Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Review?
Eine Review-Vorlage erstellen
1. Schritt - Grundeinstellungen
2. Schritt - Umfang
3. Schritt - Fragen
4. Schritt - Sichtbarkeit
5. Schritt - Zeitplan
6. Schritt - Benachrichtigung
7. Schritt - Aktivierung
Einen Review Zyklus starten
1. Teilnehmende Reviewees auswählen
2. Kick-off Datum definieren
3. Review aktivieren
Was ist ein Review?
Einzelne Reviews stellen den Rahmen für Performance, 360° oder Leadership Reviews dar. Sie legen die Fragen, den Umfang und einen Zeitplan für Deinen Review-Prozess fest. Für jede Art von Review (Peer Review, Leadership Review, Projekt Review) kannst Du eine Vorlage erstellen. Dies ist praktisch, da die Review-Vorlage als Grundlage für zukünftige standardisierte Reviews dient und manuelle Arbeit erspart.
Falls du Empfehlungen oder Tipps benötigst, welche Art von Review in Deinem Unternehmen durchgeführt werden sollte, dann orientiere dich an unserem Best Practice Blueprint für Reviews.
Hinweis: Möchtest du eine Automatisierung für ein Review einrichten? Dann kannst du dir auch unser unseren Artikel zum aufsetzten von Review Automatisierungen ansehen.
Um eine Review-Vorlage zu erstellen, solltest Du zunächst die nachfolgenden Einstellungen vornehmen. Du kannst das Aufsetzen der Vorlage jederzeit unterbrechen, da Deine Änderungen im Entwurfsmodus automatisch gespeichert werden.
Eine Review Vorlage erstellen
1. Schritt - Grundeinstellungen
Um einen neuen Review-Prozess aufzusetzen, navigierst Du vorerst zum Reviews Modul und klickst dort unter 'Vorlagen' auf 'Vorlage erstellen'. Im ersten Schritt wird der Name, eine Beschreibung und die 'Owner'/ Administratoren der Review Vorlage bestimmt. Zusätzlich kann hier festgelegt werden, wer diese Vorlage verwenden und neue Reviews erstellen darf.
- Name: Wähle einen Namen für deine Review-Vorlage, z.B. 'Halbjährliches Performance Review'.
- Beschreibung: Die Beschreibung ist optional und kann die Zielsetzungen deines Reviews oder allgemeine Richtlinien zum Verfassen von Reviews enthalten. Alle Teilnehmenden können diese Beschreibung sehen, während sie ihre Reviews schreiben.
- 'Owner'/Admins: Admins sind Personen, die vollen Zugriff auf die Analysen und Einstellungen des Reviews haben. Standardmäßig ist die Person, die den Review-Prozess erstellt, der erste Admin - du kannst jedoch so viele Admins hinzufügen, wie du möchtest.
Wer darf diese Vorlage verwenden und neue Reviews erstellen?
Du kannst die Review-Vorlage mit Mitarbeitenden und/oder Führungskräften teilen, so dass diese die Vorlage eigenständig verwenden können, um ein Review Zyklus auf Basis dieser Vorlage zu starten.
2. Schritt - Umfang
Leapsome bietet verschiedene Formen des Reviews an:
- Einfaches Review: In diesem Szenario schreiben alle Mitarbeitende eine Selbsteinschätzung und werden zusätzlich von deren Führungskraft eingeschätzt. Nach der Durchführung des Reviews besprechen die Mitarbeitenden die Ergebnisse mit deren Führungskraft und setzten eine digitale Unterschrift darunter.
- 360° Review: Diese Review-Vorlage bezieht die Perspektive von direkt unterstellten Mitarbeitenden des Reviewees und/oder von 'Peers' mit ein. Direkt unterstellte Mitarbeitenden werden automatisch aus dem Account-Verzeichnis abgerufen. Peers hingegen können von Teilnehmenden selbst oder der Führungskraft 'nominiert' werden. Sie können außerdem eine minimale/maximale Anzahl an Peers für den Reviewee definieren. Damit einige Peers nicht zu oft für Reviews angefragt werden, gibt es die Möglichkeit eine maximale Anzahl der Feedbackanfragen zu bestimmen. Ist diese erreicht, kann die Person nicht mehr als Peer von dem Reviewee oder Manager ausgewählt werden.
