Wofür benötigst du eine HRIS-Integration?
- Der Hauptzweck von Integrationen in Leapsome besteht in der Accountbereitsstellung. Das bedeutet, alle deine Mitarbeitenden automatisch zu Leapsome hinzuzufügen, neue Mitarbeitende sofort nach ihrem Eintritt zu erstellen und alle relevanten demografischen Accountdaten, die in deinem HRIS verfügbar sind, zu übertragen.
- Die rechtzeitige und vollständige Erfassung deiner Mitarbeitendendaten in Leapsome gewährleistet nicht nur, dass Nutzende sich an ihrem Startdatum anmelden können, sondern ermöglicht auch die Automatisierung von On- und Offboarding-Workflows auf Grundlage der Einstellungsdaten, die automatische Anpassung von Funktionalitäten und Sichtbarkeit basierend auf Teams und Berichtslinien sowie die Analyse deiner Leapsome-Daten zu relevanten demografischen Datenpunkten. Weitere Informationen zur Einladung/Import deiner Mitarbeitendenbasis findest du hier.
- Durch die Verwendung einer HRIS-Integration bleibt das HRIS deine einzige Wahrheitsquelle für dein Mitarbeiterverzeichnis, während Nutzende und alle demografisch relevanten Daten automatisch mit Leapsome synchronisiert werden. Für viele Kunden gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, ihre Accountbereitstellung zu konfigurieren, abhängig von ihrem verwendeten HRIS, ob sie einen IdP verwenden und welche technischen Ressourcen und Richtlinien vorhanden sind.
- Leapsome bietet auch Integrationen für andere Zwecke an, wie z. B. Kalenderintegrationen und APIs. Eine vollständige Liste findest du im Integrationsüberblick. Nach der Konfiguration deiner Mitarbeitendenbasis kannst du in Erwägung ziehen, eine Single Sign-On für eine reibungslose und sichere Anmeldung zu aktivieren.
Wie wähle ich das beste Setup für die Accountbereitsstellung für meinen Anwendungsfall aus?
📌 Um zu entscheiden, welche Integrationen du für die Accountbereitsstellung in Leapsome verwendest, empfehlen wir dir, dir die folgenden Fragen zu stellen:
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Datenanforderungen: Welche Nutzende und welche Accountdaten benötigst du in Leapsome?
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Datenverfügbarkeit: In welchen Systemen sind diese Daten gespeichert?
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Datenqualität: Sind diese Daten korrekt, und wie oft werden sie aktualisiert?
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Integrationsumfang: Inwieweit werden die Quellsysteme von den Integrationen von Leapsome unterstützt?
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Einrichtungskomplexität: Welche internen Ressourcen stehen dir zur Verfügung, um die HRIS-Integration zu konfigurieren?
Welche Nutzenden und welche Accountdaten möchtest du mit Leapsome synchronisieren?
Die Accountdaten, die du aus deinem HRIS mit Leapsome synchronisieren möchtest, variieren je nach deinem speziellen Anwendungsfall. Der nächste Abschnitt gibt dir einen Überblick darüber, welche Accountattribute du benötigen wirst, und welche zusätzlichen Attribute für welche Szenarien relevant sein können.
Erforderliche Attribute:
Um Leapsome ordnungsgemäß zu nutzen, benötigst du folgende Accuntinformationen: E-Mail-Adresse (eindeutiger Identifikator), Vorname, Nachname, Mitarbeiterstatus (aktiv, deaktiviert, usw.), Hauptmanager, Einstellungsdatum, Kündigungsdatum, Teams, Jobtitel, Standort, Geschlecht, Geburtsdatum.
Diese gewährleisten, dass deine Mitarbeitenden auf die Plattform eingeladen wird. Darüber hinaus dienen sie als Grundlage für ein intelligentes Zugriffsmanagement, die Automatisierung von Workflows im Zusammenhang mit dem Mitarbeiterlebenszyklus und die Anpassung wichtiger Funktionalitäten der Leapsome-Plattform.
