Personio Integration

Über die Integration

Welche Daten werden übertragen?

Aufsetzen der Integration

Erweiterte Anpassung der Synchronisation

Benutzerdefinierte Attribute synchronisieren

Bestimmte Nutzer von der Synchronisierung ausschließen

Troubleshooting und häufig gestellte Fragen

Über die Integration

Unsere Personio Integration ermöglicht es Dir, die Benutzeraccounts in Leapsome auf dem aktuellen Stand zu halten - und das völlig automatisch! 

• Sie erstellt ein Leapsome Konto für jeden neuen Mitarbeiter, der als 'aktiv' in Personio gelistet ist. 
• Sie versendet eine Einladung zu Leapsome an diese Benutzer (falls gewünscht). Alternativ kannst Du neue Benutzer manuell einladen, indem Du noch offene Einladungen auf der 'Nutzer & Teams' Seite erneut versendest.
• Sie erstellt für jede 'Abteilung' ('Department'), die Du in Personio erstellt hast, ein 'Team' in Leapsome. Mitarbeiter der Abteilung werden automatisch dem entsprechenden Team zugewiesen.
• Basierend auf den Rollen in Personio weist sie Managerberechtigungen in Leapsome zu. Dadurch musst Du die Berichtslinien nicht neu einrichten.
• Sie aktualisiert all diese Informationen basierend auf Deinen Änderungen in Personio. Teilweise kann es bis zu 12 Stunden dauern, bis Änderungen in Leapsome angezeigt werden.

Welche Daten werden übertragen? 

Durch die Integration werden verschiedenste Mitarbeiterattribute von Personio an Deinen Leapsome Account übergeben. Bitte stelle sicher, dass diese Leapsome auf diese Attribute zugreifen kann, wenn Du die Integration einrichtest.

Bitte beachte, dass solange die Integration aktiviert ist, alle manuell in Leapsome vorgenommenen Änderungen, außer der Teams, von der Personio Integration überschrieben werden: Teams, die Du manuell in Leapsome hinzufügst, werden nicht durch die Integration überschrieben. Wenn Du hingegen ein Team in Personio änderst, würde das alte Team in Leapsome überschrieben werden. 

Die folgenden Attribute werden standardmäßig mit Personio synchronisiert:

Personio Attribut	Leapsome Attribut	Standardmäßig zugewiesen?
ID	External ID	ja
Vorname/First Name	Vorname	ja
Nachname/Last Name	Nachname	ja
Email	Email	ja
Status	(Genutzt zur (De-) Aktivierung von Nutzern)	ja
Position	Jobtitel	ja
Vorgestzter/Supervisor	Manager	ja
Anstelldatum/Hire date	Eintrittsdatum	ja
Ende des Arbeitsverhätnisses/Termination Date	Austrittsdatum	ja
Standort/Office	Ort / Büro	ja
Abteilung/Department	Team	ja
Geschlecht/Gender	Geschlecht	ja

Auch benutzerdefinierte Attribute können zwischen Personio und Leapsome synchronisiert werden. Dieser Artikel beschreibt die dafür notwendigen Schritte.

Die folgenden Attribute kannst Du, falls gewünscht, ebenfalls in die Synchronisierung aufnehmen: 

Personio Attribut	Leapsome Attribut (Empfehlung)	Standardmäßig zugewiesen?
Level (oder ähnlich)	Level	nein
Team	Team	nein
Subcompany	Team / Custom Attribute	nein
Weitere benutzerdefinierte Attribute	Benutzerdefiniertes Attribut, Level oder Team	nein

Bitte beachte, dass Du das 'Geburtsdatum' aus Personio aktuell nicht mit dem Leapsome-Feld 'Geburtsdatum' synchronisieren kannst. Du hast die Option, das Geburtsdatum mit einem benutzerdefinierten Attribut in Leapsome zu synchronisieren, kannst in dem Fall aber z.B. deine Daten in den Review oder Survey Analytics nicht nach Altersgruppen segmentieren, da Leapsome für diese Art von Berechnungen standardmäßig nur auf das Feld 'Geburtsdatum' zugreift. 

Aufsetzen der Integration

Bevor Du loslegst

Stelle sicher, dass Du sowohl für Leapsome als auch Personio Admin-Rechte besitzt oder bitte Deinen Personio-Admin, Dich bei der Einrichtung der Integration zu unterstützen.

Erstelle die notwendigen Zugriffsdaten in Personio

Zunächst musst Du in Personio Deine Personio Client ID und das Personio Client Secret generieren. Diese werden benötigt, um Leapsome zu autorisieren, auf eure Personaldaten zuzugreifen.

