Benutzerrollen verwalten

Unsere Plattform verwendet einen detaillierten Ansatz für die Verwaltung von Benutzerrechten: Damit kannst Du steuern, wer bestimmte Dinge auf der Plattform sehen und machen kann.

Wir unterscheiden sieben verschiedene Rollen:

1. Super-Admins
2. Admins
3. Benutzer mit Adminrechte für spezifische Module
4. Manager
5. Team Leads
6. 'Normale' Nutzer
7. HRBPs- HR Business Partner

Super Administrator (Super Admin) - Kontoinhaber

Dies ist normalerweise der erste Benutzer eines Kontos. Zusätzliche Super-Admins können in 'Nutzer & Teams' → Nutzer 'Ändern' → 'Plattform-Rolle' hinzugefügt werden. Super Admins können:

• Anderen Benutzern (Super-) Admin-Status zuweisen
• Module aktivieren oder deaktivieren für alle oder bestimmte Benutzer
• Optionale Berechtigungen aktivieren, wie beispielsweise
  • Vollständiger Zugriff zu allen Reviews für Admins
  • Vollständiger Zugriff zu allen verwalteten Ziele für Admins
  • Kaskadierender Zugriff zu Reviews und verwalteten Ziele für Führungskräfte (entlang der Berichtskette im Unternehmen)
  • Das Recht, Review Prozesse zu erstellen, für Führungskräfte
  • Das Recht, Umfragen zu erstellen, für Führungskräfte
    
  • Das Recht benutzer- und teamspezifische Zugriffsrechte zu definieren
• Super Admins haben außerdem die gleichen Rechte wie Admins (siehe unten)
• Wird die Sichtbarkeit von Review Ergebnissen für Admins eingeschränkt, betrifft dies auch Super-Admins

Grundsätzlich wird Dir beim ersten Aufsetzen des Accounts der Super-Admin Status gegeben. Sollte dies bei Dir nicht der Fall sein, wende Dich gern an unseren Support über unser Kontaktformular. Wir sind Dir gern behilflich.
Sobald Du Super Admin Rechte hast, kannst Du diese anderen Nutzern der Plattform zuteilen. Dazu gehst Du zunächst zu 'Einstellungen', wählst dort 'Nutzer und Teams' aus. Suche nach dem Nutzerprofil, dem Du Super-Admin oder Admin Rechte für die gesamte Plattform geben möchtest.
Wenn Du auf 'ändern' klickst, öffnet sich ein neues Fenster. Unter Plattform-Rolle unten in dem Fenster kannst Du die jeweilige Rolle auswählen. Einfach die Änderungen speichern und schon hat der Nutzer die gewählten Rechte. Wir empfehlen, dass sich der Nutzer ausloggt und wieder einloggt.

Administratoren ('Admins')

Adminrechte können von Super-Admins vergeben werden. Admins können:

• Teams verwalten
  • Neue Teams erstellen
  • Team Leads benennen
  • Alle Team-Ergebnisse auf der Seite 'Analysen' einsehen
• Benutzer verwalten
  • Neue Benutzer einladen und Einladungen erneut senden
  • Benutzern direkt unterstellte Mitarbeiter und Teammitgliedschaften zuweisen
  • Vorhandene Benutzer deaktivieren / löschen
  • Benutzer reaktivieren
• Kompetenzen verwalten
  • Unternehmenskompetenzen festlegen, aktualisieren und löschen
  • Teamkompetenzen festlegen, aktualisieren und löschen
• Level verwalten
  • Level erstellen und entfernen
  • Benutzern Level zuweisen
• (360°) Reviews verwalten
  • Review Prozesse aufsetzen
  • Die Standardskala für Reviews verwalten
  • Optional auf alle Review Ergebnisse zugreifen (auch wenn sie den Review Prozess nicht selbst verwalten)
• Ziele verwalten
  • Ziel-Tags verwalten
  • Optional auf alle individuellen Ziele zugreifen (auch wenn sie das Ziel nicht selbst verwalten)
• Umfragen verwalten
  • Umfragen aufsetzen
• Meetings verwalten
  • Zugriff auf Meeting-Analysen
• Plattform-Setup verwalten
  • Integrationen verwalten (z.B. Slack, Personio, BambooHR, ...)

Wichtig: Administratoren können die privaten Feedback Nachrichten zwischen Mitarbeitern (aus dem Modul 'Instant Feedback') nicht einsehen.

Du kannst Admin Rechte für die gesamte Plattform vergeben. Dazu navigierst Du zu 'Einstellungen' und wählst 'Nutzer und Teams' aus. Suche nach dem Nutzerprofil, dem Du Super-Admin oder Admin Rechte für die gesamte Plattform geben möchtest.
Wenn Du auf 'ändern' klickst, öffnet sich ein neues Fenster. Unter Plattform-Rolle unten in dem Fenster kannst Du die jeweilige Rolle auswählen. Einfach die Änderungen speichern und schon hat der Nutzer die gewählten Rechte. Wir empfehlen, dass sich der Nutzer ausloggt und wieder einloggt.

Zugriff- und Administratorenrechte für spezifische Module

Super-Admins können einzelnen Nutzern, Teams oder Standorten Zugriffs- und / oder Adminrechte für bestimmte Module geben. Dies kann in folgenden Fällen sinnvoll sein:

• Pilot eines neuen Moduls mit nur einem Team im Unternehmen
• Ein verantwortliches Team für das OKR-Modul an die 'OKR-Champions'
• Beschränkung der Plattform auf 'Umfragen' oder 'Reviews' für externe Benutzer.