Hinweis: Technisch gesehen sind nur die E-Mail-Adresse und der Status erforderlich, um Nutzende zu erstellen und ihren Zugriff zu ermöglichen. Dennoch empfehlen wir dringend, die oben genannten Attribute hinzuzufügen, um eine umfassende Plattformerfahrung zu gewährleisten.
Optionale, aber empfohlene Attribute:
Je nach deinem Anwendungsfall können zusätzliche Daten für eine umfassende Erfahrung und Datenanalyse in Leapsome hochgeladen werden:
- Level - relevant für Kompetenzmodell und Reviews, Analytik
- Zusätzliche Teams, z.B. Subunternehmen, Projektteams oder ähnliches
Optionale, erweiterte Attribute:
Je nach den Anwendungsfällen und verwendeten Modulen deines Unternehmens können diese zusätzlichen Datenpunkte relevant sein:
- Zusätzliche Manager - relevant für Matrixorganisationen, projektbasierte Workflows oder Mentorenprogramme
- Spezifische demografische Daten in Form von personalisierbaren Attributen - relevant für Analysen und die Definition personalisierbarer Zielausrichtungen von Workflows, z.B. Modulzugriff oder Einladung zur Umfrageteilnahme
- Vergütungsdaten wie Gehalt, Bonus- und Eigenkapitalinformationen
Eine zusätzliche Übersicht über Attribute und ihre Zwecke in Leapsome findest du hier.
Was ist die einzige Wahrheitsquelle deines Unternehmens für Account-/Mitarbeitendendaten für diese Nutzenden? In welchen Systemen sind die oben genannten Daten verfügbar?
Als nächstes empfehlen wir zu bewerten, welche derzeit verwendeten Systeme die oben genannten Daten halten und den jeweiligen Umfang ihrer Integration in Leapsome.
HRIS mit erweiterter Integration zu Leapsome, z.B. Personio, BambooHR oder HiBob
Diese Integrationen können einfach ohne zusätzliche technische Ressourcen eingerichtet werden. Welche Nutzende und Attribute enthalten sein sollten, kann in den meisten Fällen angepasst werden, und in den meisten Fällen werden auch die oben genannten erweiterten Attributtypen unterstützt. Eine vollständige Liste der verfügbaren Attribute findest du in der jeweiligen Dokumentation der Integration.
HRIS mit grundlegender Integration zu Leapsome
Diese HRIS-Integrationen können in wenigen Schritten ohne zusätzliche technische Ressourcen eingerichtet werden, z. B. diese HRIS-Integrationen. Der Unterschied zu den erweiterten Integrationen liegt im Umfang der enthaltenen Attribute, die in der Regel nicht angepasst werden können und/oder auf bestimmte Attribute beschränkt sind. Du kannst herausfinden, ob dein Leapsome eine grundlegende oder erweiterte Integration zu deinem HRIS unterstützt, indem du die enthaltenen Attribute in der jeweiligen Dokumentation überprüfst.
IdP (Identity Provider), z.B. Okta oder AzureAD
Leapsome unterstützt eine unkomplizierte Verbindung zu gängigen IdPs mit nur begrenzten technischen Ressourcen, die erforderlich sind. Ähnlich wie bei der erweiterten HRIS-Integration kannst du frei entscheiden, welche Nutzenden synchronisiert werden sollen. Darüber hinaus ermöglichen unsere IdP-Integrationen eine vollständige Anpassung deines Attributmappings, sodass du frei entscheiden kannst, welches Attribut von deinem IdP die Quelle für jedes Leapsome-Attribut sein soll. Wenn die Integration mit deinem HRIS ein Attribut, das du synchronisieren möchtest, nicht unterstützt, kannst du erwägen, diese von deinem HRIS zu deinem IdP zu synchronisieren und anschließend von deinem IdP in Leapsome.