• Gehe als Admin in Personio zu 'Einstellungen' > 'API-Zugriffsdaten'
• Klicke auf 'Neue Zugriffsdaten generieren'
• Wähle in der Sidebar im Feld 'Name' einen passenden Namen für die Zugriffsdaten (z.B. 'API-Zugriffsdaten Leapsome') und wähle die Integration aus dem 'Integration' Drop-Down Menü aus. Alternativ kannst Du die API-Zugriffsdaten auch mit nur einem Klick über den Personio Marketplace erstellen
• Stelle sicher, dass unter 'Personenbezogene Daten' bei 'Mitarbeiter' ein Haken in der Spalte 'Lesen' gesetzt ist - dies sollte bereits voreingestellt sein.
• Stelle sicher, dass im Drop-Down Menü 'Lesbare Mitarbeiterattribute' alle standardmäßig synchronisierten, sowie von Dir zusätzlich gewünschten Attribute für Leapsome freigegeben sind (siehe Tabelle im Abschnitt 'Welche Daten werden übertragen?').
• Stelle sicher, dass bei den Attributen 'Status' und 'Email' in jedem Fall ein Haken gesetzt ist. Andernfalls funktioniert die Integration nicht.
• Klicke nun auf 'Neue Zugriffsdaten generieren'.

Schließe die Einrichtung in Leapsome ab

• Gehe nach der Generierung der Zugriffsdaten zu den Einstellungen > Integrationen. Klicke auf 'HRIS Integrations' und wähle dort den Reiter für Personio aus.
• Setze einen Haken bei 'Integration aktivieren', füge Du die Zugriffsdaten aus Personio in die entsprechenden Felder ein und klicke auf 'Speichern & Synchronisieren'.
  

Optionale Einstellungen

• Wenn Du die Option 'Automatisch Einladungen zu Leapsome an alle synchronisierten Nutzer senden' aktivierst, erhält jeder Benutzer, der aus Personio (neu) synchronisiert wird, automatisch eine Einladung zu Leapsome. Wenn Du die Option deaktivierst, werden die Mitarbeiterdaten synchronisiert, die Einladungen jedoch nicht automatisch versendet. Stattdessen kannst Du die Einladungen dann zu einem späteren Zeitpunkt manuell über 'Nutzer & Teams' senden.
• Wenn Du die Option 'Automatisch Accounts von Nutzern reaktivieren, die zuvor deaktiviert waren' aktivierst, wird Leapsome einen Nutzer automatisch reaktivieren, sobald der Status in Personio für diesen Nutzer wieder auf 'aktiv' geändert wurde. Das ist z.B. für Fälle in denen Personen in Elternzeit gehen oder ein Sabbatical nehmen, hilfreich.

Das ist alles - Leapsome synchronisiert nun automatisch Deine Benutzerdaten mit Personio.

Erweiterte Anpassung der Synchronisation

Benutzerdefinierte Attribute synchronisieren

Sobald du die Integration mit Personio erfolgreich eingerichtet und eine erste Synchronisation abgeschlossen hast, kannst du auch Benutzerdefinierte Attribute (wie z.B. Beschäftigungsart, Kostenstelle, Ausbildung, Subunternehmen, ...) mit Daten aus Personio Synchonisieren. Dieser Artikel zeigt Dir, welche Schritte hierfür notwendig sind.

Bestimmte Nutzer von der Synchronisierung ausschließen

Es ist zusätzlich möglich, nur einen Teil der Nutzerbasis in Personio mit Leapsome zu synchronisieren. Das ermöglicht es Dir, Personen basierend auf einem bestimmten Attribut, von der Synchronisierung auszuschließen (z.B. bestimmte Länder oder Unternehmensbereiche).

Bevor Du mit dem Einrichten dieser Funktion beginnst, stelle bitte sicher, dass Du zuvor alle obigen Schritte befolgt und erfolgreich eine Synchronisierung mit Personio aufgesetzt hast. Solltest Du benutzerdefinierte Attribute aus Personio zum Ausschluss bestimmter Personengruppen nutzen wollen, lege hierfür zunächst ebenfalls eine Synchronisierung an und definiere einen Zielwert für sie in Leapsome. Hier findest Du die Anleitung dafür. 

Gehe nun wie folgt vor, um die Attribute für den Ausschluss von Nutzern aus der Synchronisation festzulegen:

• Gehe in den Einstellungen zu Integrationen in Leapsome und navigiere im Bereich 'HRIS' zum Reiter 'Personio'
• Öffne das Attribut-Mapping (Pop-Up)
• Suche in der Liste nach dem Attribut, anhand dessen Nutzer von der Synchronisation ausgeschlossen werden sollen (z.B. 'Employment type')
• Gib nun den Wert des Attributs ein, der zum Ausschluss führen soll (z.B. 'external') - Beachte: Gib hier den Namen des Wertes genau so ein, wie er in Personio hinterlegt ist.
• Bestätige Deinen Eintrag, indem Du Enter drückst
• Wiederhole dieses Vorgehen, falls gewünscht, für alle weiteren Attribute, anhand derer Nutzer von der Synchonisation ausgschlossen werden sollen.
  
