Slack Integration

Funktionen der Integration

Leapsome lässt sich nahtlos mit Slack integrieren und führt so zu einer deutlich höheren Engagement-Rate Deines Teams bei Leapsome. Die Integration funktioniert in beide Richtungen. Nach der Integration mit Slack sendet Leapsome gelegentlich Benachrichtigungen:

Private Benachrichtigungen

Private Benachrichtigung werden an einzelne Nutzer über den Slackbot verschickt. Diese Benachrichtigungen sind nur für den entsprechenden Benutzer sichtbar. Jeder Nutzer kann in den Leapsome-Profileinstellungen wählen, ob er Slack-Benachrichtigungen erhalten möchte. Private Benachrichtigungen werden in den folgenden Fällen verschickt: 

• Instant Feedback - Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn dir jemand Feedback gegeben hat oder Feedback von Dir anfragt.
• Performance Reviews - Du erhältst eine Benachrichtigung, sobald du einen Review für dich, eines deiner Teammitglieder, deinen Manager oder Peers ausfüllen sollst.
• Anstehende Meetings - Vor einem anstehenden Meeting erinnert Dich der Slackbot daran,  die Gesprächspunkte zu lesen und ggf. zu ergänzen.
• Mitarbeiterumfragen - Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn du zur Teilnahme an einer Mitarbeiterumfrage eingeladen wurdest.
• Ziel-Überblick - Du erhältst Benachrichtigungen, die dich über den aktuellen Stand und Fortschritt der Ziele und OKRs informiert, an denen Du mitarbeitest.

Öffentliche Benachrichtigungen

Öffentliches Feedback wird über einen Slack-Channel an das gesamte Team verschickt. Diesen Channel kannst Du während der Einrichtung der Integration auswählen.

Benachrichtigungen zu Geburtstagen und Arbeitsjubiläen werden in den gleichen Slack-Channel versendet wie das öffentliche Feedback. In den 'Admin-Einstellungen' in Leapsome findest du bei den Basis-Einstellungen die Option Benachrichtigungen zu Geburtstagen und Arbeitsjubiläen via Slack zu aktivieren. Leapsome verwendet die in 'Nutzer & Teams' hinterlegten Geburtstage und Startdaten von Personen. 

Wichtig: Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden alle Mitarbeiter einbezogen. Es ist nicht möglich, einzelne Mitarbeiter auszuschließen.

Shortcuts

Innerhalb von Slack können Benutzer über die Shortcut Funktion (Button mit Blitz Symbol ⚡️) einige der Leapsome-Kernfunktionen ausführen: 

• Um Feedback anzufragen, wähle einfach 'Request feedback' in der Liste aus. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Du eine Nachricht einfügen kannst, wie z.B "Kannst du mir bitte Feedback zu unserem Workshop geben?" Unser Bot kümmert sich um die Anfrage und versendet sie. Sie können auch Feedback von mehreren Personen gleichzeitig anfordern.

• Um privates Feedback zu geben, wähle 'Give instant feedback' in der Liste der Shortcuts aus. Im nächsten Schritt kannst Du Deine Feedback-Nachricht hinzufügen, z.B “Großartige Arbeit beim Sales Pitch!”. Unser Bot sendet diese Nachricht als privates Feedback an den entsprechenden Benutzer.

• Danke einer Person, indem Du 'Give Praise' auswählst und eine Notiz hinzufügst, z.B. "Tolle Präsentation heute!" Dies wird als öffentliches Feedback behandelt, welches das gesamte Team sehen kann.

• Sollte dir spontan ein Gesprächspunkt für ein Meeting einfallen, während du in Slack bist, kannst du diesen einfach aus Slack heraus hinzufügen, ohne Leapsome im Browser öffnen zu müssen - wähle einfach 'Add talking point'.
• Anschließend öffnet sich ein Fenster in dem Du das entsprechende Meeting auswählen kannst. Nun können Sie in dem Feld darunter ein Gesprächspunkt hinzufügen, welcher automatisch in das Meeting eingetragen wird.
  

