Sobald Leapsome vollständig für dein Unternehmen eingerichtet ist, ist die Nutzung sehr intuitiv. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, ist es jedoch wichtig, Fehler bei der erstmaligen Einrichtung der Plattform zu vermeiden. Im Folgenden findest du eine Liste einiger typischer Probleme beim Setup, und wie du diese vermeiden kannst.
1. Dummy-Daten werden nicht rechtzeitig entfernt
Leapsome stellt in jedem neuen Account Dummy-Daten zur Verfügung, damit Admins ein Gefühl dafür bekommen, wie die Plattform aussehen und funktionieren wird, sobald sie sie benutzen. Wenn diese Daten und Benutzer jedoch nicht entfernt werden, bevor ihr mit euren eigenen Prozessen beginnt, können die analytischen Daten und Auswertungen durch die Dummy-Daten verfälscht oder verzerrt werden. Daher ist es wichtig, die Dummy-Daten aus der Plattform zu entfernen, bevor ihr eure Kolleg:innen hinzufügt und mit ihnen die ersten Prozesse (z.B. eine Umfrage) in Leapsome startet. Weitere Informationen darüber, wie die Dummy-Daten entfernt werden können, findest du in diesem Artikel.
2. Nutzer:innendaten sind unvollständig bzw. es wird keine HRIS Integration aufgesetzt:
Viele Unternehmen nutzen eine HRIS-Integration, um sicherzustellen, dass alle personenbezogenen Daten, einschließlich demografischer Daten, Teammitgliedschaften oder Berichtslinien, automatisch an Leapsome übertragen werden. Da Leapsome diese Daten benötigt, um optimal zu funktionieren, kann es im Umkehrschluss zu Problemen kommen, wenn diese Daten zum Start der ersten Prozesse noch fehlen.
a. Wenn du eine Umfrage durchführst, ohne vorher sicherzustellen, dass alle relevanten demografischen Daten in den Leapsome-Profilen der Nutzer:innen hinterlegt sind, können diese demografischen Daten später nicht zur Auswertung der Umfrage genutzt werden. Grund dafür ist, dass Leapsome für die Umfrageergebnisse nur diejenigen Nutzer:innenattribute anzeigt, die zur Zeit der Beantwortung hinterlegt waren. Daher ist es wichtig, dass du diese Informationen vor der Durchführung der ersten Umfrage manuell oder über euer HRIS hinterlegst, damit die demografischen Daten verwendet werden können. Falls du dies doch vergessen solltest, kontaktiere bitte unseren Support um demografische Daten in allen Reviews und Umfragen, die maximal 7 Wochen zurückliegen, zu aktualisieren.
b. Wenn du Automatisierungen in Leapsome nutzen möchtest (z.B. automatisch startende Reviews, On- oder Offboarding Umfragen, oder Lernpfade zum Onboarding), stelle bitte sicher, dass die Attribute, die als Kriterien für die Automatisierung gewählt wurden, auch in den Nutzer:innenprofilen hinterlegt sind. Möchtest du beispielsweise eine automatische Onboarding-Umfrage für neue Kolleg:innen im Münchener Office anlegen, stelle bitte sicher, dass allen Personen vorher ein Startdatum und ein Standort zugewiesen wurden. Bei unvollständigen Daten werden Personen ansonsten von der Automatisierung 'übersprungen'.
c. Wenn du eine Integration einrichtest, nachdem du deine Benutzer und Teams bereits manuell in Leapsome eingerichtet hast, kann es zu Problemen kommen, da unter umständen Teams, Levels oder ganze Nutzer:innenprofile dupliziert werden. Wenn du zum Start mit Leapsome bereits weißt, dass sich euer HRIS oder IDP mit Leapsome integrieren lässt (Klicke hier für eine Liste aller Integrationen), richte diese Integration am Besten direkt als erstes ein. So sparst du dir viel manuelle Arbeit, vermeidest das Entstehen von Duplikaten, und kannst sicherstellen, dass zum Start alle Daten bereitstehen.
3. Es werden zu viele Kompetenzen im Kompetenzmodell hinterlegt
Wenn du eurem Kompetenzmodell sehr viele Kompetenzen hinzufügst, und diese geschlossen in einem Review abfragst, kann dies das Assessment schnell sehr lang und zeitaufwändig werden lassen. Dies wiederum kann Personen davon abhalten, sich ausreichend Zeit für jede Kompetenz zu nehmen und kann so zu qualitativ minderwertigem Feedback führen. Wir empfehlen daher, die Anzahl der unternehmensweiten Kompetenzen im Kompetenzmodell zu begrenzen und auch teamspezifische Kompetenzen festzulegen, um sicherzustellen, dass die entsprechenden Kompetenzen nur für die betreffenden Nutzer:innen sichtbar sind. Als Daumenregel empfehlen wir insgesamt pro Person nicht mehr als 15 Kompetenzen abzufragen. Unsere Best-Practice Kompetenzmodelle können dich beim erstmaligen Aufsetzen eures Kompetenzmodells unterstützen.
4. Weitergabe personalisierter Umfragelinks
Wenn Links zu Umfragen versendet werden, handelt es sich um personalisierte Links pro Person, die direkt mit dem Konto dieser Person verknüpft sind. Wenn also Beantwortungen über diese personalisierten Links übermittelt werden, werden die Ergebnisse mit der Person verknüpft, für deren Konto der Link ursprünglich erstellt wurde. Wenn also beispielsweise Pam ihren Umfragelink an Jim sendet und Jim mit diesem Link die Umfrage ausfüllt, würden die Ergebnisse unter dem Namen von Pam, aber mit den Antworten von Jim übermittelt werden. Wir empfehlen daher, niemals einen Umfragelink weiterzugeben und die Teilnehmenden immer auf das To-Do in ihrem Leapsome Home-Dashboard oder im Umfragemodul zu verweisen.
5. Umfragen ohne Berücksichtigung von Benchmarks aufsetzen
Wenn du eine Umfrage erstellst, können nur Fragen aus unserem Best-Practice Fragenkatalog externe Benchmarks liefern. Wenn du zusätzlich eigene Fragen erstellst, müssen diese einmalig mit einer unserer Best-Practice-Fragen verknüpft werden, um Benchmarks verwenden zu können. Für alle selbst erstellten Fragen, die nicht mit Best-Practice-Fragen verknüpft werden, kann entsprechend kein Benchmark angezeigt werden.
6. Anonymitätseinstellungen in Umfragen unbedacht auswählen
Wenn du eine Umfrage erstellst, musst du zum Start auswählen, ob die Umfrage anonym oder nicht anonym sein soll. Sobald dieser Anonymitätsstatus ausgewählt und die Umfrage veröffentlicht worden ist, können die gewählten Anonymitätseinstellungen nicht mehr verändert werden. Überlege dir also vorher gut, welche Daten du mit der Umfrage erheben möchtest, und wie dafür die Anonymitätseinstellungen gewählt werden sollten.
7. Einen Ziel-Zyklus aktivieren, ohne Nutzer darauf zuzuweisen oder bevor das Ziel-Modul für das Team aktiviert ist
Wenn du einen Ziel-Zyklus aktivierst bevor du Personen zu diesem Zyklus hinzufügst oder bevor du das Ziel-Modul für die entsprechenden Teams aktiviert hast, erhalten deine Kolleg:innen zum Start des Zyklus keine Benachrichtigung, da der angegebene Starttermin bereits vergangen ist, bevor die Benutzer hinzugefügt wurden. Denke also an diese Punkte, bevor du deinen ersten Ziel-Zyklus aktivierst.