  

Bitte beachte, dass dieses Vorgehen lediglich die Verbindung zwischen Personio und Leapsome für die ausgeschlossenen Benutzergruppen trennt, und nicht automatisch die Nutzerprofile der betroffenen Nutzer deaktiviert. Falls Du die Nutzer deaktivieren möchtest, musst Du dies einmalig manuell im Bereich 'Nutzer & Teams' tun. Dank der gesetzten Ausschlusskriterien werden manuell deaktivierte Nutzer dann nicht mehr durch die Integration reaktiviert. 

Bitte beachte, dass definierte Ausschlusskriterien für das Attribut 'Status' von Leapsome ignoriert werden, da automatisch alle Nutzer ausgeschlossen werden, die einen anderen Status als 'Aktiv' in Personio haben. Andersherum ist es somit nicht notwendig, Stati wie 'Auszeit' oder 'Inaktiv' hier als Ausschlusskriterium zu definieren.

Troubleshooting und häufig gestellte Fragen

Ich erhalte beim erstmaligen Einrichten der Integration eine Fehlermeldung.

Stelle zunächst sicher, dass in den API Zugriffsdaten für Leapsome in Personio unter 'Lesbare Mitarbeiterattribute' ein Haken bei den Attributen 'Status' und 'Email' gesetzt ist. Ansonsten kann die Integration nicht korrekt funktionieren.

Wenn das erledigt ist, stelle sicher, dass Du die Zugriffsdaten korrekt zu Leapsome übertragen hast. Schon ein versehentlich gesetztes Leerzeichen führt dazu, dass die Zugriffsdaten nicht wie gewünscht funktionieren. Sobald beides überprüft ist, starte in Leapsome einen neuen Anlauf für die Integration mit einem Klick auf 'Speichern & Synchronisieren'.

Im Menü 'Benutzerdefinierte Attribute synchronisieren' fehlen Attribute aus Personio. 

Wenn Dir in der Übersicht 'Benutzerdefinierte Attribute synchronisieren' bestimmte Attribute aus Personio nicht angezeigt werden, bedeutet das in der Regel, dass Leapsome auf diese keinen Lesezugriff hat. Dies kannst Du leicht Überprüfen, indem Du in Personio zu 'Einstellungen' > 'Integrationen' > 'API Zugriffsdaten' navigierst, dort auf die Zugriffsdaten für Leapsome klickst, und dann im Abschnitt 'Lesbare Mitarbeiterattribute' prüfst, ob neben deinem gewünschten Attribut ein Haken gesetzt ist. Falls dieser Fehlt, kannst Du ihn nun setzen, deine Einstellungen speichern und in Leapsome eine neue Synchronisation mit Klick auf 'Speichern & Synchronisieren' starten. Danach sollte dein Attribut im Menü 'Benutzerdefinierte Attribute' sichtbar sein.

Mein benutzerdefiniertes Attribut aus Personio wird nicht in Nutzerprofilen angezeigt. 

Nachdem Du ein benutzerdefiniertes Attribut aus Personio als 'Lesbar' für Leapsome markiert hast, stelle bitte sicher, dass Du in Leapsome auch ein Ziel-Attribut definiert hast. Nur so weiß Leapsome, an welcher Stelle die neue Information aus Personio in Leapsome angezeigt werden soll.

Um dies einzurichten, navigiere zu 'Admin-Einstellungen' > 'Integrationen' und klicke im Personio Tab auf den Button 'Benutzerdefinierte Attribute Synchronisieren'. Alle für Leapsome lesbaren Attribute erscheinen auf der linken Seite. Für alle benutzerdefinierten Attribute aus Personio kannst Du dann auf der rechten Seite ein Ziel-Attribut auswählen. Das kann ein Team, Level oder benutzerdefiniertes Leapsome-Attribut sein. Wenn dein Ziel-Attribut ein benutzerdefiniertes Attribut in Leapsome sein soll, lege dieses bitte zunächst unter 'Admin-Einstellungen' > 'Nutzer & Teams' > 'Aktionen' > 'Attribute verwalten' an. Erst sobald das erledigt ist, kannst Du dieses Attribut auf der rechten Seite der Ansicht 'Benutzerdefinierte Attribute Synchronisieren' auswählen. Wähle dein Ziel-Attribut aus, und spreichere Deine Einstellungen. Sobald die nächste Synchronisierung mit Personio abgeschlossen ist, sollte Leapsome das neue Attribut in jedem Nutzerprofil mit Daten befüllen. 

