Welche Daten werden übertragen?
Erweiterte Anpassung der Synchronisation
Benutzerdefinierte Attribute synchronisieren
Bestimmte Nutzer von der Synchronisierung ausschließen
Troubleshooting und häufig gestellte Fragen
Über die Integration
Unsere Personio Integration ermöglicht es, die User-Accounts in Leapsome auf dem aktuellen Stand zu halten - und das völlig automatisch!
- Sie erstellt ein Leapsome Konto für alle neuen Mitarbeitenden, die als 'aktiv' in Personio gelistet sind.
- Sie versendet eine Einladung zu Leapsome an diese Mitarbeitenden (falls gewünscht). Alternativ können neue Mitarbeitende manuell eingeladen werden, indem noch offene Einladungen auf der 'Mitarbeitende & Teams' Seite erneut versendet werden.
- Sie erstellt für jede 'Abteilung' ('Department'), die in Personio erstellt wurde, ein 'Team' in Leapsome. Mitarbeitende der Abteilung werden automatisch dem entsprechenden Team zugewiesen.
- Basierend auf den Rollen in Personio werden durch die Integration Führungskraft-berechtigungen in Leapsome zugewiesen. So müssen die Berichtslinien nicht neu eingerichtet werden.
- Sie aktualisiert all diese Informationen basierend auf den jeweiligen Änderungen in Personio. Achtung: Teilweise kann es bis zu 6 Stunden dauern, bis Änderungen in Leapsome angezeigt werden.
Welche Daten werden übertragen?
Durch die Integration werden verschiedenste Attribute eurer Mitarbeitenden von Personio an den Leapsome Account übergeben. Achtung: Bitte stelle beim Einrichten der Integration sicher, dass Leapsome auch auf diese Attribute zugreifen darf.
Bitte beachte, dass, solange die Integration aktiviert ist, fast alle manuell in Leapsome vorgenommenen Änderungen von der Personio Integration überschrieben werden. Das gilt jedoch nicht für Teams. Teams, die manuell in Leapsome hinzufügt wurden, werden nicht durch die Integration überschrieben. Wird hingegen ein Team in Personio geändert, wird auch das 'alte' Team in Leapsome überschrieben.
Die folgenden Attribute werden standardmäßig mit Personio synchronisiert:
| Personio Attribut | Leapsome Attribut | Standardmäßig zugewiesen? |
| ID | External ID | ja |
| Vorname/First Name | Vorname |
ja |
| Nachname/Last Name | Nachname | ja |
| ja | ||
| Status | (Genutzt zur (De-) Aktivierung von Nutzern) | ja |
| Position | Jobtitel | ja |
| Vorgesetzte:r/Supervisor | Führungskraft | ja |
| Anstelldatum/Hire date | Eintrittsdatum | ja |
| Ende des Arbeitsverhätnisses/Termination Date | Austrittsdatum | ja |
| Standort/Office | Standort | ja |
| Abteilung/Department | Abteilung (bis Juli 2024: Team) | ja |
| Geschlecht/Gender | Geschlecht | ja |
Zusätzlich zu den oben aufgeführten Attributen hast du die Möglichkeit, auch weiter Attribute zwischen Personio und Leapsome zu synchronisiern. Dieser Artikel beschreibt die dafür notwendigen Schritte.
Die folgenden Attribute können, falls gewünscht, ebenfalls in die Synchronisierung aufgenommen werden:
| Personio Attribut | Leapsome Attribut (Empfehlung) | Standardmäßig zugewiesen? |
| Level (oder ähnlich) | Level | nein |
| Team | Team | nein |
| Subcompany | Team / Custom Attribute | nein |
| Weitere Attribute | Eigenes Attribut, Level oder Team | nein |
Bitte beachte, dass das 'Geburtsdatum' aus Personio aktuell nicht mit dem Leapsome-Feld 'Geburtsdatum' synchronisiert werden kann. Es besteht die Option, das Geburtsdatum mit einem benutzerdefinierten Attribut in Leapsome zu synchronisieren, in dem Fall kann man dann jedoch z.B. die Daten in den Review oder Survey Analytics nicht nach Altersgruppen segmentieren, da Leapsome für diese Art von Berechnungen standardmäßig nur auf das Feld 'Geburtsdatum' zugreift.
