Unsere Plattform verwendet einen detaillierten Ansatz für die Verwaltung von Zugriffsrechten: Damit kannst du steuern, wer bestimmte Dinge auf der Plattform sehen und machen kann.
Wir unterscheiden sieben verschiedene Rollen:
- Super-Admins
- Admins
- Mitarbeitende mit Adminrechte für spezifische Module
- Führungskräfte
- Teamleitung
- Teammitglieder
- HRBPs
Super Admin
Dies ist normalerweise die erste Person, die das Konto nutzt. Zusätzliche Super-Admins können in 'Mitarbeitende & Teams' → Account 'Account ändern' → 'Plattform-Rolle' hinzugefügt werden. Super Admins können:
- Anderen Mitarbeitenden (Super-) Admin-Status zuweisen
- Module aktivieren oder deaktivieren für alle oder bestimmte Mitarbeitende
-
Optionale Berechtigungen aktivieren, wie beispielsweise
- Vollständiger Zugriff zu allen Reviews für Admins
- Vollständiger Zugriff zu allen verwalteten Ziele für Admins
- Kaskadierender Zugriff zu Reviews und verwalteten Ziele für Führungskräfte (entlang der Berichtskette im Unternehmen)
- Das Recht, Review Prozesse zu erstellen, für Führungskräfte
-
Das Recht, Umfragen zu erstellen, für Führungskräfte
- Das Recht vordefinierte Zugriffsrechte zu definieren
- Super Admins haben außerdem die gleichen Rechte wie Admins (siehe unten)
- Wird die Sichtbarkeit von Review Ergebnissen für Admins eingeschränkt, betrifft dies auch Super-Admins
Grundsätzlich wird dir beim ersten Aufsetzen des Accounts der Super-Admin Status gegeben. Sollte dies bei dir nicht der Fall sein, wende dich gern an unseren Support über unser Kontaktformular. Wir sind dir gern behilflich.
Sobald du Super Admin Rechte hast, kannst du diese anderen Mitarbeitenden zuteilen. Dazu gehst du zunächst zu 'Einstellungen', wählst dort 'Mitarbeitende & Teams' aus. Suche nach der Person, der du Super-Admin oder Admin Rechte für die gesamte Plattform geben möchtest.
Wenn Du auf 'Account ändern' klickst, öffnet sich ein neues Fenster. Unter Plattform-Rolle unten in dem Fenster kannst du die jeweilige Rolle auswählen. Einfach die Änderungen speichern und schon hat das Teammitglied die gewählten Rechte. Wir empfehlen, dass sich das Teammitglied ausloggt und wieder einloggt.
Admin
Adminrechte können von Super-Admins vergeben werden. Admins können:
-
Teams verwalten
- Neue Teams erstellen
- Team Leads benennen
- Alle Team-Ergebnisse auf der Seite 'Analysen' einsehen
-
Accounts verwalten
- Neue Accounts erstellen und Einladungen erneut senden
- Teammitgliedern direkt unterstellte Mitarbeitende und Teammitgliedschaften zuweisen
- Vorhandene Accounts deaktivieren / löschen
- Accounts reaktivieren
-
Kompetenzen verwalten
- Unternehmenskompetenzen festlegen, aktualisieren und löschen
- Teamkompetenzen festlegen, aktualisieren und löschen
-
Levels verwalten
- Levels erstellen und entfernen
- Mitarbeitenden Level zuweisen
-
(360°) Reviews verwalten
- Review Prozesse aufsetzen
- Die Standardskala für Reviews verwalten
- Optional auf alle Review Ergebnisse zugreifen (auch wenn sie den Review Prozess nicht selbst verwalten)
-
Ziele verwalten
- Ziel-Tags verwalten
- Optional auf alle individuellen Ziele zugreifen (auch wenn sie das Ziel nicht selbst verwalten)
-
Umfragen verwalten
- Umfragen aufsetzen
-
Meetings verwalten
- Zugriff auf Meeting-Analysen
-
Plattform-Setup verwalten
- Integrationen verwalten (z.B. Slack, Personio, BambooHR, ...)
Wichtig: Admins können die privaten Feedback Nachrichten zwischen Mitarbeitenden (aus dem Modul 'Instant Feedback') nicht einsehen.
Du kannst Admin Rechte für die gesamte Plattform vergeben. Dazu navigierst du zu 'Dein Unternehmen' und wählst 'Mitarbeitende & Teams' aus. Suche nach der Person, der du Super-Admin oder Admin Rechte für die gesamte Plattform geben möchtest.
Wenn du auf 'Account ändern' klickst, kannst du unter dem Tab 'Role' im Dropdown Menü die jeweilige Rolle auswählen. Einfach die Änderungen speichern und schon hat das Teammitglied die gewählten Rechte. Wir empfehlen, dass sich das Teammitglied ausloggt und wieder einloggt.
Zugriff- und Administratorenrechte für spezifische Module
Super-Admins können einzelnen Mitarbeitenden, Teams oder Standorten Zugriffs- und / oder Adminrechte für bestimmte Module geben. Dies kann in folgenden Fällen sinnvoll sein:
- Pilot eines neuen Moduls mit nur einem Team im Unternehmen
- Ein verantwortliches Team für das OKR-Modul an die 'OKR-Champions'
- Beschränkung der Plattform auf 'Umfragen' oder 'Reviews' für externe Benutzer.
Die Adminrechte sind oben genauer erläutert. Zugriffsrecht heißt, dass Mitarbeitende Zugriff auf ein bestimmtes Modul als Teammitglieder (ohne Adminrechte) haben.