HRIS mit SFTP-Integration unterstützen
Die SFTP-Verbindung ermöglicht die Synchronisierung nahezu aller in Leapsome verfügbaren Attribute, einschließlich personalisierbarer Attribute und Vergütungsdaten. Die Einrichtung erfordert jedoch technische Ressourcen und mehr Vorsicht als andere Integrationen bei Änderungen an den enthaltenen Attributen.
Erlauben deine Systeme und internen Ressourcen eine individuelle Integration unter Verwendung unserer SCIM-API?
Wenn keine der oben genannten Optionen deinen Anforderungen entspricht, kannst du eine individuelle Integration unter Verwendung unserer SCIM-API in Betracht ziehen. Diese Option ist äußerst flexibel und umfasst nahezu alle Attribute, kann jedoch auch erhebliche technische Ressourcen für die Implementierung erfordern.
Übersicht über verfügbare Integrationen und Attributumfang
Um den Entscheidungsprozess zu unterstützen, kannst du eine detaillierte Übersicht darüber erhalten, welche Attribute von welcher Integration in dieser Tabelle unterstützt werden. Einrichtungsdokumentationen für die jeweiligen Integrationen sind im Bereich HRIS-Accountbereitstellung verfügbar.
Befindet sich die von dir zu synchronisierenden Daten in mehr als einem System oder decken keine der angebotenen Integrationen alle erforderlichen Daten ab?
Wenn du verschiedene Systeme für verschiedene Accountgruppen hast oder nicht alle Attribute über ein System verfügbar/integriert sind, solltest du in Erwägung ziehen, eine oder mehrere Integrationen zu kombinieren.
Anwendungsfall 1: Deine Mitarbeitendenbasis ist auf verschiedene Systeme aufgeteilt, z.B. mehrere HRIS für verschiedene Tochterunternehmen oder Standorte.
Du kannst gleichzeitig mehrere verschiedene Systeme mit Leapsome verbinden, z.B. Personio zusätzlich zu Rippling, um deine vollständige Mitarbeitendenbasis zu synchronisieren. Für alle Integrationen außer IdP, SFTP und SCIM-API kann jedoch nur eine Instanz gleichzeitig mit einem Leapsome-Konto verbunden werden, z.B. kannst du keine zwei Personio-Konten mit einem Leapsome-Konto verbinden.
Wenn du diese Option verwendest, stelle bitte sicher, dass jeder Nutzende nur in einem der Systeme enthalten ist, um zu verhindern, dass eine der laufenden Synchronisationen die andere überschreibt. Außerdem empfehlen wir, die Logik deiner Accountattribute zu überprüfen, um sicherzustellen, dass z.B. Teams, Standortnamen oder ähnliche, oder andere personalisierbare Attribute konsistent/vergleichbar sind, unabhängig von den Systemen. Beachte auch, dass die Integrationen, die du kombinieren möchtest, möglicherweise unterschiedliche Sätze von Accountattribute unterstützen. Im vorherigen Beispiel werden Nutzende, die von Rippling gesendet werden, automatisch mit einem Geburtsdatum versehen, während Accounts von Personio dies nicht tun. Du kannst diese Tabelle verwenden, um Unterschiede zu identifizieren.
Anwendungsfall 2: Für dieselben Nutzenden sollten verschiedene Attribute von mehreren Systemen synchronisiert werden, z.B. Accountdaten aus HRIS und Bild aus Identity Provider.
Diese Option ist besonders nützlich, wenn die verfügbaren Integrationen zu deinem HRIS nicht alle erforderlichen Attributtypen unterstützen oder wenn einige Daten aus Datenschutzgründen nur in bestimmten Systemen verfügbar sind. Auch hier kannst du mehrere Integrationen mit Leapsome verbinden.
Eine häufige Kombination ist die Einrichtung einer HRIS-Integration sowie die Verbindung mit einem IdP wie Azure AD oder Okta. In diesen Fällen stammen die persönlichen Accountdaten aus dem HRIS, aber spezielle Attributtypen wie Profilbilder stammen aus dem IdP. In diesem Fall stelle bitte sicher, nur die zusätzlichen Attribute sowie die eindeutigen Identifikatoren der Nutzenden beim Einrichten deines IdP zu mappen.