- Leadership Review: Diese Vorlage ermöglicht es, ein sogenanntes Upward Feedback für Führungskräfte durchzuführen. Jede Führungskraft schreibt eine Selbstevaluation und kann zusätzlich durch ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden oder nominierte Peers eingeschätzt werden.
Wie du auf dem Bild unten sehen kannst, gibt es zu jedem Review eine Reihe von Einstellungen, die vollständig angepasst werden können. Dadurch ist es möglich, jeden möglichen Anwendungsfall abzudecken und den Umfang der Reviews vollständig an die Gegebenheiten deines Unternehmens anzupassen.
Project Reviews
Standardmäßig übernehmen primäre Führungskräfte die 'Manager'-Perspektive für ihre Teammitglieder in den Review-Prozessen. Falls du die primäre Führungskraft stattdessen mit einem Projektmanager bzw. einer lateralen oder fachlichen Führungskraft für einen spezifischen Prozess ersetzen möchtest, kannst du die Option 'In diesem Zyklus alle direkten Führungskräfte mit einer designierten Projektleitung ersetzen' auswählen und die entsprechende Person auswählen.
3. Schritt - Fragen
Basis-Fragebogen und rollenspezifische Fragen
In diesem Schritt kannst du die Fragen definieren, die im Rahmen jedes Reviews gestellt werden sollen. Die Perspektiven der Mitwirkenden unterscheiden sich und erfordern möglicherweise andere Fragen: Aus diesem Grund kann für jede Frage definiert werden, wer diese beantworten soll (Teilnehmende innerhalb der Selbsteinschätzung, Führungskräfte der Teilnehmenden, Peers oder direkt unterstellte Mitarbeitenden). Um Perspektiven mit dem Analyse-Tool effektiv vergleichen zu können, empfiehlt es sich, die gleiche Frage an mehrere Gruppen auszuspielen.
Kompetenzmodell als Basis-Fragebogen verwenden
Bevor du deinen ersten Review-Prozess erstellst, solltest dyu bestenfalls bereits die entsprechenden Unternehmenskompetenzen und -werte festgelegt haben. So kannst du konsistente Dimensionen für Instant Feedback und Reviews verwenden. Die aktuell hinterlegten Kompetenzen und Werte (für das gesamte Unternehmen oder einzelne Teams) erscheinen im Basis-Fragebogen, wenn du einen neuen Review-Prozess erstellst.
Dein Kompetenzmodell
Lege deine Kompetenzen & Werte fest, bevor du das erste Review aufsetzt. So kannst du konsistente Dimensionen sowohl im Instant Feedback als auch im Reviews Modul messen.
Kompetenzen können entweder für das gesamte Unternehmen oder für Mitglieder von bestimmten Teams festgelegt werden.
Leapsome bezieht alle aktuell festgelegten Kompetenzen in den Prozess mit ein, sobald du ihn aktivierst.
Bitte beachte: Wenn du eine bestehende Kompetenz in dem Kompetenzmodell anpasst / veränderst, verändert dies die Kompetenz in allen vergangenen und aktiven Review Zyklen!
Benutzerdefinierte Fragen hinzufügen
Du kannst in deinen Reviews natürlich auch eigene Fragen hinzufügen. Diese können entweder ein offenes Antwortformat haben oder eine Rating-Skala erfordern. Hier findest du einige Best Practice Fragen, die du für Reviews verwenden kannst.
Bitte beachte: Wenn du eine bestehende Frage in einer Vorlage änderst, wird diese Frage in allen Zyklen, die diese zugrunde liegende Frage enthalten, geändert!
Wenn du eine Frage zu einer Vorlage hinzufügst oder entfernst (oder die Reihenfolge der Fragen ändern), wirkt sich dies nicht auf bestehende Zyklen aus!
