Wenn du Leapsome nutzt, gehört das Hochladen deiner Mitarbeitendendaten zu den ersten Schritten. Dies kann entweder manuell über einen Excel-Datenimport oder über eine HRIS-Integration erfolgen.
Sobald deine Nutzendendaten importiert sind, erstellt Leapsome Profile für alle Mitarbeitenden, die unter "Dein Unternehmen" > "Mitarbeitende" in der Plattform aufgelistet werden.
Nur Super-Admins und Admins der Plattform haben standardmäßig Zugriff auf diese Seite. Damit auch Nicht-Admins darauf zugreifen können, aktiviere die entsprechende Einstellung unter "Einstellungen" > "Dein Unternehmen" > "Grundeinstellungen" > "Zugriff auf globale Funktionen konfigurieren". Dort kannst du die Einstellung "Erlaube regulären Nutzenden, auf die Mitarbeitendenliste zuzugreifen" aktivieren. Reguläre Nutzende sehen dann nur die vollständigen Namen, E-Mail-Adressen und Jobtitel ihrer Kolleg*innen. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, erscheint der Bereich "Mitarbeitende" nicht unter "Dein Unternehmen" für diese Nutzenden.
Auf der Seite "Mitarbeitende" sehen Super-Admins und Admins standardmäßig folgende Felder:
- Profilbild der Nutzenden zusammen mit ihrem vollständigen Namen
- Profilstatus auf der Plattform
- Ihre E-Mail-Adresse
- Titel
- Level
- Startdatum
- Das Team, dem sie angehören
- Ihre primäre Führungskraft
- Plattformrolle
- Telefonnummer
- Geburtstag
Obwohl alle eingereichten Daten im Profil eines Nutzenden angezeigt werden, kannst du anpassen, welche Daten in den Spalten neben ihrem Namen sichtbar sein sollen. Klicke dazu auf das Zahnrad-Symbol auf der rechten Seite und deaktiviere die Felder, die nicht angezeigt werden sollen. Vergiss nicht, auf "Speichern" zu klicken, damit die Änderungen übernommen werden. Alle Nutzenden können entsprechend ihrem Lesezugriff innerhalb ihrer zugewiesenen Zugriffsrolle (einschließlich personalisierter Zugriffsrollen) alle Attribute in der Mitarbeitendenliste anzeigen und auswählen. Für dynamische Zugriffsrollen (z. B. Führungskraft von Mitarbeitenden) können sie das Attribut auswählen, aber nur die Werte ihrer Teammitglieder werden angezeigt. Für alle anderen Mitarbeitenden wird angezeigt: Nicht sichtbar. Um das noch einmal zu betonen: Diese Anpassung dient nur deiner eigenen Nutzerfreundlichkeit; das Deaktivieren des Feldes "E-Mail" bedeutet nicht, dass die E-Mail-Informationen aus den Nutzerprofilen verschwinden.
Du siehst außerdem die Anzahl der Mitarbeitenden, die auf deiner Seite "Mitarbeitende" angezeigt werden. Die Anzahl ändert sich je nach den angewendeten Filtern. Wenn du beispielsweise nach dem Team "Engineering" filterst, wird die Anzahl der Mitarbeitenden angezeigt, die zu diesem Team gehören. Wenn du die Gesamtanzahl der Nutzenden in deinem Account sehen möchtest, entferne alle Filter.
Filter
Du kannst deine Mitarbeitenden filtern, um eine spezifische Liste von Nutzenden einzugrenzen. Die folgenden Filter stehen dir zur Verfügung:
- Personalisierbare Attribute
- Nutzende
- Status
- Teams
- Direkte Berichte von
- Standorte
- Rollen
- Level
- Beitragstyp
- Startdatum der Mitarbeitenden
- Zulässige Nutzer-Imitation
- Vordefiniert
- Dynamische Filter (Mitarbeiter, die Sie als HRBP verwalten)
- Gespeichert
Kombinationen von Filtern können verwendet werden.
