• Attribute, die mehrere Werte unterstützen:
  • Einige Felder unterstützen das Hinzufügen mehrerer Werte, wie z. B. ‘Teams’ oder ‘Zusätzliche Führungskräfte’.
  • Verwende dort bitte Semikolons, um Werte zu trennen. Wenn du auch Semikolons als Trennzeichen in einer CSV-Datei verwendest, stelle sicher, dass du Werte, die Semikolons enthalten, als Text markierst (z. B. durch Verwendung von “”).
• Datumsfelder:
  • Daten müssen im Format TT-MM-JJJJ hochgeladen werden. Abweichungen von diesem Format können dazu führen, dass falsche Werte hochgeladen werden.
  • In Excel stelle sicher, dass du Daten als ‘Text’ formatierst (anstatt 'Standard'), um sicherzustellen, dass das Format genau in diesem Format gespeichert und importiert wird.

Dateiformatierung: Excel

Leapsome unterstützt Dateiuploads im .xls- und .xlsx-Format, was eine einfache Möglichkeit ist, deine Upload-Datei zu erstellen, ohne das Format z. B. in CSV zu ändern.

• Stelle sicher, dass du alle Werte in deinem Blatt als ‘Text’ und nicht als ‘Standard’ formatierst, um sicherzustellen, dass spezifische Formate wie Daten beim Import nicht ignoriert/verändert werden, was zu falschen Daten in Leapsome führen kann.
• Bitte beachte, dass Leapsome nur Daten innerhalb des ersten Tabs deiner Datei liest.

Dateiformatierung: CSV

Die Verwendung des CSV-Formats sollte nur erfolgen, wenn .xlsx oder .xls keine Option sind, da es ein höheres Risiko für Formatierungsfehler bietet.

• Definieren von Trennzeichen und Markieren von Text:
  • Verwende nach Möglichkeit Pipes “|” als Trennzeichen, um Konflikte oder falsche Importe zu vermeiden (wir verwenden Kommas in unseren Kopfzeilen und Semikolons als Trennzeichen für mehrwertige Attribute).
  • Wenn du Kommas oder Semikolons als Trennzeichen verwendest, stelle sicher, dass du Textkennzeichen wie ““ hinzufügst.
• Sicherstellen, dass Sonderzeichen korrekt gespeichert werden:
  • Wenn z. B. die Namen der Mitarbeitenden Sonderzeichen enthalten, können diese in einer regulären CSV-Datei möglicherweise nicht korrekt gespeichert werden.
  • Um dies zu vermeiden, stelle bitte sicher, dass du eine UTF-16-codierte CSV-Datei verwendest, oder falls du eine UTF-8-codierte verwendest, speichere diese 'mit Kodierung' oder 'mit BOM.'

Überprüfe deine Datei mittels der Upload-Vorschau

Um zu überprüfen, ob deine Datei bereit ist, kannst du den Upload in Leapsome vor der Bestätigung der Datei anzeigen. Bitte überprüfe sorgfältig, ob die angezeigten Werte dem von dir erwarteten Format entsprechen. Wenn es Probleme in deiner Datei gibt, zeigt die Vorschau eine Fehlermeldung mit den Zeilen an, die du erneut überprüfen musst.

Du kannst diesen Schritt auch durchführen, wenn du planst, SFTP zu implementieren. Verwirf den Upload einfach, indem du nach der Vorschau auf „x“ klickst.

Fehlerbehebung und Häufig gestellte Fragen

Ich habe einen Fehler bei meinem Upload gemacht. Kann ich schnell die vorherige Version der Daten meiner Benutzer wiederherstellen oder den Import rückgängig machen?

Leapsome bietet keine Option, einen Import rückgängig zu machen. Um Fehler zu beheben, korrigiere am besten deine Benutzerdaten-Datei und führe einen weiteren Upload durch. Wenn Daten entfernt werden müssen, kannst du die falschen Daten mit _reset ersetzen, um die Daten aus den Benutzerprofilen mit dem nächsten Upload zu entfernen (außer für Benutzerdefinierte Attribute).

Gibt es eine Möglichkeit, Probleme mit der Datei zu erkennen, bevor die Änderungen in Leapsome live sind?

• Bei manuellen Datei-Uploads zeigt dir Leapsome immer eine Vorschau deiner Daten, damit du überprüfen kannst, ob die hochgeladenen Daten an den richtigen Stellen angezeigt werden.
• Für SFTP gibt es keine solche Vorschau, da der Upload automatisch erfolgt. Wenn es Probleme mit deiner SFTP-Verbindung gibt oder der Upload fehlgeschlagen ist, siehst du eine rote Fehlermeldung in deinen SFTP-Einstellungen und in der Mitarbeiterliste in Leapsome.

Meine Datei scheint überhaupt nicht verarbeitet zu werden

• Überprüfe, ob deine Datei im Excel- oder CSV-Format vorliegt.
• Stelle sicher, dass deine Daten sich im ersten (und idealerweise einzigen) Tab der Datei befinden.
• Achte darauf, dass alle Überschriften in deiner Datei enthalten sind und nicht von unserem Template abweichen.
• Überprüfe, ob ‘Email / Username’ und ‘Status’ ausgefüllt sind - diese sind erforderlich, um den Upload durchzuführen.
• Prüfe, ob alle Werte, die einzigartig sein sollen, auch einzigartig oder leer sind.

Daten wurden hochgeladen, aber an der falschen Stelle angezeigt

• Stelle sicher, dass alle Überschriften in deiner Datei enthalten sind und im richtigen Format vorliegen. Du kannst einen Export aus deiner Mitarbeiterliste in Leapsome ziehen, um ihn mit deiner Datei zu vergleichen.
• Wenn du eine CSV-Datei verwendest, stelle sicher, dass du Pipes “|” als Trennzeichen verwendest oder Textkennzeichner für alle Werte in Kombination mit Komma- oder Semikolon-Trennzeichen benutzt.

Benutzer wurden nicht deaktiviert

Stelle sicher, dass die zu deaktivierenden Nutzenden in deiner Datei enthalten sind - idealerweise sendest du bei jedem Import eine Datei mit allen (!) Nutzenden, sowohl aktiven als auch inaktiven.

Benutzer, die aktiv sein sollten, wurden deaktiviert

• Bitte überprüfe, dass das ‘Enddatum’ für den betroffenen Benutzer nicht gesetzt ist und der ‘Status’ auf ‘active’ gesetzt ist.
• Überprüfe in der Mitarbeitendenliste in Leapsome, ob es ein (manuell oder durch vorigen Upload erstelltes) Enddatum im Profil dieses Benutzers gibt und entferne es gegebenenfalls.

Ein Managerwechsel wurde ignoriert

• Stelle sicher, dass du die E-Mail-Adresse des neuen Managers im Feld “Manager” für den betroffenen Mitarbeiter eingetragen hast.
• Stelle sicher, dass der betreffende Manager auch als Benutzer in deiner Upload-Datei enthalten ist. Idealerweise sendest du immer eine vollständige Liste der Mitarbeitenden mit jedem Upload, um diese Situation zu vermeiden.