Private Fragen hinzufügen
Wenn du eigene Fragen hinzufügst, kannst du diese als privat markieren, um sie nur für die Führungskräfte und Admins sichtbar zu machen. Diese Fragen und die jeweiligen Antworten dazu sind daraufhin nur für die Führungskräfte und die Admins sichtbar. Sie erkennt man in Reviews anhand des Schloss-Symbols.
Beachte: Gesamtratings werden für die Teilnehmenden nicht angezeigt, sobald private Fragen im Fragebogen enthalten sind.
Ziele hinzufügen
Wenn du das Ziel Modul von Leapsome verwendest und einzelnen Mitarbeitenden Ziele zugewiesen sind, kannst du diese Ziele in Deinen Reviews mit aufnehmen. Aktiviere dazu die entsprechende Option. Dadurch wird automatisch eine Frage zu jedem nicht-privaten Ziel erstellt, das den gesetzten Filtern entspricht. Standardmäßig sind hier individuelle, noch aktive Ziele ausgewählt.
Standard-Skala anpassen
Um Vergleichbarkeit sicherzustellen und Berechnungen aggregierter Statistiken zu ermöglichen, wird für alle skalierten Fragen in Ihren Reviews die gleiche Skala verwendet. Du kannst diese Skala (und ihre Beschriftung) unter 'Admin-Einstellungen' > 'Reviews' definieren.
4. Schritt - Sichtbarkeit
Einstellungen für Sichtbarkeit und Anonymität ändern
Ist es möglich individuell festzulegen, wer welche Review Komponenten sehen soll und ob die Reviewer anonym bleiben sollen oder nicht. Du kannst verschiedene Anonymitäts-Stufen wählen (z.B. die Namen der Mitwirkenden vor den Teilnehmenden verbergen, aber der Person die für den Zyklus verantwortlich ist, anzeigen).
Wenn du eine Bewertung anonymisieren möchtest, musst du für die Peer- und Direct-Report-Reviews 'Nein (anonym)' oder 'Nein (anonym, nur aggregierte Resultate)' auswählen.
'Nein (anonym)' bedeutet, dass alle einzelnen Antworten einschließlich der Kommentare sichtbar wären, der Name der feedbackgebenden Person würde jedoch nicht preisgegeben.
'Nein (anonym, nur aggregierte Resultate)' bedeutet, dass nur das Radardiagramm und damit die durchschnittlichen Ergebnisse angezeigt werden (Kommentare der Peers/Direct Reports wären nicht sichtbar). Es werden mindestens zwei Antworten von Peers/ Direct Reports benötigt, damit die Scores und Kommentare angezeigt werden. Mehr dazu kannst du hier nachlesen.
Als letzten Schritt kannst du bestimmen, ob die Führungskräfte ihre Reviews teilen können oder ob du sie vorübergehend daran hindern möchtest, indem du das Kästchen 'Führungskräfte können die Ergebnisse jederzeit teilen, sobald das Review abgeschlossen ist' ankreuzt. Dies ist nützlich, wenn du Kalibrierungen durchführen oder den Zeitpunkt der Veröffentlichung der Reviews kontrollieren möchtest. Stelle sicher, dass du diese Einstellung nach der Kalibrierung wieder deaktivierst, damit die Führungskräfte ihre Reviews teilen können. Reviews, die bereits geteilt wurden, bleiben für die Bewerteten sichtbar.
5. Schritt - Zeitplan
Im nächsten Schritt kannst du die Zeitleiste des Review-Prozesses definieren. Die Plattform verwendet die Zeitleiste, um automatisch E-Mails an alle Teilnehmenden und Mitwirkende zu versenden und sie so an die nächsten notwendigen Schritte zu erinnern. Beachte, dass die Zeitleiste für jede Phase des Zyklus in Kalendertagen und nicht in Geschäftstagen berechnet wird.
Die tatsächlichen Schritte hängen vom Review Umfang und Aufbau (sowie Einbezug von Selbstevaluation, 360° Reviews und Manager-Reviews) ab. Die Zeitleiste kann auch noch bearbeitet werden, während das Review schon läuft.