Vergütungsbezogene Eigenschaften wie Boni und Aktien werden nicht populiert. Um solche Daten (z.B. Boni oder Aktien) zu populieren, verwende bitte einen Excel-Massen-User-Upload.
Gehaltsinformationen können manuell über die Integrationseinstellungen synchronisiert werden.
Profilbilder können ebenfalls nicht mit Personio synchronisiert werden. Mitarbeitende können die Bilder im Leapsome-Profil jedoch ganz einfach auch manuell hochladen.
Aufsetzen der Integration
1. Bevor es losgehen kann:
Es werden sowohl für Leapsome als auch Personio Admin-Rechte benötigt. Sind diese nicht vorhanden, muss der Personio-Admin beim Einrichten der Integration unterstützen.
2. Erstellen der notwendigen Zugriffsdaten in Personio
Zunächst müssen in Personio die Personio Client ID und das Personio Client Secret generiert werden. Diese werden benötigt, um Leapsome zu autorisieren, auf die Personaldaten zuzugreifen.
- Der Admin muss in Personio zu 'Einstellungen' > 'API-Zugriffsdaten' gehen
- Dann bitte auf 'Neue Zugriffsdaten generieren' klicken
- In der Sidebar im Feld 'Name' einen passenden Namen für die Zugriffsdaten (z.B. 'API-Zugriffsdaten Leapsome') wählen und 'Leapsome' aus dem 'Integration' Drop-Down Menü auswählen. Alternativ können die API-Zugriffsdaten auch mit nur einem Klick über den Personio Marketplace erstellt werden.
- Es gilt sicherzustellen, dass unter 'Personenbezogene Daten' bei 'Mitarbeitende' ein Haken in der Spalte 'Lesen' gesetzt ist - dies sollte aber bereits voreingestellt sein.
- Wähle im Drop-Down Menü 'Lesbare Userattribute' zusätzlich zu den Standardattributen, alle weiteren Attribute aus, die in Leapsome genutzt werden sollen (siehe Tabelle im Abschnitt 'Welche Daten werden übertragen?').
- Bei den Attributen 'Status' und 'Email' muss in jedem Fall ein Haken gesetzt werden. Andernfalls funktioniert die Integration nicht.
- Nun auf 'Neue Zugriffsdaten generieren' klicken.
3. Abschließen der Einrichtung in Leapsome
- Gehe nach der Generierung der Zugriffsdaten bitte zu den Admin-Einstellungen > Integrationen, und klicke auf auf 'HRIS Integrationen' - wähle dort dann den Reiter für Personio.
- Setze einen Haken bei 'Integration aktivieren', füge die Zugriffsdaten aus Personio in die entsprechenden Felder ein und klicke auf 'Speichern & Synchronisieren'.
Optionale Einstellungen
- Wenn die Option 'Automatisch Einladungen zu Leapsome an alle synchronisierten Mitarbeitenden senden' aktiviert wird, erhält jeder User, der aus Personio neu synchronisiert wird, automatisch eine Einladung zu Leapsome. Wird die Option deaktiviert, werden die Daten der Mitarbeitenden zwar synchronisiert, die Einladungen jedoch nicht automatisch versendet. Stattdessen können die Einladungen dann zu einem späteren Zeitpunkt manuell über 'Nutzende & Teams' gesendet werden.
- Wenn die Option 'Accounts von Mitarbeitenden, die zuvor deaktiviert wurden, automatisch reaktivieren' aktiviert wird, wird Leapsome Accounts automatisch reaktivieren, sobald der Status in Personio für die betreffende Person wieder auf 'aktiv' geändert wurde. Das ist z.B. für Fälle, in denen Personen in Elternzeit gehen oder ein Sabbatical nehmen, hilfreich.
Und das ist auch schon alles - Leapsome synchronisiert nun automatisch die Daten mit Personio.
Erweiterte Anpassung der Synchronisation
Zusätzliche User-Attribute synchronisieren
Sobald die Integration mit Personio erfolgreich eingerichtet und eine erste Synchronisation abgeschlossen ist, können nun auch zusätzliche User Attribute (wie z.B. Beschäftigungsart, Kostenstelle, Ausbildung, Subunternehmen, ...) mit Daten aus Personio synchronisiert werden. Dieser Artikel zeigt, welche Schritte hierfür notwendig sind.
