Erste Schritte: Meetings

Mit Leapsome kannst du strukturierte 1:1 Meetings zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften (oder auch mit jedem anderen Kollegen) sowie Team Meetings durchführen. Diese Funktion lässt sich nahtlos in andere Module der Leapsome Plattform integrieren, kann aber auch eigenständig verwendet werden (hier finden Sie Informationen zum Deaktivieren anderer Module).

Dieser Artikel verweist auf alle relevanten Ressourcen, die du benötigst, wenn du zum ersten Mal ein Meeting aufsetzen möchtest:

• Meetings (auch als 'Check-Ins', 'Jour Fixe' oder '1:1's' bezeichnet) sind ein wirksames Managementinstrument, das dabei unterstützt, Prioritäten zu setzen, die Kommunikation in Teams zu stärken und Mitarbeitende in ihrer Entwicklung zu coachen. In vielen erfolgreichen Unternehmen werden sie von der Geschäftsführung als Entwicklungsinstrument eingesetzt und sind ein wesentlicher Bestandteil im Werkzeugkasten eines modernen Managements.
• Meetings sind natürlich nicht auf die Beziehung zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden beschränkt: Da es ebenfalls sehr sinnvoll sein kann, unterschiedliche Teams oder Hierarchieebenen aufeinander abzustimmen, empfiehlt es sich, Meetings auch in anderen Kontexten durchführen. Da wir von der Wichtigkeit von Meetings überzeugt sind, haben wir eine einfache, aber leistungsfähige Funktion entwickelt, um sie effektiver zu gestalten.
• Um ein Meeting aufzusetzen, klicke in 'Meetings' auf 'Neu'. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem du den Titel des Meetings, die Teilnehmer sowie die Häufigkeit festlegen kannst. 

• Bitte beachte, dass die Besprechungshäufigkeit in eine feste Anzahl von Tagen pro Periode (z. B. Woche, Monat, Jahr) umgerechnet und dann zum aktuellen Datum addiert wird. Ein Monat wird immer auf 28 Tage = 4 Wochen umgerechnet. Beispiel: Wenn du festlegst, dass ein Meeting alle zwei Monate stattfinden soll und das erste Meeting am Montag, den 28. März stattfindet, wird das nächste Meeting für Montag, den 23. Mai angesetzt.

• Nun können Gesprächspunkte hinzugefügt werden: Das sind Punkte, über die du während des Meetings sprechen möchtest, beispielsweise 'Budget vereinbaren', 'Team Event planen' oder 'Marketingmaterial überprüfen'. Du kannst festlegen, ob ein Gesprächspunkt privat (also nur für dich sichtbar) oder geteilt (für dich und die Person, mit der du dich triffst, sichtbar) angezeigt werden soll. Durch geteilte Gesprächspunkte verschafft man beiden Parteien bereits vorab einen guten Überblick über die Agenda des Meetings. Die Punkte können jederzeit bearbeitet, neu angeordnet oder gelöscht werden.

• Lade Dateien im Meeting hoch: Du kannst während eines Meetings auf relevante Dokumente zugreifen, indem du den Gesprächspunkten Dateien (Screenshots, PDFs usw.) beifügst. Darüber hinaus kannst du im Kommentarbereich den flexiblen Texteditor nutzen und die Gesprächspunkte nach deinem Belieben strukturieren. 
• Passe die Meeting-Struktur an deine Bedürfnisse an: Manchmal benötigt man zusätzliche Struktur für seine Meetings. Diese kann entweder für jedes Meeting einzeln unter 'Einstellungen' angepasst werden oder von einem Leapsome Admin in dem Meeting Modul unter 'Vorlagen' für das gesamte Unternehmen angelegt werden. Auch Führungskräfte und Mitarbeitende können ihre eigenen Meeting-Vorlagen erstellen, diese können jedoch nicht mit anderen Personen geteilt werden. Um die Struktur innerhalb eines individuellen Meetings zu ändern, klicke auf 'Einstellungen'. Dort können Sektionen gelöscht, hinzugefügt oder neu angeordnet werden. 

• (Optionale) Reminder hinzufügen: Du kannst Leapsome mitteilen, wann und wie oft du ein Meeting mit dem entsprechenden Teammitglied durchführen möchtest. Wenn du diese Option aktivierst, werden automatische E-Mail Reminder inklusive der Meeting-Agenda (basierend auf Ihren Gesprächspunkten) an dich und das Teammitglied gesendet. Wir empfehlen, diese Funktion zu aktivieren, um sich noch strukturierter auf das Meeting vorbereiten zu können.
  
• Aktiviere die Kalender-Integration zu Outlook, Google Kalender oder Apple, um Leapsome Meetings sowie Gesprächspunkte direkt in deinem Kalender anzeigen zu lassen.
• Während des Meetings können Gesprächspunkte als abgeschlossen gekennzeichnet    werden, indem du einfach die entsprechenden Kontrollkästchen abhakst. Das hilft dir dabei, die Agenda während des Meetings im Blick zu behalten.
• Es lohnt sich, wenn sowohl du als auch die beteiligte Person eine kurze Zusammenfassung des Meetings schreiben und offene Fragen ergänzen. Diese Notizen sind nur für die Teilnehmenden des Meetings sichtbar (nicht für Führungskräfte oder die Personalabteilung) und werden zum Meeting hinzugefügt.
  
• Meetings können jederzeit nach Gesprächspunkten oder Notizen durchsucht werden. Private Gesprächspunkte werden in der Suche selbstverständlich nicht angezeigt.
• Regelmäßig wiederkehrende Meetings werden zwei Tage nachdem das Meeting stattgefunden hat automatisch archiviert. Schon bevor das Meeting archiviert wird, können neue Gesprächspunkte hinzufügt werden. Wähle dazu einfach die Einstellung, dass offene Punkte ins nächste Meeting übertragen werden.

Schaue dir gerne passend dazu unser Tutorial für Mitarbeitende über das Erstellen von Meetings an.