Eine weitere häufige Kombination besteht darin, eine unserer Standard-HRIS-Integrationen mit eingeschränktem Umfang an enthaltenen Attributen und Anpassungsfähigkeit (z.B. Integrationen, die über merge.dev aufgeführt sind) für die Erstellung von Nutzenden und die Verwaltung des Status zu verwenden und demografische Nutzende durch eine SFTP-Verbindung oder regelmäßigen Excel-Import anzupassen. Durch die Verwendung von Teilexporten nur von betroffenen Nutzenden und dem Offenlassen von Spalten und Feldern, die durch eine Integration aufrechterhalten werden, kannst du die Daten aktualisieren, ohne die vorhandenen Daten zu überschreiben: Leapsome ersetzt Daten nur durch 'neue' Werte, leere Werte in deinem Upload entfernen keine vorhandenen Werte.
Wichtig: Wenn du dich dafür entscheidest, mehr als ein System über eine Integration zu verbinden, stelle bitte sicher, dass
- die E-Mail-Adressen in allen Systemen übereinstimmen, oder, falls die E-Mails nicht übereinstimmen, stelle sicher, dass in allen Systemen übereinstimmende externe IDs (z.B. deine interne Mitarbeiter-ID) enthalten sind. Andernfalls kann Leapsome doppelte Accounts erstellen.
- Für jedes Attribut sollte es nur eine Quelle der Wahrheit geben. Wenn mehr als ein System dasselbe Attribut synchronisiert und eines veraltet ist, können die korrekten Werte überschrieben werden.
Zusammenfassung
Bei der Entscheidung, welche Systeme du mit Leapsome für die Accountbereitstellung verbinden möchtest, beginne immer damit, dich zu fragen: Welche Daten möchtest du in Leapsome verwenden, welches deiner genutzten Systeme enthält diese Daten und welche Integrationen stehen zur Verfügung, um die Daten von diesen Systemen an Leapsome zu senden?
In dieser Tabelle siehst du, welche Attribute von welcher Integration unterstützt werden und wofür sie in Leapsome dienen. Die Einrichtungsdokumentation für die jeweiligen Integrationen findest du im Abschnitt HRIS-Accountbereitstellung.
Bonus: Kann ich Leapsome ohne Integration nutzen und sie später aktivieren?
Es ist ratsam, bei der Entscheidung zur Integration vorsichtig und überlegt vorzugehen. Wenn die Daten noch nicht in deinem gewünschten Quellsystem verfügbar sind oder du auf technische Ressourcen wartest, um deine ausgewählte Konfiguration zu erstellen, muss dich das nicht davon abhalten, deine Mitarbeitenden bereits hochzuladen.
In diesem Fall gilt: Weniger ist mehr. Starte mit den bereits verfügbaren Daten oder Verbindungen. Du kannst jederzeit zusätzliche Datenpunkte hinzufügen.
Als Alternative oder Ergänzung zu Integrationen kannst du deine Accountliste jederzeit über den Excel-Import oder direkt in Leapsome erstellen, hochladen und aktualisieren.
Wenn du dich später dazu entscheidest, eine Integration zu aktivieren, von einer Integration zur anderen zu wechseln oder zusätzliche Integrationen zu kombinieren, kannst du dies jederzeit tun. In diesem Fall stelle bitte sicher, dass die E-Mail-Adresse / externe ID konsistent bleibt, um die Duplizierung von Account zu vermeiden. Bestätige auch, dass Teams, Ebenen und andere Attribute genau gleich geschrieben sind, um sicherzustellen, dass die vorhandenen Werte erkannt werden. Wenn du größere Änderungen in deiner HRIS-Integrationskonfiguration planst, ist es ratsam, vorher deinen Leapsome-Kontakt einzubeziehen.