Personengruppen von der Synchronisierung ausschließen
Es ist zusätzlich möglich, nur einen Teil der User-Basis in Personio mit Leapsome zu synchronisieren. Dadurch können Personen basierend auf einem bestimmten Attribut von der Synchronisierung ausgeschlossen werden (z.B. bestimmte Länder, Unternehmensbereiche, oder Anstellungsarten).
Bevor mit dem Einrichten dieser Funktion begonnen wird, muss sichergestellt werden, dass zuvor alle obigen Schritte befolgt und erfolgreich eine Synchronisierung mit Personio aufgesetzt wurde. Sollen User-Attribute aus Personio zum Ausschluss bestimmter Personengruppen genutzt werden, die nicht standardmäßig mit Leapsome synchronisiert werden, muss hierfür zunächst ebenfalls eine Synchronisierung angelegt sowie ein Zielwert für diese in Leapsome definiert werden. Hier befindet sich die Anleitung dafür.
Folgende Schritte sind nötig, um die Attribute für den Ausschluss von Usern aus der Integration festzulegen:
- Navigiere zu Admin-Einstellungen > Integrationen > HRIS und wähle den Reiter 'Personio'.
- Öffne das Attribut-Mapping durch Klick auf 'Eigene Attribute synchronisieren'.
- Suche in der Liste nach dem Attribut, anhand dessen Nutzende von der Synchronisation ausgeschlossen werden sollen (z.B. 'Employment type')
- Gib nun den Wert des Attributs ein, der zum Ausschluss führen soll (z.B. 'external') - Achtung: Der Name des Wertes muss genau so eingegeben werden, wie er in Personio hinterlegt ist.
- Mit der Entertaste wird die Eingabe bestätigt.
- Falls gewünscht, wiederhole den Vorgang für alle weiteren Attribute, anhand derer Personen von der Synchronisation ausgeschlossen werden sollen.
- Bestätige deine Ausschlusskriterien durch Klick auf 'Speichern und Aktualisieren' am Ende des Fensters
- Klicke daraufhin ein weiteres mal auf 'Speichern & Synchronisieren'
Achtung: Dieses Vorgehen trennt ab sofort die Verbindung zwischen Personio und Leapsome für die ausgeschlossenen Gruppen, deaktiviert aber nicht automatisch die Profile der betroffenen User. Falls diese User auch deaktiviert werden sollen, musst dies einmalig manuell im Bereich 'Mitarbeitende & Teams' erledigt werden. Dank der gesetzten Ausschlusskriterien werden manuell deaktivierte Nutzende dann nicht mehr durch die Integration reaktiviert.
Bitte beachte, dass definierte Ausschlusskriterien für das Attribut 'Status' von Leapsome ignoriert werden, da automatisch alle User ausgeschlossen werden, die einen anderen Status als 'Aktiv' in Personio haben. Andersherum ist es somit nicht notwendig, Stati wie 'Auszeit' oder 'Onboarding' hier als Ausschlusskriterium zu definieren.
Troubleshooting und häufig gestellte Fragen
Ich erhalte beim erstmaligen Einrichten der Integration eine Fehlermeldung.
Im Menü 'Eigene Attribute synchronisieren' fehlen Attribute aus Personio.
Die Integration hat für eine Person kein Profil in Leapsome angelegt.
Kann ich die Profilfotos meines Teams aus Personio mit Leapsome synchronisieren?
Kann ich Profile in Leapsome auch über die Personio-Integration löschen?
Wie häufig werden die Daten der User aktualisiert?
Ich erhalte beim erstmaligen Einrichten der Integration eine Fehlermeldung.
Stelle zunächst sicher, dass in den API Zugriffsdaten für Leapsome in Personio unter 'Lesbare Mitarbeitende-Attribute' ein Haken bei den Attributen 'Status' und 'E-Mail' gesetzt ist. Ansonsten kann die Integration nicht korrekt funktionieren.
Wenn das erledigt ist, stelle sicher, dass du die Zugriffsdaten korrekt zu Leapsome übertragen hast. Schon ein versehentlich gesetztes Leerzeichen führt dazu, dass die Zugriffsdaten nicht wie gewünscht funktionieren. Sobald beides überprüft ist, starte in Leapsome einen neuen Anlauf für die Integration mit einem Klick auf 'Speichern & Synchronisieren'.