Die Adminrechte sind oben genauer erläutert. Zugriffsrecht heißt, dass ein Nutzer Zugriff auf ein bestimmtes Modul als 'normaler' Nutzer (ohne Adminrechte) hat.
Um Administratorenrechte für ein spezifisches Modul zu vergeben, gehst Du zu Einstellungen > Admin Einstellungen und navigierst im linken Sidebar zu dem Modul, für welches Du zusätzliche Admins anlegen möchtest. Gib in das Feld 'Administratoren für das Modul auswählen, die ersten Buchstaben des Namens ein, um eine Liste der Nutzer zu sehen. Wähle den Nutzer aus und klicke auf speichern. Die Nutzer mit Administratorenrechten nur für dies Modul erscheinen in einem grünen Tag unter dem Feld. Durch das Klicken auf das Mülleimer Symbol, kannst Du die Administratorenrechte für diesen Nutzer entziehen.

Eine detaillierte Beschreibung zur Erteilung spezifischer Zugriffsrechte für Benutzer findest Du in diesem Artikel.

Manager

Jeder Benutzer mit mindestens einem direkt unterstellten Mitarbeiter wird automatisch zum 'Manager' (dieses/-r Mitarbeiter/s). Manager können:

• Ziele verwalten
  • Ziele ihrer Mitarbeiter verwalten
  • Ziele von Mitarbeitern ihrer Mitarbeiter anzeigen lassen (sofern diese Einstellung durch einen Super Admin aktiviert wurde)
• 360° und Performance Reviews verwalten
  • Reviews für ihre Mitarbeiter schreiben
  • Review Ergebnisse ihrer Mitarbeiter einsehen
  • Review Ergebnisse der Mitarbeiter ihrer Mitarbeiter einsehen (sofern diese Einstellung durch einen Super Admin aktiviert wurde)
  • Review Prozesse aufsetzen (sofern diese Einstellung durch einen Super Admin aktiviert wurde)
• auf Analysen zugreifen
  • Analysen aus aggregiertem Feedback und Meetings ihrer Mitarbeiter einsehen
  • Analysen aus aggregiertem Feedback und Meetings der Mitarbeiter ihrer Mitarbeiter einsehen (sofern diese Einstellung durch einen Super Admin aktiviert wurde)
• Umfragen verwalten
  • Umfragen aufsetzen (sofern diese Einstellung durch einen Super Admin aktiviert
    wurde)

Wichtig: Manager können die privaten Feedback-Nachrichten ihrer Mitarbeiter (aus dem Modul 'Instant Feedback') nicht einsehen.

Die Manager Eigenschaft wird automatisch durch das System erkannt, wenn dieser Person mindestens ein direkter Mitarbeiter zugeordnet ist. Dies geschieht bei der Integration mit einem HRIS System automatisch. Du kannst die Managerbeziehungen ebenfalls durch einen Excel Upload zuordnen oder manuell im Profil des Mitarbeiters ändern. Für das manuelle Update navigierst du zu Einstellungen > Nutzer und Teams und wählst den Mitarbeiter, dem Du einen Manager zuordnen möchtest. Wenn Du auf 'ändern' klickst, öffnet sich ein Fenster, in dem Du in dem Feld 'Manager' Änderungen vornehmen kannst. 

Team Leads

Team Leads werden von Admins in 'Nutzer & Teams' > Nutzer 'Ändern' festgelegt. Sie können:

• Die Umfrageergebnisse ihres Teams in den Analysen einsehen
  
• Ziele für ihr Team erstellen (auch wenn Super-Admins deaktiviert haben, dass 'Normale' Nutzer Ziele für ihr Team erstellen und updaten können)

Um die Rolle des Team Leads zu vergeben, gibt es zwei Möglichkeiten. Du kannst entweder in dem Nutzerprofil diesen Nutzer als Teamleiter für ausgewählte Teams hinzufügen. Dazu gibst Du die Teams ein, bei denen der Nutzer als Teamleiter agiert. 
Oder Du ordnest den Teams Abteilungsleiter / Teamleiter zu. Dazu gehst Du über Einstellungen > Nutzer und Teams auf den Reiter Teams. In dem Fenster, das sich öffnet, findest Du eine Liste aller aktuellen Teams in Leapsome. Klicke auf das Stiftsymbol neben dem Team Namen. Nun kannst Du einen Nutzer als Abteilungsleiter in dem Feld 'Abteilungsleiter' hinzufügen.

'Normale' Nutzer

Alle anderen Nutzer haben keine spezifischen Benutzerrechte. Standardmäßig sind sie als einzige befugt, ihr privat empfangenes Feedback einzusehen.

HRBPs- HR Businesspartner

Wenn Du einem ausgewählten Nutzer Sichtbarkeitsrechte für den Zielfortschritt oder Ergebnisse von Review Zyklen, sowie Instant Feedback Analysen geben möchtest, kannst Du diesem Nutzer HRBP Rechte geben. Dazu navigierst Du unter Einstellungen > Nutzer und Teams zu dem Nutzer, der die Rechte erhalten soll. Wenn Du auf 'ändern' klickst, öffnet sich ein Fenster. Unter dem Punkt 'gewähre dem Nutzer zusätzliche Admin Recht für Nutzer in bestimmten Teams oder Büros' kannst Du nun andere Nutzer, Teams oder Büro / Standorte auswählen, für welche die Person die oben erwähnten Rechte erhalten soll. Bitte vergewissre Dich, dass Du auf speichern klickst, um die Änderungen wirksam zu machen.