Bitte beachte: Leapsome verwendet 'weiche' Deadlines, sprich die Teilnehmenden können ihre Reviews auch nach Ablauf einer Frist weiterschreiben, bis der Review Cycle abgeschlossen ist.
Automatische Erinnerungen erhalten
Während das festgelegte Datum jeweils den offiziellen Kick-off jedes weiteren Schrittes im Prozess markiert, versucht die Plattform immer, den Prozess so effizient wie möglich zu gestalten. Wenn ein Prozessschritt früher abgeschlossen ist als geplant und alle Voraussetzungen für den nächsten Schritt erfüllt sind, wird automatisch zum nächsten Schritt übergegangen.
6. Schritt - Benachrichtigung
Im nächsten Schritt hast du die Möglichkeit die automatisch versendeten Benachrichtigungen von Leapsome anzupassen. Es wird zwischen drei verschiedenen Benachrichtigungen unterschieden: eine Benachrichtigung zum Kick-off des Reviews, eine tägliche Zusammenfassung für neue Aufgaben und Erinnerungen, falls Aufgaben noch offen sind.
7. Schritt - Aktivierung
Wenn du mit deinen Einstellungen zufrieden bist, kannst du die Vorlage im letzten Schritt speichern.
Einen Review-Zyklus starten
Um einen Review zu starten, klicke auf 'Neuen Zyklus auf Basis dieser Vorlage starten'.
Anschließend wirst du durch die oben beschriebenen Schritte geführt, um die Einstellungen final zu überprüfen. Im zweiten Schritt kannst du nun die Teilnehmenden auswählen. Um zu erfahren, wie du genau die Schritte durchführst, kannst du dir das Video (auf Englisch) ansehen und / oder die Beschreibung unten lesen.
1. Teilnehmende Reviewees auswählen
Teilnehmende sind die Mitarbeitenden, die im Rahmen des Reviews eingeschätzt werden, das heißt eine Einschätzung erhalten. Du kannst alle Mitarbeitenden hinzufügen oder eine gezielte Auswahl treffen, in dem Du die folgenden Auswahlmöglichkeiten nutzt, um Mitarbeitende zu inkludieren oder zu exkludieren:
- Auswahl nach Teams
- Gezielte Auswahl einzelner Teammitglieder
- Auswahl nach Standort
- Auswahl nach eigenen, vordefinierten Attributen
Zusätzlich hast du die Möglichkeit die Mindestanzahl an Wochen festlegen, die ein Teammitglied im Unternehmen sein muss, in den Zyklus mitaufgenommen zu werden einzustellen. Z.B. kannst du wählen, dass nur Mitarbeitende mit einer Verweildauer von mindestens 16 Wochen am Zeitpunkt des Review Startdatums in dem Review Zyklus inkludiert werden.
Die 360° Reviewer jedes Reviewees (sofern es welche gibt) werden nach dem Kick-off Ihres Reviews nominiert. Die Führungskraft und die direkt unterstellten Mitarbeitenden der Teilnehmenden werden aus den Einstellungen unter 'Mitarbeitende & Teams' übernommen (wenn du eine unserer HRIS-Integrationen verwendest, werden diese Daten automatisch synchronisiert). Wenn sich die Führungskraft vor dem Beginn des Review Prozesses ändert, wird sie entsprechend aktualisiert.
Wenn keine Führungskraft definiert ist, geht die Plattform davon aus, dass die für den Zyklus verantwortliche Person das Review aus Sicht der Führungskraft schreiben wird.
2. Kick-off Datum definieren
Unter Zeitplan kannst du ein Kick-off Datum festlegen (Datum und Uhrzeit). Zu diesem Zeitpunkt wird der Review-Zyklus gestartet und die erste Benachrichtigung wird verschickt.
3. Review aktivieren
Du wirst deine Reise im letzten Tab namens 'Sichtbarkeit' beenden. Am unteren Ende davon siehst du die Optionen 'Als Entwurf speichern' und 'Aktivieren'. Wenn du dich bereit fühlst, den Zyklus zu starten, klicke auf 'Speichern & Aktivieren'.