Im Menü 'Eigene Attribute synchronisieren' fehlen Attribute aus Personio.
Wenn dir in der Übersicht 'Eigene Attribute synchronisieren' bestimmte Attribute aus Personio nicht angezeigt werden, bedeutet das in der Regel, dass Leapsome auf diese keinen Lesezugriff hat. Dies kannst du leicht überprüfen, indem du in Personio zu 'Einstellungen' > 'Integrationen' > 'API Zugriffsdaten' navigierst, dort auf die Zugriffsdaten für Leapsome klickst, und dann im Abschnitt 'Lesbare Mitarbeitendenattribute' prüfst, ob neben deinem gewünschten Attribut ein Haken gesetzt ist. Falls dieser fehlt, kannst du ihn nun setzen, deine Einstellungen speichern und in Leapsome eine neue Synchronisation mit Klick auf 'Speichern & Synchronisieren' starten. Danach sollte dein Attribut im Menü 'Eigene Attribute synchronisieren' sichtbar sein.
Mein zusätzlich gewähltes, eigenes Attribut aus Personio wird nicht in den Profilen der Nutzenden angezeigt.
Nachdem du ein eigenes Attribut aus Personio als 'Lesbar' für Leapsome markiert hast, stelle bitte sicher, dass du in Leapsome auch ein Ziel-Attribut definiert hast. Nur so weiß Leapsome, an welcher Stelle die neue Information aus Personio in Leapsome angezeigt werden soll.
Um dies einzurichten, navigiere zu 'Admin-Einstellungen' > 'Integrationen' und klicke im Personio Tab auf den Button 'Eigene Attribute synchronisieren'. Alle für Leapsome lesbaren Attribute erscheinen auf der linken Seite. Für alle eigenen Attribute aus Personio kannst du dann auf der rechten Seite ein Ziel-Attribut auswählen. Das kann ein Team, Level oder eigenes Attribut sein. Wenn dein Ziel-Attribut ein eigenes Attribut in Leapsome sein soll, lege dieses bitte zunächst unter 'Admin-Einstellungen' > 'Mitarbeitende & Teams' > 'Aktionen' > 'Attribute verwalten' an. Erst sobald das erledigt ist, kannst du dieses Attribut auf der rechten Seite der Ansicht 'Eigene Attribute synchronisieren' auswählen. Wähle dein Ziel-Attribut aus, und speichere deine Einstellungen. Sobald die nächste Synchronisierung mit Personio abgeschlossen ist, sollte Leapsome das neue Attribut in jedem Profil mit Daten befüllen.
Die Integration hat für eine Person kein Profil in Leapsome angelegt.
Bitte stelle sicher, dass diese Person in Personio den Status 'Aktiv' hat. Bei jedem anderen Status (z.B. Onboarding, Auszeit, Inaktiv), legt Leapsome kein Profil an.
Sofern die Person in Personio 'Aktiv' ist, überprüfe bitte, ob du in den Integrationseinstellungen für Personio in Leapsome unter 'Eigene Attribute synchronisieren' ein Kriterium definiert hast, welches z.B. auch die betreffende Person von der Integration ausschließen würde.
Zusätzlich wird Leapsome immer dann kein neues Profil für eine Person anlegen, wenn die E-Mail Adresse schon von einem bestehenden Leapsome-Account verwendet wird. Um herauszufinden, ob dies der Fall ist, kannst du dir unter 'Admin-Einstellungen' > 'Mitarbeitende & Teams' > 'Aktionen' > 'Exportieren' einen vollständigen Export aller Nutzenden herunterladen und nach der E-Mail Adresse suchen.
Wie kann ich sicherstellen, dass alle Personen, die z.B. in Elternzeit sind oder das Unternehmen ganz verlassen, keinen Zugriff mehr auf Leapsome haben?
Da Leapsome nur User, die in Personio als 'Aktiv' gelistet werden, auch in Leapsome aktiviert, werden alle User, deren Status in Personio z.B. auf 'Auszeit' oder 'Inaktiv' gesetzt wurden, automatisch in Leapsome deaktiviert. Somit brauchst Du diese User nicht manuell zu deaktivieren.
In unserem Personio-Account sind auch Externe gelistet. Wie kann ich sicherstellen, dass diese keinen Zugriff zu Leapsome erhalten?