Um Administratorenrechte für ein spezifisches Modul zu vergeben, gehst du zu Einstellungen > Admin- Einstellungen und navigierst im linken Sidebar zu dem Modul, für welches du zusätzliche Admins anlegen möchtest. Gib in das Feld 'Admins für das Modul auswählen, die ersten Buchstaben des Namens ein, um eine Liste der Mitarbeitenden zu sehen. Wähle das Teammitglied aus und klicke auf speichern. Die Mitarbeitenden mit Administratorenrechten nur für dies Modul erscheinen in einem grünen Tag unter dem Feld. Durch das Klicken auf das Mülleimer Symbol, kannst du die Admin-Rechte für dieses Teammitglied entziehen.
Eine detaillierte Beschreibung zur Erteilung spezifischer Zugriffsrechte für Mitarbeitende findest Du in diesem Artikel.
Führungskraft
Jede Person mit mindestens einem direkt unterstellten Teammitglied wird automatisch zur 'Führungskraft' (dieses Teammitglieds). Führungskräfte können:
-
Ziele verwalten
- Ziele ihrer Mitarbeitenden verwalten
- Ziele von Mitarbeitenden ihrer direkt unterstellten Mitarbeitenden anzeigen lassen (sofern diese Einstellung durch einen Super Admin aktiviert wurde)
-
360° und Performance Reviews verwalten
- Reviews für ihre Mitarbeitende schreiben
- Review Ergebnisse ihrer Mitarbeitenden einsehen
- Review Ergebnisse der Mitarbeiter ihrer direkt unterstellten Mitarbeitenden einsehen (sofern diese Einstellung durch einen Super Admin aktiviert wurde)
- Review Prozesse aufsetzen (sofern diese Einstellung durch einen Super Admin aktiviert wurde)
-
auf Analysen zugreifen
- Analysen aus aggregiertem Feedback und Meetings ihrer Mitarbeitenden einsehen
- Analysen aus aggregiertem Feedback und Meetings der Mitarbeitnden ihrer direkt unterstellten Mitarbeitenden einsehen (sofern diese Einstellung durch einen Super Admin aktiviert wurde)
-
Umfragen verwalten
-
Umfragen aufsetzen (sofern diese Einstellung durch einen Super Admin aktiviert
wurde)
-
Umfragen aufsetzen (sofern diese Einstellung durch einen Super Admin aktiviert
Wichtig: Führungskräfte können die privaten Feedback-Nachrichten ihrer Mitarbeitenden (aus dem Modul 'Instant Feedback') nicht einsehen.
Die Führungskraft Eigenschaft wird automatisch durch das System erkannt, wenn dieser Person mindestens ein direktes Teammitglied zugeordnet ist. Dies geschieht bei der Integration mit einem HRIS System automatisch. Du kannst die Beziehung zur Führungskraft ebenfalls durch einen Excel Upload zuordnen oder manuell im Profil des Teammitglieds ändern. Für das manuelle Update navigierst du zu Admin-Einstellungen > 'Mitarbeitende & Teams' und wählst die Person, deren du eine Führungskraft zuordnen möchtest. Wenn du auf 'Account ändern' klickst, öffnet sich ein Fenster, in dem du in dem Feld 'Führungskraft' Änderungen vornehmen kannst.
Teamleitung
Teamleitung wird von Admins in 'Mitarbeitende & Teams' > Account 'Account ändern' festgelegt. Teamleitung kann:
- Die Umfrageergebnisse ihres Teams in den Analysen einsehen
- Ziele für ihr Team erstellen (auch wenn Super-Admins deaktiviert haben, dass Mitarbeitende Ziele für ihr Team erstellen und updaten können)
Um die Rolle der Teamleitung zu vergeben, gibt es zwei Möglichkeiten. Du kannst entweder in dem Account dieses Teammitglieds, die Person als Teamleitung für bestimmte Teams hinzufügen. Dazu gibst du die Teams ein, bei denen das Teammitglied als Teamleitung agiert.
Oder du ordnest den Teams Teamleitung zu. Dazu gehst du über Admin-Einstellungen > 'Mitarbeitende & Teams' auf den Reiter Teams. In dem Fenster, das sich öffnet, findest du eine Liste aller aktuellen Teams in Leapsome. Klicke auf das Stiftsymbol neben dem Team Namen. Nun kannst du ein Teammitglied als Teamleitung in dem Feld 'Teamleitung' hinzufügen.
Teammitglieder
Alle anderen Mitarbeitenden haben keine spezifischen Benutzerrechte. Standardmäßig sind sie als einzige befugt, ihr privat empfangenes Feedback einzusehen.
HRBPs
Wenn Du einem ausgewählten Teammitglied Sichtbarkeitsrechte für den Zielfortschritt oder Ergebnisse von Review Zyklen, sowie Instant Feedback Analysen geben möchtest, kannst der Person HRBP Rechte geben. Dazu navigierst du unter Admin-Einstellungen > 'Mitarbeitende & Teams' zu der Person, die die Rechte erhalten soll. Wenn Du auf 'Account ändern' klickst, öffnet sich ein Fenster. Unter dem Punkt 'Mitarbeitende mit einem dieser Attribute HRBP-Zugriff gewähren' kannst du nun andere Teammitglieds, Teams oder Büro / Standorte auswählen, für welche die Person die oben erwähnten Rechte erhalten soll. Bitte vergewissre dich, dass du auf speichern klickst, um die Änderungen wirksam zu machen.