Weitere HRIS Integrationen (via merge.dev)

Leapsome kooperiert mit merge.dev, um eine breite Auswahl zusätzlicher Integrationen mit HRIS wie z.B. SAP SuccessFactors, Paychex, SageHR oder UKG anzubieten, die mit nur wenigen Klicks eingerichtet werden können. Diese Integrationen ermöglichen es dir, Profile für deine Mitarbeitenden in Leapsome vollautomatisch zu erstellen und zu aktualisieren.

Unterstützte HRIS

Unsere Partnerschaft mit merge.dev ermöglicht es uns, Integrationen mit den folgenden HRIS anzubieten:

• Alexis HR
• Altera Payroll
• Breathe
• Ceridian Dayforce
• Charlie HR
• Charthop
• Deel
• Employment Hero
• Factorial
• Freshteam
• Gusto
• HR Cloud
• HR Partner
• Humaans
• Humi
• IntelliHR
• Insperity Premier
• Jumpcloud
• Justworks
• Kallidus (formerly Sapling)
• Keka
• Kenjo
• Lano
• Namely
• Nmbrs
• Officient
• Paychex
• Paycor
• Paylocity
• People HR
• Proliant
• Remote
• Sage HR
• SAP SuccessFactors
• Sesame
• Trinet
• Trinet HR Platform (formerly Zenefits)
• UKG Pro Workforce Management (formerly UKG Dimensions)
• UKG Pro
• UKG Ready
• Zoho People

Was die Integration tut

Sobald aktiviert, bietet die Integration folgende Funktionen:

• Accounts anlegen: Die Integration erstellt automatisch einen Leapsome-Account für alle Mitarbeitenden, die in deinem HRIS 'Aktiv' sind.
• Einladungen versenden: Wenn gewünscht, kann jedem neu angelegten Account automatisch eine Einladung zugeschickt werden. Alternativ lassen sich die Einladungen aber auch manuell im Menü 'Mitarbeitende & Teams' versenden.
• Personaldaten synchronisieren: Basierend auf den Daten in deinem HRIS werden Attribute wie Teams, Standort oder Einstellungsdatum für alle Mitarbeitenden in Leapsome ausgefüllt.
• Das Organigramm erstellen: Basierend auf den Daten in deinem HRIS weist Leapsome jeder Person eine 'Führungskraft' zu und erstellt so automatisch alle Berichtslinien.
• Daten aktuell halten: Alle oben genannten Informationen werden basierend auf Änderungen in deinem HRIS aktualisiert. Die Daten werden alle 24 Stunden aktualisiert.

Synchronisierte Personaldaten

Sofern im HRIS verfügbar, umfasst die Synchronisation standardmäßig die folgenden Leapsome-Attribute:

• Externe ID 
• Email
• Status
• Vorname (Bevorzugter Name)
• Nachname
• Führungskraft
• Jobtitel
• Eintrittsdatum
• Austrittsdatum
• Geburtstag
• Standort
• Geschlecht
• Team
• Profilbild

Da jedes HRIS einen etwas anderen Aufbau hat, unterstützt nicht jede Integration alle oben aufgeführten Attribute. Diese Übersicht zeigt dir, welches HRIS welche Leapsome-Attribute unterstützt. 

Alle Attribute, die nicht von der Integration abgedeckt sind, können selbstverständlich manuell, durch Hochladen einer Excel-Datei, oder durch eine zusätzliche Integration (z.B. Active Directory oder SFTP) aktualisiert werden.

Bitte beachte, dass sobald die Integration aktiviert ist, dein HRIS die 'Quelle der Wahrheit' für die verbundenen Attribute sein wird. Jegliche manuellen Änderungen, die direkt in Leapsome vorgenommen werden, werden bei der nächsten Synchronisation durch die Integration überschrieben. Eine Ausnahme bilden die 'Teams' in Leapsome: Du kannst beliebig viele Teams manuell hinzufügen,  ohne dass das HRIS diese entfernt oder ändert.

Aufsetzen der Integration

Bevor du beginnst

Während Leapsome die Integrationen kostenfrei bereitstellt, kann es sein dass dein HRIS-Betreiber zusätzliche Gebühren dafür erhebt, das HRIS mit externen Tools wie Leapsome zu verbinden. Dieser Artikel zeigt dir, ob auf Seiten deines HRIS zusätzliche Kosten anfallen können.

Bitte stelle sicher, dass die Person, die die Integration einrichtet, sowohl ein Admin in Leapsome ist, als auch volle Admin-Rechte in deinem HRIS besitzt. Dies ist wichtig, da einige HRIS die Rechte des Admins verwenden, um Leapsome den Zugriff auf Daten in deinem HRIS zu ermöglichen. Wenn dann eine Person mit begrenztem Zugriff die Integration einrichten würde, hätte auch Leapsome begrenzten Zugriff.