Du kannst Personengruppen wie z.B. 'Externe' von der Synchronisierung ausschließen. Befolge dafür einfach die Schritte im Abschnitt 'Bestimmte User von der Synchronisierung ausschließen'. Als Ausschlusskriterium eignet sich hier z.B. das Attribut 'Employment Type' aus Personio.
Bitte beachte, dass, sobald du dies aufgesetzt hast, für Externe nur die Verbindung zwischen Leapsome und Personio getrennt wird. Wenn du bestehende Profile Externer in Leapsome deaktivieren oder löschen möchtest, musst du dies einmalig manuell erledigen. Für alle Externen, die neu in eurem Personio Account hinzugefügt werden, wird kein Profil in Leapsome erstellt.
Kann ich die Profilfotos meines Teams aus Personio mit Leapsome synchronisieren?
Das ist leider nicht möglich. Jede Person kann ihr eigenes Foto in den Profil-Einstellungen in Leapsome hochladen.
Kann ich Profile in Leapsome auch über die Personio-Integration löschen?
Nein. Leapsome löscht keine Profile automatisch. Stattdessen werden die Profile all jener User deaktiviert, die in Personio nicht den Status 'Aktiv' haben. Wenn du Profile in Leapsome löschen möchtest, kannst du dies manuell im Bereich 'Mitarbeitende & Teams' erledigen.
Ich habe jemanden in Personio deaktiviert, aber diese Person wird mir weiterhin als aktiv in Leapsome angezeigt. Woran kann das liegen?
In dem Fall habt ihr vermutlich eine Gruppe von Usern von der Integration ausgeschlossen, und der betreffende User ist Teil dieser Gruppe. Dadurch werden betroffene User nicht durch die Integration deaktiviert. Gehe zu 'Admin-Einstellungen' > 'Integrationen' > 'Eigene Attribute synchronisieren', um zu überprüfen, welche Personengruppen aktuell von der Integration ausgeschlossen sind. Du kannst den User dann aber einfach unter 'Admin-Einstellungen' > 'Mitarbeitende & Teams' manuell deaktivieren.
Wie häufig werden die Daten der User aktualisiert?
Die Daten in Leapsome werden automatisch alle 6 Stunden mit Personio abgeglichen. Bei Bedarf kannst du unter 'Admin-Einstellungen' > 'Integrationen' > 'Personio' auch mit Klick auf 'Speichern & Synchronisieren' eine zusätzliche Synchronisation anstoßen.
Wie kann ich eine Person in Elternzeit weiterhin in Leapsome Zugang gewähren, obwohl die Person in Personio deaktiviert ist?
Wenn eine Person in Elternzeit o.ä. ist und daher in Personio deaktiviert wird, deaktiviert die Integration sie auch in Leapsome. Wenn du möchtest, dass die Person während ihrer Abwesenheit Zugang zu Leapsome und den Reviews hat, kannst du diesen Account vorübergehend von der Integration ausschließen, sodass die Person in Leapsome aktiviert bleibt.
- Lege eine Ausschlussregel für die Person fest, um trotz Deaktivierung in Personio aktiv zu bleiben
- Reaktiviere den Account in Leapsome
- Entferne die Ausschlussregel, sobald der Zugang nicht mehr benötigt wird oder die Person aus der Abwesenheit zurück ist. Der Status in Leapsome wird dann wieder den Status und die Änderungen von Personio übernehmen.
Die Level-Informationen bzw. Informationen die in Personio in Form einer 'Auswahlliste' gespeichert sind, zeigen in Leapsome einen veralteten Namen, obwohl ich sie in Personio aktualisiert habe.
Beim Definieren von Levels in Personio hat jedes Level einen sogenannten ‘database value’, sowie Übersetzungen. Da Personio über die API nur den ‘database value’ des Levels übermittelt, ist dies die einzige Level-Information, die Leapsome erhält. Wenn du also ein Level in Personio umbenennst, aktualisierst du nur die Übersetzungen, nicht jedoch den ‘database value’. In diesem Fall müsstest du ein komplett neues Level anlegen, um einen neuen ‘database value’ bereitzustellen. Mehr dazu erfährst du hier. Dieselbe Logik wird auch für benutzerdefinierte Attribute in Personio vom Typ "Auswahlliste" angewandt.