Personio Integration

Über die Integration

Unsere Personio Integration ermöglicht es Dir, die Benutzeraccounts in Leapsome auf dem aktuellen Stand zu halten - und das völlig automatisch! 

• Sie erstellt ein Leapsome Konto für jeden neuen Mitarbeiter, der als 'aktiv' in Personio gelistet ist. 
• Sie versendet eine Einladung zu Leapsome an diese Benutzer (falls gewünscht). Alternativ kannst Du neue Benutzer manuell einladen, indem Du noch offene Einladungen auf der 'Nutzer & Teams' Seite erneut versendest.
• Sie erstellt für jede 'Abteilung' ('Department'), die Du in Personio erstellt hast, ein 'Team' in Leapsome. Mitarbeiter der Abteilung werden automatisch dem entsprechenden Team zugewiesen.
• Basierend auf den Rollen in Personio weist sie Managerberechtigungen in Leapsome zu. Dadurch musst Du die Berichtslinien nicht neu einrichten.
• Sie aktualisiert all diese Informationen basierend auf Deinen Änderungen in Personio. Teilweise kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen in Leapsome angezeigt werden.

Welche Daten werden übertragen? 

Durch die Integration werden verschiedenste Mitarbeiterattribute von Personio an Deinen Leapsome Account übergeben. Bitte stelle sicher, dass diese Leapsome auf diese Attribute zugreifen kann, wenn Du die Integration einrichtest.

Bitte beachte, dass solange die Integration aktiviert ist, alle manuell in Leapsome vorgenommenen Änderungen, außer der Teams, von der Personio Integration überschrieben werden: Teams, die Du manuell in Leapsome hinzufügst, werden nicht durch die Integration überschrieben. Wenn Du hingegen ein Team in Personio änderst, würde das alte Team in Leapsome überschrieben werden. 

Die folgenden Attribute werden standardmäßig mit Personio synchronisiert:

Personio Attribut	Leapsome Attribut	Standardmäßig zugewiesen?
ID	External ID	ja
Vorname/First Name	Vorname	ja
Nachname/Last Name	Nachname	ja
Email	Email	ja
Status	(Genutzt zur (De-) Aktivierung von Nutzern)	ja
Position	Jobtitel	ja
Vorgestzter/Supervisor	Manager	ja
Anstelldatum/Hire date	Eintrittsdatum	ja
Termination Date/Austrittsdatum	Austrittsdatum	ja
Standort/Office	Ort / Büro	ja
Abteilung/Department	Team	ja
Geschlecht/Gender	Geschlecht	ja

Auch benutzerdefinierte Attribute können zwischen Personio und Leapsome synchronisiert werden. Dieser Artikel beschreibt die dafür notwendigen Schritte.

Die folgenden Attribute kannst Du, falls gewünscht, ebenfalls in die Synchronisierung aufnehmen: 

Personio Attribut	Leapsome Attribut (Empfehlung)	Standardmäßig zugewiesen?
Level (oder ähnlich)	Level	nein
Team	Team	nein
Subcompany	Team / Custom Attribute	nein
Weitere benutzerdefinierte Attribute	Benutzerdefiniertes Attribut, Level oder Team	nein

Bitte beachte, dass das Feld 'Geburtsdatum' aktuell nicht in die Synchronisation mit aufgenommen werden kann. 

Aufsetzen der Integration

Bevor Du loslegst

Stelle sicher, dass Du sowohl für Leapsome als auch Personio Admin-Rechte besitzt oder bitte Deinen Personio-Admin, Dich bei der Einrichtung der Integration zu unterstützen.

Erstelle die notwendigen Zugriffsdaten in Personio

Zunächst musst Du in Personio Deine Personio Client ID und das Personio Client Secret generieren. Diese werden benötigt, um Leapsome zu autorisieren, auf eure Personaldaten zuzugreifen.

• Gehe als Admin in Personio zu 'Einstellungen' > 'API-Zugriffsdaten'
• Klicke auf 'Neue Zugriffsdaten generieren'
• Wähle in der Sidebar im Feld 'Name' einen passenden Namen für die Zugriffsdaten (z.B. 'API-Zugriffsdaten Leapsome') und wähle die Integration aus dem 'Integration' Drop-Down Menü aus.
• Stelle sicher, dass unter 'Personenbezogene Daten' bei 'Mitarbeiter' ein Haken in der Spalte 'Lesen' gesetzt ist - dies sollte bereits voreingestellt sein.
• Stelle sicher, dass im Drop-Down Menü 'Lesbare Mitarbeiterattribute' alle standardmäßig synchronisierten, sowie von Dir zusätzlich gewünschten Attribute für Leapsome freigegeben sind (siehe Tabelle im Abschnitt 'Welche Daten werden übertragen?'.
• Klicke nun auf 'Neue Zugriffsdaten generieren'.