Die Integration hat für eine Person kein Nutzerprofil in Leapsome angelegt. 

Bitte stelle sicher, dass diese Person in Personio den Status 'Aktiv' hat. Bei jedem anderen Status (z.B. Onboarding, Auszeit, Inaktiv), legt Leapsome kein Profil an. 

Sofern die Person in Personio 'Aktiv' ist, überprüfe bitte, ob Du in den Integrationseinstellungen für Personio in Leapsome unter 'Benutzerdefinierte Attribute Synchronisieren' ein Kriterium definert hast, welches z.B. auch die betreffende Person von der Integration ausschließen würde. 

Zusätzlich wird Leapsome immer dann kein neues Profil für eine Person anlegen, wenn dessen Email-Adresse schon von einem bestehenden Leapsome-Account verwendet wird. Um herauszufinden, ob dies der Fall ist, kannst Du dir unter 'Admin-Einstellungen' > 'Nutzer & Teams' > 'Aktionen' > 'Exportieren' einen vollständigen Nutzerexport herunterladen und nach der Email-Adresse suchen.  

Wie kann ich sicherstellen, dass alle Personen, die z.B. in Elternzeit sind oder das Unternehmen ganz verlassen, keinen Zugriff auf Leapsome haben?

Da Leapsome nur Nutzer, die in Personio als 'Aktiv' gelistet werden, auch in Leapsome aktiviert, werden alle Nutzer, deren Status in Personio z.B. auf 'Auszeit' oder 'Inaktiv' gesetzt wurden, automatisch in Leapsome deaktiviert. Somit brauchst Du diese Nutzer nicht manuell zu deaktivieren. 

In unserem Personio-Account sind auch Externe gelistet. Wie kann ich sicherstellen, dass diese keinen Zugriff zu Leapsome erhalten?

Du kannst Personengruppen wie z.B. 'Externe' von der Synchronisierung ausschließen. Befolge dafür einfach die Schritte im Abschnitt 'Bestimmte Nutzer von der Synchronisierung ausschließen'. Als Ausschlusskriterium eignet sich hier z.B. das Attribut 'Employement Type' aus Personio.

Bitte beachte, dass sobald Du dies aufgesetzt hast, für Externe nur die Verbidung zwischen Leapsome und Personio getrennt wird. Wenn Du bestehende Profile Externer in Leapsome deaktivieren oder löschen möchtest, musst Du dies einmalig manuell erledigen. Für alle Externen, die neu in eurem Personio Account hinzugefügt werden, wird kein Profil in Leapsome erstellt. 

Kann ich die Profilfotos meines Teams aus Personio mit Leapsome synchronisieren?

Das ist leider nicht möglich. Jeder Nutzer kann sein eigenes Foto in den Profil-Einstellungen in Leapsome hochladen.

Kann ich Nutzerprofile in Leapsome auch über die Personio-Integration löschen?

Nein. Leapsome löscht keine Nutzerprofile automatisch. Stattdessen deaktiviert sie die Profile all jener Nutzer, die in Personio nicht den Status 'Aktiv' haben. Wenn Du Nutzerprofile in Leapsome löschen möchtest, kannst Du dies manuell im Bereich 'Nutzer & Teams' erledigen. 

Ich habe einen Nutzer in Personio deaktiviert, aber er wird mir weiterhin als aktiv in Leapsome angezeigt. Woran kann das liegen?

In dem Fall habt ihr vermutlich eine Gruppe von Nutzern von der Integration ausgeschlossen, und der betreffende Nutzer ist Teil dieser Gruppe. Dadurch werden betreffende Nutzer nicht durch die Integration deaktiviert. Gehe zu 'Admin-Einstellungen' > 'Integrationen' > 'Benutzerdefinierte Attribute synchronisieren', um zu überprüfen, welche Personengruppen aktuell von der Integration ausgeschlossen sind. Du kannst den Nutzer dann aber einfach unter 'Admin-Einstellungen' > 'Nutzer & Teams' manuell deaktivieren.

Wie häufig werden die Nutzerdaten aktualisiert?

Die Daten in Leapsome werden automatisch alle 12 Stunden mit Personio abgeglichen. Bei Bedarf kannst du unter 'Admin-Einstellungen' > 'Integrationen' > 'Personio' auch mit Klick auf 'Speichern & Synchronisieren' eine zusätzliche Synchronisation anstoßen.