Änderungen am Profil eines Nutzenden
Wenn du manuelle Änderungen am Profil eines Nutzenden vornehmen möchtest, bewege den Mauszeiger über die Person und klicke auf das Stiftsymbol, das "Bearbeiten" anzeigt. Auf der sich öffnenden Seite kannst du Änderungen an persönlichen Details, Jobdetails, Vergütung, Plattformrolle und HRBP-Zugriff, Dokumente hochladen, personalisierbare Attribute zuweisen und Änderungen an den Daten dieses Nutzenden verfolgen.
Zusätzlich kannst du neben der Bearbeitungsfunktion auf das Schlüsselsymbol klicken, das Super-Admins erlaubt, ihre Nutzenden zu imitieren. Weitere Informationen dazu findest du hier.
Zuletzt kannst du einen Nutzenden deaktivieren.
Massenaktionen
Innerhalb der Seite "Mitarbeitende" kannst du Massenaktionen durchführen, wie etwa das Einladen oder Deaktivieren mehrerer Nutzenden. Außerdem kannst du Mitarbeitendenattribute in großen Mengen aktualisieren, z. B. ihre Start- oder Kündigungsdaten, die Kündigungsfrist, eine weitere Führungskraft hinzufügen und vieles mehr. Das Aktualisieren umfasst das Ändern eines Attributs, das Zuweisen eines neuen Attributs oder das Zurücksetzen eines Attributs komplett.
Um diese Optionen anzuzeigen, klicke auf die Kästchen links neben mindestens einem der Nutzer-Avatare und dann auf "Attribut aktualisieren" über der Mitarbeitendenliste.
Im Pop-up-Fenster kannst du zwischen dem Aktualisieren oder Zurücksetzen eines Attributs wählen. Wähle unten das Attribut aus. Wenn du ein Attribut aktualisierst, erscheint unten ein neues Feld, in das du die Änderung eingeben kannst, die vorgenommen werden soll. Zum Beispiel, wenn das ausgewählte Attribut "Jobtitel" ist, gib im Feld unten den neuen Jobtitel für die ausgewählten Nutzenden ein.
Dropdown-Menü "Aktionen"
Diese Funktion ermöglicht dir Folgendes:
- Mitarbeitende manuell hinzufügen (entweder einzeln per E-Mail-Adressen oder in großen Mengen über Excel)
- Teams verwalten (und neue erstellen)
- Level verwalten (und neue erstellen)
- Personalisierbare Attribute verwalten (und neue erstellen)
- Dateien in großen Mengen hochladen
- Mitarbeitende exportieren
- Vergütungshistorie exportieren (nachdem sie über diese Schritte importiert wurde)
- Einmalpasswörter exportieren
Geplante Updates in Profilen von Mitarbeitenden
Beim Aktualisieren der Informationen deiner Mitarbeitenden hast du die Möglichkeit, die Änderungen sofort zu speichern oder sie für ein zukünftiges Datum zu planen.
Wenn ein Mitarbeitender beispielsweise eine Beförderung erhält, die eine Titeländerung beinhaltet, aber die Änderung erst in zwei Wochen in Kraft treten soll, kannst du dies einfach in Leapsome verwalten. Gehe einfach zum Profil des Mitarbeitenden, aktualisiere den Jobtitel und klicke auf "Änderungen anwenden" > "Wirksamkeitsdatum festlegen". Dort kannst du das Datum auswählen, an dem die Änderung wirksam werden soll. Du kannst ein Datum in der Vergangenheit oder Zukunft planen. Wenn eine Änderung für die Vergangenheit geplant ist, überschreibt dies alle Änderungen nach dem von dir angegebenen Datum.
Du kannst Updates für mehr als ein Attribut planen. Änderungen für die Zukunft werden zum Wirksamkeitsdatum um 00:00 UTC aktiviert.
Bitte beachten: Wenn eine geplante Änderung zum Wirksamkeitszeitpunkt nicht möglich ist (z. B. das Team wurde gelöscht oder das personalisierbare Attribut ist nicht mehr aktiv), wird die geplante Änderung zum Wirksamkeitsdatum storniert.