Einrichten der Integration

Um die Integration einzurichten, melde dich als Admin in Leapsome an und navigiere zu Admin-Einstellungen > Integrationen > HRIS-Integrationen. Suche dort dein HRIS in der Liste der verfügbaren Integrationen und klicke darauf.

Es sollte sich nun ein Popup öffnen. Setze dort einen Haken bei 'Integration aktivieren' und klicke auf 'Authentifizieren / Verbindung verwalten', um die Authentifizierung bei eurem HRIS zu starten.

Anschließend startet ein weiteres Popup, das dich durch den Authentifizierungsprozess führt. Zuerst kannst du sehen, auf welche Daten wir für die Integration zugreifen werden. Wenn du zustimmst, Zugriff auf diese Daten zu gewähren, klicke einfach auf 'Fortfahren'.

Als nächstes führen wir dich durch die spezifischen Schritte, die erforderlich sind, um dein Leapsome-Konto mit deinem HRIS zu verbinden. Da diese Schritte je nach HRIS unterschiedlich sind, folge einfach den Anweisungen im Popup. Es kann sein, dass du gebeten wirst, z.B. eine Subdomain, einen API-Schlüssel oder eine Client-ID und ein Client-Secret von deinem HRIS einzugeben. Keine Sorge: das Popup wird dir genau sagen, wo du diese Informationen in deinem HRIS findest. Alternativ beinhaltet dieser Artikel eine Übersicht der notwendigen Authentifizierunsschritte für die verschiedenen HRIS, inklusive Screenshots. 

Sobald du Leapsome erfolgreich authentifiziert hast, um auf dein HRIS zuzugreifen, und dies durch Klicken auf 'Aktualisieren & Synchronisieren' bestätigt hast, wird der erste Synchronisationslauf gestartet und Userprofile basierend auf den Daten aus deinem HRIS erstellt.

Bitte beachte, dass diese erste Synchronisation etwa eine Stunde in Anspruch nehmen kann. Alle zukünftigen Synchronisationsläufe werden dann innerhalb weniger Minuten abgeschlossen. Du findest deine neu erstellten User unter 'Admin-Einstellungen' > 'Mitarbeitende & Teams'.

Optionale Einstellungen

• Wenn du die Option 'Leapsome-Einladungen automatisch an alle synchronisierten Mitarbeitenden senden' aktivierst, wird jede Person, der aus deinem HRIS (neu) synchronisiert wird, automatisch eine Einladung erhalten, um Leapsome beizutreten. Wenn du diese Option deaktivierst, werden die Personaldaten zwar auch synchronisiert, aber keine Einladung gesendet. Du kannst dann die Einladung manuell über 'Mitarbeitende & Teams' > 'Aktionen' > 'Einladungen senden' verschicken.
  
  

• Wenn du die Option 'Accounts von Mitarbeitenden, die zuvor deaktiviert waren, automatisch reaktivieren' aktivierst, wird Leapsome automatisch einen Account wieder aktivieren, sobald der Status der entsprechenden Person im HRIS wieder auf 'aktiv' geändert wird. Dies kann hilfreich sein, wenn Mitarbeitende ein Sabbatical oder Elternzeit nehmen.
  
  

• Neben der täglichen automatischen Synchronisation kannst du jederzeit eine weitere Synchronisation manuell auslösen. Dies kann hilfreich sein, wenn du Änderungen, die in deinem HRIS an einem Mitarbeitenden vorgenommen wurden, so schnell wie möglich in Leapsome übernehmen möchtest. Klicke dazu einfach auf deine HRIS Integration im Integrationsmenü und dann auf 'Aktualisieren & Synchronisieren'. Dies wird eine neue Synchronisation auslösen, und die Daten sollten innerhalb weniger Minuten aktualisiert werden.

Datenverarbeitung durch merge.dev

Merge.dev ist DSGVO-konform und ISO 27001-zertifiziert, und hostet Daten in Stockholm, Schweden. Mit der Aktivierung einer der von merge.dev bereitgestellten Integrationen weist du Leapsome an, merge.dev als Unterauftragsverarbeiter zur Bereitstellung dieser Integration einzusetzen und stimmst der aktuellen Version der Leapsome-Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) zu.

Nachdem du auf eine der angebotenen HRIS-Integrationen geklickt hast, wirst du einen Hinweis sehen, falls die Integration von merge.dev bereitgestellt wird. In diesem Fall musst du aktiv zustimmen, um merge.dev die Verarbeitung deiner Daten zu ermöglichen.

Weiterer Support

Falls du bei einem Schritt zur Authentifizierung mit deinem HRIS nicht weiterkommst, schaue gern in der umfangreichen Dokumentation von merge.dev nach. Dort findest du Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit Screenshots zu den Schritten, die du auf der Seite deines HRIS durchführen musst, um die Integration zu aktivieren. Die Dokumentation findest du hier.