Schließe die Einrichtung in Leapsome ab

• Gehe nach der Generierung der Zugriffsdaten zu den Einstellungen > Integrationen. Klicke auf 'HRIS Integrations' und wähle dort den Reiter für Personio aus.
• Setze einen Haken bei 'Integration aktivieren', füge Du die Zugriffsdaten aus Personio in die entsprechenden Felder ein und klicke auf 'Speichern & Synchronisieren'.
  

Optionale Einstellungen

• Wenn Du die Option 'Automatisch Einladungen zu Leapsome an alle synchronisierten Nutzer senden' aktivierst, erhält jeder Benutzer, der aus Personio (neu) synchronisiert wird, automatisch eine Einladung zu Leapsome. Wenn Du die Option deaktivierst, werden die Mitarbeiterdaten synchronisiert, die Einladungen jedoch nicht automatisch versendet. Stattdessen kannst Du die Einladungen dann zu einem späteren Zeitpunkt manuell über 'Nutzer & Teams' senden.
• Wenn Du die Option 'Automatisch Accounts von Nutzern reaktivieren, die zuvor deaktiviert waren' aktivierst, wird Leapsome einen Nutzer automatisch reaktivieren, sobald der Status in Personio für diesen Nutzer wieder auf 'aktiv' geändert wurde. Das ist z.B. für Fälle in denen Personen in Elternzeit gehen oder ein Sabbatical nehmen, hilfreich.

Das ist alles - Leapsome synchronisiert nun automatisch Deine Benutzerdaten mit Personio.

Erweiterte Anpassung der Synchronisation

Benutzerdefinierte Attribute synchronisieren

Sobald du die Integration mit Personio erfolgreich eingerichtet und eine erste Synchronisation abgeschlossen hast, kannst du auch Benutzerdefinierte Attribute (wie z.B. Beschäftigungsart, Kostenstelle, Ausbildung, Subunternehmen, ...) mit Daten aus Personio Synchonisieren. Dieser Artikel zeigt Dir, welche Schritte hierfür notwendig sind.

Bestimmte Nutzer von der Synchronisierung ausschließen

Es ist zusätzlich möglich, nur einen Teil der Nutzerbasis in Personio mit Leapsome zu synchronisieren. Das ermöglicht es Dir, Personen basierend auf einem bestimmten Attribut, von der Synchronisierung auszuschließen (z.B. bestimmte Länder oder Unternehmensbereiche).

Bevor Du mit dem Einrichten dieser Funktion beginnst, stelle bitte sicher, dass Du zuvor alle obigen Schritte befolgt und erfolgreich eine Synchronisierung mit Personio aufgesetzt hast. Solltest Du benutzerdefinierte Attribute aus Personio zum Ausschluss bestimmter Personengruppen nutzen wollen, lege hierfür zunächst ebenfalls eine Synchronisierung an und definiere einen Zielwert für sie in Leapsome. Hier findest Du die Anleitung dafür. 

Gehe nun wie folgt vor, um die Attribute für den Ausschluss von Nutzern aus der Synchronisation festzulegen:

• Gehe in den Einstellungen zu Integrationen in Leapsome und navigiere im Bereich 'HRIS' zum Reiter 'Personio'
• Öffne das Attribut-Mapping (Pop-Up)
• Suche in der Liste nach dem Attribut, anhand dessen Nutzer von der Synchronisation ausgeschlossen werden sollen (z.B. 'Employment type')
• Gib nun den Wert des Attributs ein, der zum Ausschluss führen soll (z.B. 'external') - Beachte: Gib hier den Namen des Wertes genau so ein, wie er in Personio hinterlegt ist.
• Bestätige Deinen Eintrag, indem Du Enter drückst
• Wiederhole dieses Vorgehen, falls gewünscht, für alle weiteren Attribute, anhand derer Nutzer von der Synchonisation ausgschlossen werden sollen.
  
  

Bitte beachte, dass dieses Vorgehen lediglich die Verbindung zwischen Personio und Leapsome für die ausgeschlossenen Benutzergruppen trennt, und nicht automatisch die Nutzerprofile der betroffenen Nutzer deaktiviert. Falls Du die Nutzer deaktivieren möchtest, musst Du dies einmalig manuell im Bereich 'Nutzer & Teams' tun. Dank der gesetzten Ausschlusskriterien werden manuell deaktivierte Nutzer dann nicht mehr durch die Integration reaktiviert.