  

Einrichten der Slack-Integration

Bevor Du loslegst:

• Um die Integration einrichten zu können, musst Du sowohl Admin-Rechte in Leapsome sowie die Workspace Owner Rolle in Slack besitzen. Sollte eine andere Person die Admin-Rechte in Slack haben, kannst du sie in Leapsome unter Nutzer & Teams für die Zeit der Einrichtung zum Leasome-Admin machen.
• Bedenke, dass es einige Zeit in Anspruch nehmen kann, bis die Synchronisation abgeschlossen ist und alle Slack Accounts synchronisiert sind. Plane also ausreichend Zeit ein, bevor Du deinem Team von der neuen Integration berichtest

So richtest Du die Integration ein:

• Navigiere in Leapsome zu 'Einstellungen' > klicke  'Integrationen' > 'Slack' > 'Add to Slack' 
  
  
• Danach wirst Du zu einer Slack-Seite weitergeleitet, auf der Du Leapsome bestimmte Berechtigungen erteilen musst und einen Slack Channel wählen kannst, in den unser Bot posten kann (z.B. #general). Leapsome benötigt diese Berechtigungen, um Benachrichtigungen an die Slack-Benutzer senden und auf Benutzerbefehle in Slack reagieren zu können. Eure Daten sind dabei stets sicher und werden vertraulich behandelt.
  
  
• Sobald die Daten übermittelt wurde, gleicht die App die Konten der Slack Benutzer automatisch mit den Benutzerkonten in Leapsome ab. Das kann einige Stunden dauern. Die Synchronisierung erfolgt anhand von E-Mail Adressen. Bitte stellen Sie daher sicher, dass in beiden Diensten die Unternehmens-E-Mail Adressen verwendet werden.

Du möchtest von unserer alten Slack App umrüsten?

1. Deinstalliere die alte Leapsome App von eurem Workspace
2. Folge danach den Schritten aus der obigen Anleitung für die Neuinstallation.

Die Nutzeraccounts bleiben beim Wechsel synchronisiert, sodass es nur eine minimale Downtime geben sollte. 

Erweiterte Einstellungen: Benachrichtigungen zu Arbeitsjubiläen und Geburtstagen

Du hast die Möglichkeit einzustellen, dass Leapsome automatisch öffentliche Benachrichtigungen zu Arbeitsjubiläen und Geburtstagen im von Dir ausgewählten Channel in Slack postet. Um dies einzurichten, navigiere in Leapsome zu 'Admin-Einstellungen' > 'Basis Einstellungen' und setze einen Haken bei den entsprechenden Optionen. 

Wenn du diese Funktionen aktivierst, kannst du eine dazugehörige Unternehmenssprache angeben, in welcher die Benachrichtigungen zu Geburtstagen und Arbeitsjubiläen verfasst werden. Indem Du eine Primäre Zeitzone angibst, kannst Du sicherstellen, dass die Benachrichtigungen zu Arbeitsjubiläen und Geburtstagen nicht außerhalb der Arbeitszeiten verschickt werden. 

Häufig gestellte Fragen

Ich bin gerade dabei, Leapsome für mein Team aufzusetzen. Kann ich die Slack-Integration direkt benutzen?

Die Slack Integration kann direkt aufgesetzt werden, sofern du Admin für Leapsome und Owner für euren Slack Workspace bist. Die Integration funktioniert jedoch nur für Nutzer, die 'aktiv' in Leapsome sind, sich also mindestens einmal in ihren Account eingeloggt haben. Da mit dem Aufsetzen der Integration Benachrichtigungen in Slack versendet werden, empfehlen wir, die Slack-Intergration erst dann zu aktivieren, wenn der Roll-Out von Leapsome in eurem Team kommuniziert wurde.

Warum funktioniert die Integration für einzelne Nutzer nicht?

Bitte überprüfe, ob die betreffenden Nutzer dieselbe Email-Adresse in Slack und Leapsome benutzen. Zusätzlich kann es bei Personen, die erst kürzlich neu in Leapsome angelegt wurden, bis zu 72 Stunden dauern, bis sie erfolgreich mit Slack synchronisiert wurden und die Integration in vollem Umfang nutzen können. 

Wie kann ich die Integration wieder deaktivieren?

Dies kannst du direkt in Slack erledigen - gehe dafür in die App-Einstellungen in Slack und entferne die Leapsome App. 

Ich möchte die Integration gern ausschließlich für private Benachrichtigungen nutzen. Kann ich die Funktion, öffentliches Lob in einen öffentlichen Kanal zu posten, ausschalten?

Die Funktion, öffentliches Lob in einen öffentlichen Kanal zu posten, lässt sich zwar nicht ausschalten - du kannst aber während der Installation einfach einen privaten Kanal, in dem z.B. nur du selbst Mitglied bist, auswählen. Somit siehst nur du die Kanal-Benachrichtigungen, während der gesamte Workspace private Benachrichtigungen durch unseren Slackbot erhält.